Fra spredte filer til full kontroll

I en kommunal hverdag der bilder, videoer og dokumenter sendes i alle retninger, er det lett å miste oversikten. Hvem har godkjent bruken av dette bildet? Finnes det en modellavtale? Er filen i det hele tatt siste versjon?

Å håndtere GDPR og mediefiler på en strukturert og trygg måte er noe mange kommuner sliter med. For Hjo kommune ble løsningen å samle alt på ett sted – i en mediebank fra Mediaflow.

Utfordringen

Spredte filer og usikkerhet rundt personopplysninger

Hjo hadde et stort behov for å rydde opp i det digitale innholdet. Selv om det fantes en bildebank, manglet den struktur. Bilder ble lagret lokalt eller i mapper uten versjonskontroll. Modellavtaler ble håndtert manuelt, ofte på papir, og det var vanskelig å vite hvilke filer som faktisk kunne brukes offentlig. Det skapte både usikkerhet og merarbeid – spesielt når noe måtte gå raskt.

Når det samme spørsmålet om en bestemt bildeserie dukket opp flere ganger i ulike deler av organisasjonen, ble det tydelig at kommunen manglet et felles nav for mediehåndtering. Ulike enheter brukte ulike systemer – eller ingen systemer i det hele tatt. Selv om viljen til å gjøre rett var stor, var det vanskelig å ha oversikt over hva som var godkjent, oppdatert og sikkert.

Samtidig økte kravene til tydelighet og sikker behandling av personopplysninger. Kommunen trengte en løsning som både forenklet arbeidet og gjorde det lettere å følge GDPR. Det var på tide å ta et helhetsgrep.

Løsningen

Slik endret Mediaflow hverdagen

Med Mediaflow etablerte kommunen en intern mediebank der alt finnes samlet: bildemateriale, videoer, dokumenter og maler – sammen med metadata, rettighetsinformasjon og modellavtaler. Med Mediaflows mediaportaler kunne de dele utvalgte bilder og filmer internt i organisasjonen. En løsning som er søkbar, strukturert og enkel å bruke.

For Hjo ble dette et etterlengtet verktøy som muliggjorde både kontroll og samarbeid.

Den store bonusen? GDPR-modulen.

– Vi gjør jobben én gang når vi legger inn bildene i systemet, og så trenger vi ikke tenke mer på det, sier Jennie Hilli Sjöqvist. Bilder som ikke har riktig GDPR-status vises ikke i mediaportalen, og systemet varsler når filer ikke lenger kan brukes.

I stedet for å håndtere tillatelser via e-post eller permer kan alt nå gjøres direkte i systemet. Bilder uten gyldig samtykke flagges, noe som minimerer risikoen for feil og gjør prosessen tydelig også for nye ansatte.

– Det er så trygt. Det er en utrolig god følelse å vite at vi har orden på dette nå, sier Elin Antonsson.

Også Mediaflows innstillinger for brukerrettigheter har vært viktige. Alle trenger ikke se alt – men de som har ansvar for innholdet kan enkelt styre tilgangen. Hele organisasjonen får et felles arbeidsløp å samle seg rundt.

Fra tidkrevende til effektivt

Takket være Mediaflow kan kommunens kommunikatører nå bruke mer tid på innhold – og mindre på administrasjon. Forespørslene om å finne bilder til presentasjoner har nesten sluttet å komme. Nå finner kollegene selv det de trenger i mediaportalen.

Med tydelig struktur, smart versjonskontroll og et GDPR-verktøy som fungerer i praksis har Hjo tatt et stort steg mot en mer effektiv og profesjonell arbeidsform.

Dette er Hjo – trebyen ved bredden av Vättern

Hjo er en småby med store kvaliteter. Den ligger i Västergötland, ved Vätterns vestre strand, og er kanskje mest kjent for sin godt bevarte trehusbebyggelse, sine iskafeer og sitt klassiske kallbad – men også for sin sjarmerende slogan “I love Hjo”, som har blitt et begrep langt utenfor kommunegrensen.

Her bor rundt 9 000 innbyggere som kombinerer nærheten til natur og vann med et levende sentrum, aktivt kulturliv og en sterk besøksnæring. For Hjo kommune handler digitalisering ikke om å fjerne det genuine – men om å bevare det. Med riktige verktøy blir det enklere å løfte fram stedets sjel uten å miste kontrollen på veien.