En bærekraftig digital struktur med historie – slik moderniserte Mansfeld-Südharz sin mediehåndtering

I Mansfeld-Südharz, midt i Tyskland, har gruvedrift og metallindustri formet landskapet og identiteten i over 800 år. Men nå er det andre drivkrefter som preger regionen: digitalisering, bærekraftig utvikling og fremtidsrettet kommunikasjon.

Landkreis Mansfeld-Südharz står overfor de samme utfordringene som mange andre distriktsregioner. De trenger en moderne, helhetlig forvaltning der digitale verktøy ikke bare finnes, men fungerer sømløst i hverdagen. En viktig del av dette arbeidet var å få kontroll over det stadig voksende arkivet av bilder og videoer som brukes i alt fra dokumentasjon og kommunikasjon til operative innsatser.

Utfordringen

Fra fragmentert struktur til samlet kontroll

I offentlig forvaltning er visuelt innhold mer enn illustrasjoner. Det er en sentral del av dokumentasjon, tilsyn og kommunikasjon. I Mansfeld-Südharz håndteres store mengder bilde- og videomateriale av flere avdelinger – i forbindelse med inspeksjoner, arrangementer og samfunnsinformasjon. Uten en felles plattform ble det vanskelig å få oversikt og finne frem når det virkelig gjaldt.

– Vi hadde bilder i mapper, på harddisker og i ulike systemer, og det fantes ingen enkel måte å få tilgang til alt på, forteller Uwe Gajowski, presseansvarlig i Mansfeld-Südharz.

Situasjonen førte ikke bare til dobbeltarbeid, men også til risiko for feil bruk av materiale – eller at bilder med personopplysninger ble delt uten tilstrekkelig kontroll. Det ble ekstra tydelig etter hvert som visuell kommunikasjon fikk større betydning, både internt og ut mot innbyggerne.

Samtidig vokste behovet for å kunne handle raskt. For eksempel å kunne laste opp bilder direkte fra en innsats, dele dem med riktige personer og sikre at de håndteres i tråd med gjeldende regler for personvern.

Utfordringen var å finne et system som kunne løse flere behov samtidig

• Rask og sikker tilgang til alt bilde- og videomateriale
• Mulighet for samarbeid på tvers av avdelinger – også på distanse
• Automatisering som sparer tid i hverdagen
• Struktur og etterlevelse for metadata og GDPR

Med et eksisterende arkiv på over 100 000 filer – mange med historisk eller juridisk verdi – ble det også stilt høye krav til en smidig og tapsfri migrering til et nytt system.

Løsningen

Mediaflow – en felles plattform med struktur og fleksibilitet

Med Mediaflow fikk forvaltningen et skybasert system som dekker både interne og eksterne behov. Enten det handler om dokumentasjon i felt, kommunikasjon på nett eller samarbeid med eksterne leverandører, kan medarbeiderne nå jobbe parallelt, uavhengig av sted – og med full kontroll over brukstillatelser og metadata.

– Å kunne samarbeide smidig, søke raskt i hele databasen og enkelt dele materiale via weblenker gjør arbeidet vårt langt mer effektivt. Den AI-baserte taggingsfunksjonen hjelper oss dessuten å finne riktig innhold på få sekunder, sier Uwe Gajowski.

En funksjon som har gjort spesielt sterkt inntrykk, er muligheten til å tilby automatiske, AI-genererte undertekster på flere språk – et stort skritt for tilgjengelighet i offentlig kommunikasjon.

Strukturert migrering av over 100 000 filer

En viktig del av prosjektet var å migrere et omfattende mediebibliotek fra et tidligere system. Takket være tydelig prosjektledelse og teknisk ekspertise kunne rundt 100 000 bilder og videoer – med tilhørende metadata som opphavsrett, brukslisenser og nøkkelord – flyttes over uten å forstyrre den daglige driften.

Resultatet

Tidsbesparelser, bedre tilgjengelighet og full GDPR-kontroll

I dag har forvaltningen en felles arbeidsflate for all visuell kommunikasjon. Det har gjort det enklere å skape et enhetlig uttrykk, jobbe smartere på tvers av organisasjonen og møte strenge krav til sikkerhet og etterlevelse.

Et prosjekt som har endret hverdagen – for å møte fremtiden

For Mansfeld-Südharz handler digitalisering ikke bare om teknologi, men om å skape et grunnlag for bærekraftig utvikling. Å få kontroll på mediestrukturen er et viktig steg i dette arbeidet.

– Vi har fått en løsning som er kostnadseffektiv, teknisk sterk og tilpasset vår virkelighet. Denne endringen har virkelig gjort en forskjell, avslutter Uwe Gajowski.