Per Erséus
Ni har säkert precis som många andra lagt ner tid på att hitta rätt verktyg för er bild- och videohantering och nu är det dags att börja arbeta i det. Men trots att funktionerna är på plats, strukturen är genomtänkt och behörigheterna är klara så är det bara ett fåtal som använder systemet, andra sporadiskt eller inte alls.
Så hur får ni alla som behöver det att använda plattformen?
Om nyttan inte är tydlig väljer människor det som känns snabbast för stunden.
Att använda systemet “rätt" handlar inte om att känna till och bemästra alla funktioner. Det handlar om att förstå när systemet ska användas, varför det är relevant och hur det förenklar vardagen.
För att fler ska använda systemet behöver kopplingen till det dagliga arbetet vara tydlig. Det räcker sällan att visa hur något fungerar. Det är viktigare att visa när och varför det ska användas. När systemet upplevs som ett stöd, inte ett krav, ökar användningen naturligt.
Visa hur det underlättar i vardagen. Även små exempel gör mer skillnad än övergripande genomgångar.
Rädslan för att göra fel är också en anledning att undvika nya system. Otydliga ramar leder till försiktighet och när det är svårt att veta vad som gäller väljer man säkra genvägar i stället.
Genom att sätta upp tydliga riktlinjer för hur gemensamma resurser ska metadata-berikas och även användas så är det lättare att ta systemet i bruk, även för användare med mindre erfarenhet.
Det kan vara att ni bestämmer hur ni ska:
När användargruppen växer blir det ännu viktigare att fokusera på arbetssätt än på funktioner. Det kan vara bra att påminna gruppen om varför systemet finns. Det behöver också vara tydligt vem som gör vad och hur material får användas vidare. När de bitarna sitter minskar behovet av individuella tolkningar. Systemet blir då en naturlig del i organisationen.
Att få fler att använda systemet är med andra ord sällan en engångsinsats. Det handlar om att utbilda nya kollegor, justera där det skaver och lyfta de goda exemplen. Användning som blir en del av kulturen, snarare än ett projekt, håller bäst över tid.
Vill du se hur andra organisationer arbetar i Mediaflows plattform för samarbeten och ordning? Läs mer här.
Ett vanligt problem för många som arbetar i Photoshop är att själva skapandet sker i ett verktyg, medan underlaget finns någon helt annanstans. Mediaflows Photoshop-integration gör det möjligt att samla hela det flödet i ett och samma arbetssteg.
Ett problem som många som arbetar med bilder och andra mediafiler stöter på, är att om man förlitar sig för mycket på manuella arbetssätt så är det svårt att komma in som en ny användare. Hur hittar man snabbt rätt i menyer och mappsystem som kanske inte följer den logiken som känns naturlig för dig?
Alla som jobbar med bilder har varit där. Du vet precis vilken bild du letar efter, men kan inte minnas filnamn, var i mappstrukturen den finns eller vilka taggar som användes. Du minns motivet, känslan, kanske färgerna. Men det räcker sällan i traditionella sökfält.