Upptäck nya Play Portal – din varumärkessäkra videokanal
Play Portal samlar alla dina videor i en varumärkessäker portal. Skapa, streama och dela – helt i linje med ditt varumärke.
Vad är ett Digital Asset Management-system?
Per Erséus
Om du arbetar med digitala tillgångar och filer som dokument, bilder och video har du troligtvis märkt att det är svårt att strukturera och framförallt hitta rätt filer i olika system och servrar. En lösning på det är att använda ett Digital Asset Management System, även kallat DAM-system. I den här artikeln ska vi gå igenom vad det är och hur det kan förenkla din organisations filhantering.
Idag genereras stora mängder data varje sekund och sparas på servrar, hårddiskar och i molntjänster. I enmansverksamheter kan det fungera med enkel lagring i mappar men om ni är flera som behöver komma åt samma filer blir det direkt svårt att hitta en gemensam ordning och att leta upp filer som någon annan sparat.
Att hantera filer utan ett DAM-system innebär stora utmaningar eftersom lagringen är ostrukturerad. De sprids ofta över olika enheter, servrar och mappar utan en enhetlig organisering. Det gör det svårt att hitta enskilda filer när de behövs, vilket innebär tidsförluster och ineffektiva arbetsflöden.
Vad är ett Digital Asset Management System (DAM)?
Ett DAM-system som till exempel Mediaflow är en programvarulösning som gör att du kan lagra, organisera, söka, hantera och dela dina digitala tillgångar på ett effektivt och strukturerat sätt. Det kan göra samma jobb som två, tre andra tjänster och kan därmed vara en besparing för organisationen.
Vilka problem löser ett DAM-system?
- Centraliserad lagring och organisation i molnet. Alla filer är samlade i en enda plattform där du kan söka efter allt innehåll från en plats. Det sparar tid att slippa leta på olika platser. Att ha filerna i en molntjänst innebär också att de är tillgängliga överallt där du har internetuppkoppling.
- Metadatahantering. Nyckeln till en bra struktur är att du kan fylla i metadata, antingen manuellt eller automatiskt. Det är information som beskriver filens innehåll och gör det lättare att särskilja den från andra liknande filer. På det sättet kan du filtrera sökningar för bättre sökresultat och även dela information om filen, som alt-text via en integration, fotografnamn etc.
- Versionshantering. När flera användare arbetar med samma filer är det viktigt att alltid ha kontroll över att det är den senaste versionen av en fil som är publicerad. Ett DAM-system kan låta dig spåra och hantera versioner av en fil så att det är den mest aktuella som är tillgänglig.
- Delning och samarbete. I plattformen bör det finnas verktyg för att dela filer med andra i din organisation men också med externa personer. Du slipper använda mailklienter och kan skicka stora filer som video för leverans och feedback. Mediaflows webblänkar har flera smarta funktioner för att leverera och hämta in filer eller be om feedback.
- Säkerhet och åtkomstkontroll. Det ger möjlighet att ställa in behörigheter för olika användare, vilket säkerställer att endast behöriga personer kan komma åt och redigera specifika tillgångar. Mediaflows plattform och våra kunders lagring ligger på säkra svenska servrar.
Att använda ett DAM-system ökar både säkerheten och effektiviteten i arbetsflödet med era filer och digitala tillgångar. Det är enklare att arbeta i och minskar risken för förvirring.
Vad är skillnaden på MAM och DAM?
Media Asset Management (MAM) är i grunden samma sak som ett DAM, men fokus ligger ofta på större filer som video och ljud. Metadata är även här en viktig faktor, och systemet kan ha ytterligare funktioner för tidsstämplar och annat för större mediahus.
Vem är ett DAM-system till för?
DAM-system kan användas i många olika branscher och områden. Den gemensamma nämnaren är att ni har digitala tillgångar som behöver vara tillgängliga för flera personer och vara lätta att hitta och dela.
- Varumärke och kommunikation/marknadsföring. Ett DAM-system är en bra plats att spara tillgångar för varumärket och kommunikations- och marknadsföringsmaterial. Det säkerställer att er grafiska profil efterlevs till exempel.
- Fotografer. Att kunna lägga till metadata om innehållet i bilder, sökord och information om personuppgifter är viktigt för fotografer. Med Mediaflows GDPR-tillägg kan du skapa ett personregister med kopplade samtycken, som du kan hämta in digitalt direkt i systemet. Smidig delning och även inhämtning av filer utifrån är värdefullt
- E-handel. Integrera ert DAM-system med er webb-butik och spara produktbilder och metadata som underlättar hanteringen av era produkter.
- Företagskommunikation. Lagra och dela företagsdokument, presentationer och internt informationsmaterial. I Mediaflow kan du komplettera med en Mediaportal där du kan publicera filer internt och externt och på det sättet göra materialet tillgängligt för fler.
Sammanfattningsvis är ett DAM-system ett oumbärligt verktyg för att lagra och hantera digitala tillgångar på ett säkert, strukturerat och smidigt sätt.
Läs mer: Så organiserar du bilder med en effektiv mappstruktur
Vad är skillnaden mellan ett PIM, DAM och ett CMS?
DAM, PIM och CMS utgör kompletterande delar i ett integrerat informationshanteringssystem för dig som behöver hantera både digitala tillgångar, produktinformation och webbinnehåll. Att förstå skillnaderna är viktigt när du sen ska välja rätt verktyg för dina behov. Ett DAM-system fokuserar på filhanteringen och struktur kring bilder och video, men här tittar vi på de andra två systemen.
Vad är Product Information Management (PIM)?
PIM-system fokuserar på hantering och distribuering av produktinformation. Det kan vara tekniska beskrivningar, priser, produktbeskrivningar och annan relaterad data. PIM är särskilt användbara för e-handelsföretag och organisationer med stora produktkataloger som behöver säkerställa korrekt och enhetlig produktinformation i olika kanaler.
Vad är Content Management System (CMS)?
Ett CMS hanterar i första hand textbaserad information på hemsidor, bloggar och andra typer av redaktionellt material. Det kan även vara ljud eller video. I ett CMS skapar du innehållet som ska publiceras på en webbplats. CMS innehåller verktyg för att upprätthålla en enhetlig och dynamisk webbplats även om webbredaktörerna är flera. Mediaflow har flera färdiga plugins och tillägg för att integrera mot de vanligaste CMS:en, till exempel Wordpress, Sitevision och Optimizely, för att smidigt lägga till bilder och video direkt på din webbsida.
Varför ska du välja Mediaflows DAM-system?
Mediaflow skapar flow för våra kunders arbete. Du kan uppnå ökad effektivitet samtidigt som kostnaderna minskar eftersom vår plattform ofta ersätter två till tre andra tjänster. Mediaflow innehåller verktyg för Digital Asset Management, Brand Management och Online Video. Allt i en GDPR-säker, molnbaserad lösning, på säkra svenska servrar.
Oavsett om du är ett litet företag eller en del av en stor organisation kan du vinna mycket på att byta ut din OneDrive, Google Drive eller Dropbox mot Mediaflows DAM. Plattformen byggs lätt ut med våra tilläggsmoduler för Video, Livesändning, lättanvända mallar med er design och Portaler för att skapa egna interna eller externa mediabanker. Här kan du läsa om hur några av våra kunder förändrat sina arbetsflöden med Mediaflows DAM.
Boka en demo för att få veta mer om hur du kan effektivisera era arbetsflöden med ett DAM-system.
Om du vill ha mer liknande artiklar eller kreativa tips för ditt arbete med bilder och video så kan du prenumerera på vårt månadsbrev.
Låt filerna organisera sig själva, med Smart Folders
Hur hittar du rätt fil när du behöver den som mest? För många innebär det oändligt letande i mappar, upprepade sökningar, kopior av samma dokument och manuellt sorteringsarbete. Men med Smart Folders i Mediaflow arbetar du mer metadatadrivet och kan låta filerna organisera sig själva i ett mycket smidigare arbetsflöde.
Vi gör användarupplevelsen bättre – med en ny grafisk profil
Vi tror på att förena människor, idéer och innehåll. Att vi kan förbättra kreativa samarbeten genom bättre arbetsflöden och struktur som frigör tid och kreativitet. Med en ny grafisk profil blir det tydligare att vi är en plattform som kopplar ihop filer, användare och produktion.