Personverninformation

Mediaflow behandler personopplysninger både som behandlingsansvarlig (for egne formål) og databehandler for andre (for formål bestemt av behandlingsansvarlig). Denne personverninformasjonen beskriver hva som gjelder når Mediaflow behandler dine personopplysninger som behandlingsansvarlig.

Når Mediaflow leverer sin tjeneste Mediaflow Content Hub og andre tjenester som gjør Mediaflows kunder i stand til å jobbe smartere og mer effektivt med sine digitale eiendeler, fungerer Mediaflow som databehandler overfor den kunde (behandlingsansvarlig) som bruker tjenesten. Mediaflows rolle som databehandler omfatter behandling av all informasjon som lastes opp/legges inn/opprettes eller på annen måte håndteres på plattformen. Behandling av personopplysninger som vi utfører som databehandler er i hovedsak innsamling (når behandlingsansvarlig laster opp eller oppretter informasjon i tjenesten), behandling, lagring og sletting. Personopplysningene kan dukke opp i alt fra mediefiler som behandles som bilder, video og lydklipp til tekstfiler som dokumenter og meldinger som sendes mellom brukere i tjenesten.

For mer informasjon om hvordan dine personopplysninger behandles når du bruker noen av Mediaflows tjenester for virksomheter, henviser vi deg til den behandlingsansvarlige kunden som du bruker Mediaflows tjenester gjennom (typisk din arbeidsgiver eller klient).

Mediaflow er et europeisk selskap med hovedkontor i Uppsala, Sverige. Vi leverer programvare og tjenester til både offentlige og private virksomheter i Europa.

Alle viktige beslutninger om personvern i Mediaflow tas på konsernnivå/ledernivå. Vårt Personvernteam består av fem personer i selskapet som møter regelmessig sammen med vårt personvernombud og har kontinuerlige avstemninger med ekspertadvokater for disse spørsmålene. Personopplysningsansvarlig for behandling av personopplysninger beskrevet her er:

Behandlingsansvarlig for personopplysninger: Mediaflow Europe AB

Org.nr: 556649-7573

Hovedkontor: Fyrisborgsgatan 3, 754 50 Uppsala, Sverige.

Telefon: +46 (0)8-121 50 500

Kontaktdetaljer for Mediaflow Sverige og våre datterselskaper finner du på https://www.mediaflow.com/om-oss/kontakt/.

Dine meninger er viktige for oss. Hvis du har kommentarer eller spørsmål om personverninformasjonen vår, andre personvernspørsmål eller ønsker å hevde rettighetene dine, vennligst kontakt vårt databeskyttelsesteam på privacy@mediaflow.com.

Du kan direkte eller indirekte gi oss informasjon om deg selv og/eller din virksomhet på en rekke forskjellige måter som vi behandler som behandlingsansvarlig for personopplysninger. Det kan være når du bestiller våre tjenester eller kontakter oss på nettsiden vår. Nedenfor følger behandlingen vi utfører som behandlingsansvarlig for personopplysninger.

For deg som bestiller tjenester, opplæring og signerer kontrakter

For deg som bestiller tjenester, opplæring eller signerer en avtale med oss, trenger vi å samle inn visse personopplysninger med det formål å kommunisere med deg og gi deg tjenesten/opplæringen du har bestilt. Det handler dels om å gi deg som representerer en kunde en adminkonto slik at du kan administrere dine tjenester, og dels om å ha en kontaktperson vedrørende opplæring, avtalen og fakturering. Personopplysningene vi samler inn for disse formålene er:

• For- og etternavn, adresse til din arbeidsgiver, telefonnummer, e-postadresse, yrkesrolle og arbeidsplass.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse i å kunne kommunisere med deg og levere tjenesten/opplæringen inkl. faktura for det samme (der det er aktuelt) til deg eller organisasjonen du representerer.

For deg som kontakter oss

Du har mulighet til å kontakte oss med spørsmål, på ulike måter. Dette kan gjøres via en brukerkonto innenfor tjenesten under supportfanen vår, eller via nettskjemaer, e-post eller telefon som er tilgjengelig på nettsiden vår. Vi kan håndtere dine personopplysninger i forbindelse med dette med det formål å svare på de spørsmål du eventuelt skulle sende oss. Personopplysningene vi samler inn avhenger av informasjonen du velger å gi oss, men inkluderer vanligvis:

• For- og etternavn, bedrift/virksomhet, e-postadresse, telefonnummer, og

• Annen informasjon du velger å inkludere i meldingen.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår legitime interesse i å kommunisere med deg og bistå deg med relevant support ved mottatt spørsmål.

For deg som abonnerer på nyhetsbrev og annen markedsføring fra oss

Mediaflow bruker din e-postadresse som et verktøy med det formål å kommunisere nyhetsbrev og annen relevant markedsføring til deg, med mindre du har valgt å ikke motta slike utsendelser fra oss. Du har alltid rett til å nekte å motta markedsføringsmateriell fra Mediaflow, dette kan gjøres på følgende måte:

1. Ved å følge instruksjoner for avregistrering i markedskommunikasjon,
2. Endre preferanser på kontoen din hvis du har en konto hos Mediaflow,
3. Kontakt oss på e-post på privacy@mediaflow.com, eller
4. Ved å bruke det aktuelle verktøyet for abonnementet (subscription management tool).

Merk at selv om du velger å melde deg av å motta markedsføringsmateriell, kan du fortsatt motta administrativ informasjon fra Mediaflow, for eksempel ordrebekreftelser og varsler som er nødvendige for å administrere kontoen din på tjenesten som Mediaflow gir deg som kunde.

Det rettslige grunnlaget er vår legitime interesse i å sende ut markedsføring til nåværende og potensielle kunder.

Rekruttering

Hvis du søker jobb eller praksisplass hos Mediaflow, behandler vi personopplysningene du deler med oss ​​i søknaden din og under rekrutteringsprosessen med det formål å administrere rekrutteringsprosessen din og enten tilby deg en stilling, eller informere deg om at vi ikke vil gå videre med din søknad. Personopplysningene vi samler inn for disse formålene er:

• For- og etternavn, adresse, personnummer, kontaktinformasjon (e-post og telefonnummer), og
• Karakterer, referanser, attester og annen informasjon du deler med oss ​​i søknaden (som i CV og personlig brev).

Personopplysningene som behandles samles inn direkte fra deg eller via en tredjepart som du søker gjennom for eksempel et rekrutteringsselskap.

Det juridiske grunnlaget er vår legitime interesse i å administrere rekrutteringsprosessen din. Dine personopplysninger lagres gjennom hele rekrutteringsprosessen og slettes etter at prosessen er avsluttet, med mindre annet er avtalt med deg. Vi kan lagre opplysningene dine for fremtidig rekruttering. Dette gjøres kun etter å ha innhentet samtykke fra deg og kan trekkes tilbake når som helst.

For deg som besøker Mediaflows nettside

Når du besøker Mediaflows nettside, kan vi samle inn personopplysninger om deg gjennom såkalte cookies dersom du har samtykket til det. For mer informasjon, se vår Cookie Notice.

For deg som deltar på webinarer eller arrangementer

Mediaflow kan organisere webinarer og arrangementer for interessenter, for eksempel potensielle kunder og brukere med det formål å markedsføre tjenestene våre. Personopplysningene vi samler inn for dette er:

• For- og etternavn, bedrift/virksomhet, yrkesrolle, telefonnummer og e-postadresse.

Dataene kan samles inn direkte fra deg, fra din arbeidsgiver eller LinkedIn.

Det juridiske grunnlaget for samlingen er vår legitime interesse i å invitere interesserte til våre webinarer og arrangementer, administrere dem, kommunisere med deltakere før og etter arrangementet.

Vi bestreber oss på å alltid kun behandle dine personopplysninger innenfor EU/EØS. Innenfor rammen av våre tjenester for virksomheter, når Mediaflow opptrer som databehandler for personopplysninger, vil personopplysninger bli behandlet og lagret innenfor EU/EØS med mindre annet er avtalt mellom Mediaflow og kunden (personopplysningsansvarlig) som du bruker tjenesten for. I den forbindelse henviser vi deg til din arbeidsgiver eller organisasjon, på hvis vegne du bruker tjenesten, for å få informasjon om i hvilken grad dine personopplysninger kan håndteres utenfor EU/EØS.

I mulige situasjoner der Mediaflow trenger å behandle dine personopplysninger utenfor EU/EØS som behandlingsansvarlig, for eksempel hvis Mediaflow bruker en IT-leverandør som har underleverandører utenfor EU/EØS, vil vi alltid iverksette alle juridiske, tekniske og organisatoriske tiltak som kreves for at informasjonen din skal håndteres på samme nivå som beskyttelsen som tilbys innenfor EU/EØS.

Innen Mediaflow

Siden Mediaflow har datterselskaper i Skandinavia, er det viktig for oss at vi gir deg best mulig helhetlig service og kundeopplevelse. For å gjøre dette mulig trenger vi noen ganger å samarbeide om håndteringen av dine personopplysninger og dele informasjon mellom selskapene i Mediaflow-gruppen.

Utenfor Mediaflow

Mediaflow kan også dele dine personopplysninger med eksterne tredjeparter i følgende sammenheng:

Mediaflow sine leverandører og underleverandører

Leverandører eller underleverandører som leverer tjenester og funksjonalitet for Mediaflow kan være involvert i behandlingen av dine personopplysninger for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg. Vi deler kun informasjonen din når vi vurderer den som trygg og i samsvar med kravene i personvernlovgivningen. Vi overholder juridiske, tekniske og organisatoriske krav for å sikre at informasjonen din håndteres sikkert.

Myndigheter

Politimyndigheten og andre myndigheter kan be om innsyn i personopplysninger fra Mediaflow. I disse tilfellene vil Mediaflow kun utlevere opplysningene dersom vi er lovpålagt å gi opplysningene. Eksempler på dette er:

• En forespørsel om informasjon støttet av en ransakingsordre.
• En forespørsel fra det svenske datatilsynet om å gjennomgå hvordan Mediaflow håndterer dine personopplysninger på noen måte.

Mediaflow kan også dele informasjon om deg hvis vi vurderer at vi har en legitim interesse i å gjøre det, for eksempel for å etablere, hevde eller forsvare våre rettskrav. Vi sikrer at behandlingen det innebærer er nødvendig for å oppfylle den interessen, og at vår interesse veier tyngre enn din rett til å ikke få dataene dine behandlet for det formålet.

Mediaflow lagrer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg og så lenge det kreves av lovbestemte lagringstider, spesielt med hensyn til regnskapskrav. Når vi behandler dine personopplysninger med støtte av andre juridiske grunner, for eksempel legitim interesse, lagres informasjonen så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene med behandlingen beskrevet ovenfor.

I tjenestesystemet Mediaflow registreres og slettes personopplysninger av personopplysningsansvarlig kunde i henhold til avtalen mellom behandlingsansvarlig og Mediaflow.

Personvernlovgivning gir deg visse lovfestede rettigheter som du kan gjøre gjeldende overfor oss, nedenfor finner du en beskrivelse av disse rettighetene:

Rett til innsyn. Du har rett til å be om hvilke personopplysninger vi behandler om deg ved å be om en gratis oversikt (registerutdrag) over vår behandling av dine personopplysninger. I tilfelle vi mottar mer enn én forespørsel om journalutdrag om deg per år, kan vi ha rett til å kreve et gebyr for håndtering av forespørselen din.

Rett til retting. Du har rett til å få rettet personopplysningene dine dersom vi har uriktige eller ufullstendige opplysninger om deg.

Rett til sletting og begrensning. Du har i visse tilfeller rett til å be om sletting av dine personopplysninger som vi behandler, for eksempel hvis opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Sletting av personopplysninger kan ikke finne sted dersom det er påkrevd for å oppfylle en avtale eller dersom annen svensk eller europeisk lov, domstol eller myndighetsavgjørelse sier noe annet.

Rett til begrensning. I noen tilfeller har du rett til også å be om at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger. Hvis du for eksempel har bestridt at dine personopplysninger er korrekte, kan du be om en begrensning av behandlingen i en periode som gir oss mulighet til å kontrollere om personopplysningene er korrekte.

Rett til dataportabilitet. Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler om deg i et strukturert, generelt brukt og maskinlesbart format, i den grad det er teknisk mulig, og at disse personopplysningene overføres til en annen personopplysningsansvarlig. Retten til dataportabilitet gjelder personopplysninger som behandles på en automatisert måte, og som er basert på avtale med deg eller ditt samtykke.

Rett til å protestere. Du har rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger, i den grad behandlingen er basert på rettslig grunnlag for legitim interesse. Vi kan imidlertid fortsette å behandle dataene dine hvis vi har tvingende legitime grunner til behandlingen som veier tyngre enn dine interesser.

Kontakt og klager
Hvis du ønsker å kontakte oss med spørsmål eller hevde dine rettigheter, vennligst bruk e-posten privacy@mediaflow.com.

Hvis du har en klage på Mediaflows behandling av dine personopplysninger, har du rett til å sende inn en slik klage til det svenske datatilsynet (www.imy.se).

Hvis Mediaflow gjør vesentlige endringer i denne informasjonsteksten, vil vi iverksette rimelige skritt for å varsle deg, for eksempel å sende deg en e-post og legge ut en melding på nettstedet vårt, før endringene trer i kraft.

Denne personvernerklæringen revideres minst årlig og eventuelle endringer godkjennes av Mediaflows databeskyttelsesteam. Sist oppdatert: 2023-01-18.