Smidig opplasting
Mediaflow har støtte for over 100 ulike filformat. Dere laster enkelt opp filer gjennom dra- og slipp, fra lagringsstedet på din lokale datamaskin, eller via FTP. Metadata så som XMP, IPTC, Exif (inkl. geodata) følger automatiskt med. Dere kan til og med lenke videoer fra eksterne kilder som YouTube og Vimeo, og behandle disse som ordinære filer lastet opp i systemet.
Skreddersydd mappestruktur til din organisasjon
Hver organisasjon er unik. Derfor er mappestrukturen i Mediaflow helt tilpassingsbar. Deres organisasjon kan ha et ubegrenset antall mapper og nivåer av undermapper. Administratørene skreddersyr og tilpasser mediabiblioteket. Pro-brukere kan for hver mappe velge ulike innstillinger for sortering og visning. I tillegg er det mulig å importere egne mappestrukturer når dere starter opp arbeidet i Mediaflow-plattformen.
Til forskjell fra konvensjonell lagring av filer er mappestrukturen i Mediaflow virtuell. Det innebærer at en fil kan plasseres i flere mapper samtidig uten at det påvirker den totale lagringsmengden eller økt risiko for dubletter.
Felles og private arbeidsområder
Foruten filstørrelsen hvor på dere deler en felles mappestruktur og skaper et eget unikt mediabibliotek, finnes det et også privat område for hver enkelt bruker. Dette kan brukes til for eksempel egne prosjekter eller i en arbeidsprosess hvor filer er under bearbeidelse og ikke får synes eksternt.
Smarte spesialmapper
I Mediaflow finnes det snarveier til automatisk skapede spesialmapper som gjør det enklere å finne tilbake til filer blant alle filene som finnes mediabiblioteket f. eks. nyinnkommende filer, hentede filer, opplastede filer, filer som ikke tilhører noen mappe, filer som savner søkeord, mistenkte dubletter, filer sorterte etter lisensrettigheter, eller filer sorterte etter GDPR-status (les mer om GDPR her).
Full kontroll på lisensrettigheter
Mediaflow har støtte for å spare de brukerrettigheter som finnes for bildene. Dere kan navngi kontaktinformasjon til fotografen samt hvilken brukerrett som gjelde. Dere kan også angi informasjon om modelltilstand for bildene. Forutsetningen er at personene går å identifisere.
Tidsbegrensede rettigheter
Dere kan sette tidsbegrensede rettigheter og angi en periode for når man har rett til å bruke bildene. Om det finnes tidsbegrensede rettigheter til en fil og lisensen har gått ut, vil en advarsel synes om noen forsøker å laste ned den aktuelle filen.
Oversikt over hvordan filer brukes
I Mediaflow kan dere utover å samle informasjon om inneholdet i filer (metadata) også lagre informasjon om når, hvor og hvordan filen faktisk har blitt brukt. Om dere for eksempel leter etter bilder til en brosjyre og vil vite hvilke bilder som tidligere har blitt brukt og i hvilken sammenheng, kan dere se dette i Mediaflow ved å konsekvent be om informasjon vedrørende bruk av filer.
Når et bilde hentes via en av våre CMS-integrasjoner, registreres informasjon om bruken automatisk. Om en webredaktør plaserer et bilde i EpiServer via integrasjonen, kan dere se informasjonen om dette i Mediaflow samt kunne følge en lenke direkte til siden.
Dere kan også aktivere tvingende visning ved nedlasting på gruppenivå, mappenivå eller i deres egen portal på Mediaflow. Hvordan filer skal brukes, kan også noteres manuelt.
Filversjonkontroll og automatisk dublettvakt
Mediaflow bruker en intelligent algoritme som sammmenligner inneholdet fra mediafiler og PDF-filer. Når en fil lastes opp sammenlignes den automatisk med øvrige filer i systemet. Bedømmes filen å være eksakt lik som en eksisterende fil, skapes ikke en unødvendig dublett. Bedømningen styres med andre ord ikke av filnavnet, men av selve inneholdet i datafilen.
En enkelt fil kan ha flere filer eller filversjoner koplet til seg. For eksempel kan du ha en RAW-fil fra kameraet, en retusjert versjon og en beskåret versjon koplet til en og samme originalfil. Dette er en sikker metode for å unngå dubletter og overflødig informasjon. Dere kan også slå i sammen flere filer manuelt til versjoner av en og samme fil.
Søkeord og indeksering
Foruten god mappestruktur er søkeord og annen metadata om filene, avgjørende for å enkelt kunne finne frem til bilder blant samtlige filer på plattformen. Derfor har Mediaflow både smarte, kraftfulle og tidsbesparende verktøy for å hjelpe til med nettopp dette.
Import
Når dere laster opp filer, overføres automatisk den metadata som finnes innkapslet i filene (XMP, IPTC, EXIF inkl. geodata), slik at dere slipper å mate inn informasjonen manuelt på nytt. Alt fra geotagging og eksponeringsdata fra kameraet, til søkord og rating som fotografen har angitt i eksempelvis Adobe Bridge eller Lightroom, importeres automatisk.
Smart manuell indeksering
Når dere mater inn søkeord manuelt i Mediaflow finnes det smarte verktøy for å underlette for arbeidet. En ordbok foreslår automatisk de fleste pluralformene i det norske språket samt gir forslag til passende synonymer. Selvklart kan dere indeksere flere filer samtidig. Skriver dere for eksempel ”hund”, foreslås også ”hunder” og ”dyr”.
Autoindeksering
Autoindeksering sparer signifikant med arbeid ved å automatisk legge til søkeord på samtlige filer som plaseres i en gitt mappe, eller om flere filer lastes opp samtidig av en og samme bruker.
Smarte søkefunksjoner
Foruten å søke etter filer på søkord eller filnavn, kan man begrense og forfine søket ytterligere gjennom flere ulike parametre som filtype, mappealternativ eller spesifikke egenskaper. Dere kan for eksempel søke på alle filer som inneholder frasen ”fødsel” i en spesifikk mappe og undermapper, opplastet etter en gitt dato.
Dere kan også søke på sammensatte ord eller fraser, eller kun deler av ord. Når dere begynner å skrive i hurtigsøkefeltet, får dere automatisk forslag på søkeord og mapper som passer med det dere skriver.
Utover hurtigsøkingen av metadata, kan dere i tillegg bruke søkefunksjonen for å søke på tekstinnehold i dokument som PDF, Word, Excel, PowerPoint eller øvrige tekstfiler.