xdomea ist als Standard für den Austausch von Schriftgut und insbesondere für die Aussonderung aus E-Akten- bzw. Vorgangsbearbeitungssystemen an Archive bekannt. Da Mediaflow als Digital-Asset-Management-System für Bilder, Videos und Mediendateien ausgelegt ist und keine E-Akte ersetzt, gibt es derzeit keine native xdomea-Schnittstelle. Dateien und Metadaten lassen sich jedoch über die API strukturiert bereitstellen. Inwieweit sich darauf aufbauend eine xdomea-konforme Übergabe an ein Archiv realisieren lässt, wäre im jeweiligen Einzelfall zu prüfen.

Beim Upload übernimmt Mediaflow die in Dateien eingebetteten IPTC-, XMP- und EXIF-Metadaten aus Standardfedern. Darüber hinaus bietet das System eigene Module zur Verwaltung und Kennzeichnung von Lizenz-, DSGVO- und KI-Merkmalen. Zusätzlich lassen sich benutzerdefinierte Felder in gängigen Formattypen wie Text, Langtext, Zahl, Datum sowie Einfach- und Mehrfachauswahl anlegen, die je Nutzergruppe ein- oder ausgeblendet werden können. Ein kontrolliertes Vokabular lässt sich über Taxonomielisten pflegen; bei der Verschlagwortung schlägt das System zudem bereits verwendete Schlagwörter vor und ergänzt diese um KI-gestützte Vorschläge für Schlagwörter und Alternativtexte. Metadaten können auch über die API gelesen und geschrieben werden.

Die Daten gehören jederzeit der Kundenorganisation; Mediaflow verarbeitet sie ausschließlich als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des AV-Vertrags. Dateien werden im Originalformat gespeichert, nicht in einem proprietären Container. Bei Vertragsende ist eine geordnete Rückgabe vorgesehen: Originaldateien, Metadaten (als JSON oder CSV), Ordnerstruktur, Einwilligungen und Versionshistorie, wahlweise per API oder als betreuter SFTP-Export, in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Anschließend werden die Daten gelöscht und die Löschung schriftlich bestätigt.

Sämtliche Daten, einschließlich der Backups, werden auf eigener Hardware in geo-redundanten Rechenzentren in Schweden mit der Sicherheitsklassifizierung MSB-Klasse 3 gespeichert. Große US-Cloud-Anbieter wie AWS, Azure oder Google Cloud werden als Speicher nicht genutzt, und personenbezogene Daten werden nicht in Drittländer oder an Drittsysteme übermittelt. Bestrebungen, daran etwas zu ändern, gibt es nicht; dies wäre auch nicht im Interesse unserer zahlreichen kommunalen und öffentlichen Kunden in der EU. Vertraglich ist dies über unseren standardisierten AV-Vertrag geregelt, einschließlich der Festlegung des Hosting-Standorts.

Für archivische Zwecke ist Mediaflow offen anbindbar. Über die REST-API lassen sich Originaldateien zusammen mit Metadaten, Ordnerstruktur, Versionen sowie Lizenz- und Einwilligungsinformationen strukturiert abrufen; die Zugriffe folgen dabei den in Mediaflow vergebenen Ordner- und Gruppenrechten, die Authentifizierung erfolgt über OAuth 2.0. Für die Übernahme größerer Bestände, etwa bei einer Aussonderung oder Migration, steht zusätzlich SFTP/FTPS zur Verfügung.

Mediaflow ist selbst kein digitales Langzeitarchiv und erzeugt keine OAIS-konformen Übergabepakete (SIP). Der Ingest erfolgt daher über einen Export aus Mediaflow und den anschließenden Import im Archivsystem. Welches Übergabeformat dabei benötigt wird, etwa xdomea, METS oder EAD, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Zielsystems.

Berechtigungen werden über Nutzergruppen gesteuert; jede Person meldet sich mit einem eigenen Login an und kann mehreren Gruppen angehören. So lassen sich Rollen wie Administration oder redaktionelle Nutzung flexibel aus verschiedenen Berechtigungen und Funktionsbereichen zusammensetzen. Ergänzend können Ordner und einzelne Dateien gezielt für bestimmte Gruppen, Portale oder Integrationen freigegeben und interne Metadatenfelder einzelnen Gruppen bzw. Fachbereichen zugeordnet werden.

Verschiedene Fassungen einer Datei, etwa Rohdatei und bearbeitete Version, werden unter einem gemeinsamen Asset zusammengeführt. Jeweils eine Version ist aktiv und wird in Portalen und Integrationen ausgespielt; ältere Versionen bleiben abrufbar. Es handelt sich dabei um eine Arbeitsversionierung, nicht um eine revisionssichere Aktenführung im archivischen Sinne.

Die im Webinar gezeigte Pressemappe wurde als Web Share aus einem Ordner in Mediaflow erstellt. Ein Web Share ist keine Kopie, sondern ein Zugriff auf die dort abgelegten Dateien; derselbe Ordner kann zudem per API mit Drittsystemen synchronisiert oder von diesen abgefragt werden. Die Verbindung zu einem DMS erfolgt daher über die API: Das DMS verweist auf die Dateien in Mediaflow oder ruft eine definierte Fassung ab. So bleibt Mediaflow die führende Quelle für Mediendateien, während das DMS die Akte führt; eine doppelte Ablage lässt sich auf diese Weise vermeiden.