Alusta / Moduulit /

GDPR-hallinta

Lisäpalvelu

Käsittele henkilötietoja ja sopimuksia sujuvasti ja turvallisesti. Pyydä suostumus digitaalisen allekirjoituspalvelumme kautta, jolloin saat ilmoituksen, jos tiedostot eivät ole GDPR-hyväksyttyjä.

GDPR-moduulin avulla saat täyden hallinnan siitä, missä tiedostoissa ihmiset näkyvät ja miten tiedostoja voidaan käyttää.

Yleinen tietosuoja-asetus asettaa korkeat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle. GDPR-moduulimme avulla saatte useita työkaluja, joiden avulla voitte helposti nähdä, mitä suostumuksia on olemassa, kuinka kauan niitä sovelletaan ja missä yhteyksissä voitte käyttää tiedostoja. Kaikki on älykästä ja intuitiivista, joten työkalut integroidaan luonnollisesti päivittäiseen työnkulkuun.

Määritätte itse, ketkä käyttäjistänne pääsevät toimintoihin, mitä oikeuksia heillä on, kuinka kauan ennen sopimuksen päättymistä heitä varoitetaan tiedoston käytöstä ja mitä he saavat tehdä kuvalle, joka ei ole GDPR-hyväksytty. Integraatio mediaportaaleihin ja CMS:ään mahdollistaa tiedostojen automaattisen piilottamisen verkkosivuillasi, kun niiden sopimukset umpeutuvat.

Henkilöiden ja sopimusten hallinta

Mediaflow’n GDPR-välilehden alla luetellaan kaikki järjestelmään kuuluvat henkilöt, joilla on mahdollisuus saada lisätietoja ihmisistä, heidän sopimuksistaan ja siitä, missä tiedostoissa he esiintyvät. Täällä voitte myös muokata, lisätä ja poistaa sopimuksia. Luettelosta näette selvästi, puuttuuko joltain suostumus tai onko sopimus pian päättymässä.

Jos olette ottaneet kasvojentunnistuksen käyttöön, järjestelmä voi ehdottaa kuvissa näkyviä henkilöitä. Teiltä kysytään silloin, haluatteko hyväksyä vai hylätä yhteyden. Huomaa, että tekniikka perustuu algoritmiin, joka auttaa ainoastaan löytämään ihmisiä omaan tiliinne liitettyjen tietojen perusteella eikä mitään tietoja lähetetä kolmansille osapuolille.

GDPR-välilehdellä on helppo seurata henkilön sopimuksia/suostumuksia ja sitä, missä tiedostoissa henkilö esiintyy.

Käyttöoppaasta: Suojaa kuvasi GDPR-asetuksen mukaisesti

  • 1. Anna oikeusperusta

    On kolme syytä, miksi GDPR-asetusta ei sovelleta tiedostoon: tiedostossa ei ole tunnistettavissa olevia henkilöitä, tiedosto on historiallinen (henkilö on kuollut) tai jos kuva on taiteellinen/journalistinen kuva. Muiden tiedostojen osalta teidän on määritettävä oikeusperusta kuvan tallentamiseen. Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa luetellaan kuusi erilaista oikeusperustaa henkilötietojen tallentamiselle, ja tämän perusteella olemme luoneet muutamia erilaisia vaihtoehtoja, joista voi valita kullekin tiedostolle sopivan:

    • Tunnistettavissa olevia henkilöitä (suostumus vaaditaan)
    • Tarpeellinen sopimuksen/velvoitteen täyttämiseksi– Tämä tarkoittaa, että teidän on tallennettava tämä tiedosto, jotta voitte suorittaa tehtävän sopimuksen mukaisesti.
    • Muu, suostumusta ei tarvita – Kun teidän on tallennettava tiedosto, koska se ”koskee teidän tai kolmannen osapuolen oikeutettua etua” (henkilöstökuvat, markkinointimateriaali tai vastaava).
    • Ulkoinen sopimus on olemassa – Kuvat ja tiedostot, jotka sisältävät henkilötietoja, mutta on ostettu sellaisen kuvasopimuksen kautta, joka takaa suostumuksen olemassaolon (esimerkiksi valokuvaajalta tai kuvatoimistolta).
  • 2. Ilmoita henkilöt tiedostossa

    Niiden tiedostojen osalta, joihin olette merkinneet ”Tunnistetavia henkilöitä”, teidän on ilmoitettava, ketkä henkilöt kuvassa ovat, jotta järjestelmä voi määrittää, onko suostumus olemassa vai ei.

    Jos kasvojentunnistus on käytössä ja tiedosto on kuva, kaikkien kuvassa näkyvien henkilöiden kasvot on jo merkitty ruudulla, jossa lukee ”Tuntematon” tai muuten on manuaalisesti määritettävä merkintäruudulla, missä kohtaa kuvaa henkilö on. Kasvojentunnistuksen avulla voi myös saada ehdotuksia, keitä kuvassa esiintyy. Muuten kyseinen henkilö on helppo valita henkilörekisteristänne tai lisätä uusi henkilö.

  • 3. Todeta että suostumus/sopimus on olemassa

    Jotta järjestelmä voi katsoa tiedoston GDPR-hyväksytyksi, on todettava, että tähän on kirjallinen, suullinen tai digitaalinen suostumus kaikilta tiedoston henkilöiltä (ellei ole ilmoitettu jotain muuta oikeusperustaa tai että tämä on historiallinen/taiteellinen/journalistinen kuva). Näin tiedosto tulee välittömästi automaattisesti näkyviin eri kanavissa (jos tämä on valittu asetuksissa), kuten mediaportaaleissanne, verkkotoimittajille, Wordissa, PowerPointissa jne).

    Henkilöön linkitettyjä asiakirjoja (kuten skannattuja suostumusasiakirjoja tai esimerkiksi suostumuksen sisältäviä äänitallenteita) on helppo ladata. Voit myös käyttää kätevää digitaalista allekirjoituspalveluamme digitaalisten suostumusten hankkimiseen. Lue siitä lisää alta.


MEDIAFLOW EUROPE AB

Mediaflow
Fyrisborgsgatan 3
754 50 Uppsala

Vaihde: +46 8 – 121 50 500
Sähköposti: info@mediaflow.com
Org.nr: 556649-7573

SUPPORT

Puh: +46 8 – 121 50 520
Sähköposti: support@mediaflow.com