Per Erséus
Ni har säkert precis som många andra lagt ner tid på att hitta rätt verktyg för er bild- och videohantering och nu är det dags att börja arbeta i det. Men trots att funktionerna är på plats, strukturen är genomtänkt och behörigheterna är klara så är det bara ett fåtal som använder systemet, andra sporadiskt eller inte alls.
Så hur får ni alla som behöver det att använda plattformen?
Om nyttan inte är tydlig väljer människor det som känns snabbast för stunden.
Att använda systemet “rätt" handlar inte om att känna till och bemästra alla funktioner. Det handlar om att förstå när systemet ska användas, varför det är relevant och hur det förenklar vardagen.
För att fler ska använda systemet behöver kopplingen till det dagliga arbetet vara tydlig. Det räcker sällan att visa hur något fungerar. Det är viktigare att visa när och varför det ska användas. När systemet upplevs som ett stöd, inte ett krav, ökar användningen naturligt.
Visa hur det underlättar i vardagen. Även små exempel gör mer skillnad än övergripande genomgångar.
Rädslan för att göra fel är också en anledning att undvika nya system. Otydliga ramar leder till försiktighet och när det är svårt att veta vad som gäller väljer man säkra genvägar i stället.
Genom att sätta upp tydliga riktlinjer för hur gemensamma resurser ska metadata-berikas och även användas så är det lättare att ta systemet i bruk, även för användare med mindre erfarenhet.
Det kan vara att ni bestämmer hur ni ska:
När användargruppen växer blir det ännu viktigare att fokusera på arbetssätt än på funktioner. Det kan vara bra att påminna gruppen om varför systemet finns. Det behöver också vara tydligt vem som gör vad och hur material får användas vidare. När de bitarna sitter minskar behovet av individuella tolkningar. Systemet blir då en naturlig del i organisationen.
Att få fler att använda systemet är med andra ord sällan en engångsinsats. Det handlar om att utbilda nya kollegor, justera där det skaver och lyfta de goda exemplen. Användning som blir en del av kulturen, snarare än ett projekt, håller bäst över tid.
Vill du se hur andra organisationer arbetar i Mediaflows plattform för samarbeten och ordning? Läs mer här.
När nya användare ska in i ett system ställs ni inför flera utmaningar. Å ena sidan vill man att de snabbt ska bli självgående, å andra sidan är tiden för introduktion begränsad. De som kan systemet har redan mycket på sitt bord. Men onboarding behöver inte vara en belastning.
När det blivit dags att sammanfatta det gångna året kan vi konstatera att 2025 slog alla tidigare år. Med 165 nya kunder, en stark ny delägare och framförallt nya funktioner som förbättrar arbetsflöden längtar vi redan efter att ta oss an 2026.
Play Portal samlar alla dina videor i en varumärkessäker portal. Skapa, streama och dela – helt i linje med ditt varumärke.