Per Erséus
När nya användare ska in i ett system ställs ni inför flera utmaningar. Å ena sidan vill man att de snabbt ska bli självgående, å andra sidan är tiden för introduktion begränsad. De som kan systemet har redan mycket på sitt bord. Men onboarding behöver inte vara en belastning.
Här ger Mediaflows onoardingspecialistCarolina Eklöv ett par tips som förkortar onboardingen av nya kollegor.
I många organisationer bygger introduktionen på intränad kunskap. Någon som använt systemet innan visar hur den jobbar, visar funktioner och svarar på frågor. Det fungerar såklart bra så länge samma personer alltid är tillgängliga. Men när fler ska läras upp, eller när en super-user slutar, blir sårbarheten tydlig. Här ska vi prata om hur ni undviker personberoende onboarding.
– När nya personer börjar och ska lära sig är det lätt att fastna i att de inte vet var de ska börja och vad systemet kan hjälpa till med, säger Caorlina Eklöv. Vad förväntas de kunna? Vad ska de använda systemet till? Och vad kan de vänta med att lära sig?
Otydliga förväntningar leder lätt till antingen överanvändning eller passivitet. Därför är det viktigt att starta med en tydlig punkt som sänker tröskeln.
– Det är viktigt att användaren förstår hur systemet kan hjälpa till i vardagen. Styrkan i smarta funktioner och effektiva verktyg visar sig först när man förstår hur de kan hjälpa, säger Carolina.
Exempel på funktioner som vi vet att användare tycker om och som många har glädje av är:
Alla användare behöver inte kunna samma saker. När onboarding anpassas efter roller och behov blir den både snabbare och mer relevant. En person som ska ladda ner material behöver inte samma genomgång som någon som ansvarar för struktur eller publicering. Genom att visa rätt delar för rätt personer minskar både frågor och frustration.
Lättillgängliga instruktioner och riktlinjer kan hjälpa till och vara något att luta sig mot när man själv ska navigera efter utbildningen. Genom att sätta relevanta behörigheter för era användare begränsar ni innehållet de kan arbeta med och renodlar gränssnittet.
När rätt material är lätt att hitta, riktlinjer är tydliga och gemensamma resurser finns på plats är det lättare att lära sig på egen hand genom att använda systemet i vardagen.
Bra onboarding slutar inte efter första genomgången. Behov förändras, roller utvecklas och nya frågor uppstår. Där är Mediaflows support en resurs som ni inte ska tveka att använda. De ger snabba svar och hjälper dig att komma vidare med din fråga.
– Om ni har flera nya medarbetare som behöver läras upp kan vi också hjälpa till med det. Hör av dig till oss så tittar vi på en lösning som passar er, säger Carolina.
Ni har säkert precis som många andra lagt ner tid på att hitta rätt verktyg för er bild- och videohantering och nu är det dags att börja arbeta i det. Men trots att funktionerna är på plats, strukturen är genomtänkt och behörigheterna är klara så är det bara ett fåtal som använder systemet, andra sporadiskt eller inte alls. Så hur får ni alla som behöver det att använda plattformen?
När det blivit dags att sammanfatta det gångna året kan vi konstatera att 2025 slog alla tidigare år. Med 165 nya kunder, en stark ny delägare och framförallt nya funktioner som förbättrar arbetsflöden längtar vi redan efter att ta oss an 2026.
Play Portal samlar alla dina videor i en varumärkessäker portal. Skapa, streama och dela – helt i linje med ditt varumärke.