Gikk fra 78 til over 300 egenproduserte filer på seks uker

Da Ernst G. Mortensen startet Norsk Korrespondanseskole i Kristiania i 1914, var ideen like enkel som den var radikal: utdanning skulle være tilgjengelig for alle, uansett hvor i landet man bodde. Undervisningsbrevene ble sendt ut over hele Norge, og skolen vokste fra 125 elever det første året til titusenvis i løpet av et par tiår.

Vel hundre år senere er Høyskolen Kristiania en av Norges største private høyskoler, med titusenvis av studenter i Oslo, Bergen og på nett, og et av landets største kreative fagmiljøer. Her utdannes morgendagens kommunikatører, designere og markedsførere.

At en høyskole med en så sterk kreativ identitet også stiller høye krav til sin egen kommunikasjon, er knapt overraskende. I markedsavdelingen produserer Svein Meek og teamet hans materiell til både ekstern og intern kommunikasjon, reklame for skolen og alt som hører til høyskolens mange arrangementer. Mediaflow brukes både som bildebank og som plattform for avdelingens designmaler.

Utfordringen

Hvordan lager man mye materiell raskt, uten å miste den røde tråden?

Før malene var på plass, gikk mye av teamets tid til ting som egentlig ikke krevde en designer.

–Tidligere brukte vi mye tid på tilbakevendende småoppgaver og fikk mange forespørsler som egentlig bare brøt opp arbeidsflyten. Og veldig ofte hastet det også, forteller Svein Meek.

Samtidig fantes det en annen utfordring. Med mange medarbeidere som alle har ulike behov, ble resultatet lett sprikende dersom hver enkelt skulle lage materiellet sitt på egen hånd.

Løsningen

Tydelige rammer, frihet til å fylle inn

Løsningen ble å bygge egne designmaler i Mediaflow. Nå fyller medarbeiderne inn sitt eget innhold innenfor et ferdig rammeverk, slik at uttrykket henger sammen uansett hvem som lager materiellet.

–Vi har selv designet hvordan malene skal se ut, og så er de satt opp i løsningen slik at rammene er på plass og brukerne kan fylle inn innholdet, sier Svein.

I praksis er terskelen lav. Teamet kan enten veilede en medarbeider til riktig mal, eller starte et utkast som personen selv gjør ferdig.

Resultatet

Fra 78 til over 300 filer, og medarbeidere som klarer seg selv

Effekten viste seg raskt, både i hvor mye malene brukes og i hvor mye tid teamet får tilbake. Behovet for ad hoc-oppgaver har blitt betydelig mindre, og i stedet kan Svein og det lille teamet hans bruke tiden på de større oppgavene og på å videreutvikle høyskolens profil.

Bruken taler sitt tydelige språk.

–Det startet med 78 filer som ble brukt i løpet av tre måneder, til over 300 halvannen måned senere, sier Svein.

Minst like viktig er det som skjer hos medarbeiderne selv. Når de lager materiellet sitt, lykkes de som oftest på egen hånd, og neste gang trenger de sjelden hjelp i det hele tatt.

–Mange opplever en mestringsfølelse og glede over å få det til på egen hånd.

At malene i tillegg ligger åpent, gjør at hvem som helst kan gå inn og teste dem, og få en følelse av hvor enkelt det er å lage materiell som ser riktig ut helt fra start.

Om Høyskolen Kristiania

• Grunnlagt: 1914 av Ernst G. Mortensen som Norsk Korrespondanseskole (NKS), Norges første korrespondanseskole
• Form: Ideell utdanningsstiftelse siden 1976 (Ernst G. Mortensens Stiftelse)
• Campus: Oslo og Bergen, samt et omfattende tilbud av nettstudier
• Størrelse: En av Norges største private høyskoler, med over 16 000 studenter
• Profil: Et av Norges største kreative fagmiljøer, med utdanninger innen blant annet kommunikasjon, markedsføring, design, kunst, teknologi og økonomi
• Ambisjon: Har som uttalt mål å bli Norges første private universitet