Per Erséus
Ni har säkert precis som många andra lagt ner tid på att hitta rätt verktyg för er bild- och videohantering och nu är det dags att börja arbeta i det. Men trots att funktionerna är på plats, strukturen är genomtänkt och behörigheterna är klara så är det bara ett fåtal som använder systemet, andra sporadiskt eller inte alls.
Så hur får ni alla som behöver det att använda plattformen?
Om nyttan inte är tydlig väljer människor det som känns snabbast för stunden.
Att använda systemet “rätt" handlar inte om att känna till och bemästra alla funktioner. Det handlar om att förstå när systemet ska användas, varför det är relevant och hur det förenklar vardagen.
För att fler ska använda systemet behöver kopplingen till det dagliga arbetet vara tydlig. Det räcker sällan att visa hur något fungerar. Det är viktigare att visa när och varför det ska användas. När systemet upplevs som ett stöd, inte ett krav, ökar användningen naturligt.
Visa hur det underlättar i vardagen. Även små exempel gör mer skillnad än övergripande genomgångar.
Rädslan för att göra fel är också en anledning att undvika nya system. Otydliga ramar leder till försiktighet och när det är svårt att veta vad som gäller väljer man säkra genvägar i stället.
Genom att sätta upp tydliga riktlinjer för hur gemensamma resurser ska metadata-berikas och även användas så är det lättare att ta systemet i bruk, även för användare med mindre erfarenhet.
Det kan vara att ni bestämmer hur ni ska:
När användargruppen växer blir det ännu viktigare att fokusera på arbetssätt än på funktioner. Det kan vara bra att påminna gruppen om varför systemet finns. Det behöver också vara tydligt vem som gör vad och hur material får användas vidare. När de bitarna sitter minskar behovet av individuella tolkningar. Systemet blir då en naturlig del i organisationen.
Att få fler att använda systemet är med andra ord sällan en engångsinsats. Det handlar om att utbilda nya kollegor, justera där det skaver och lyfta de goda exemplen. Användning som blir en del av kulturen, snarare än ett projekt, håller bäst över tid.
Vill du se hur andra organisationer arbetar i Mediaflows plattform för samarbeten och ordning? Läs mer här.
När du loggar in i Mediaflow vill du komma igång direkt, inte lägga tid på att klicka dig fram mellan mappar, leta efter rätt innehåll eller försöka minnas var du var senast. Mediaflows startsida är utformad för att ge dig en mer personlig upplevelse med smartare innehåll baserat på ditt arbete. Den ska hjälpa dig att arbeta mer fokuserat, komma igång snabbare och få bättre överblick, direkt på ett ställe.
Om du känner igen känslan av att du producerar mer innehåll än någonsin, men ändå saknar det du behöver när det väl gäller, då är du inte ensam. I många organisationer är inte utmaningen att skapa innehåll, utan att se till att få ut värde av det som redan finns.
Att välja ett DAM-system brukade handla om att få ordning på sina filer. Idag handlar det om mer än så. I takt med att mängden innehåll ökar och fler arbetar med bilder, video och varumärke i vardagen, räcker det inte längre att bara lagra material på ett ställe.