Gick från 78 till över 300 egenskapade filer på sex veckor

När Ernst G. Mortensen startade Norsk Korrespondanseskole i Kristiania 1914 var idén lika enkel som radikal: utbildning skulle vara tillgänglig för alla, oavsett var i landet man bodde. Undervisningsbreven skickades ut över hela Norge, och skolan växte från 125 elever första året till tiotusentals inom ett par decennier.

Drygt hundra år senare är Høyskolen Kristiania en av Norges största privata högskolor, med tiotusentals studenter i Oslo, Bergen och på nätet, och ett av landets största kreativa fackmiljöer. Här utbildas morgondagens kommunikatörer, designers och marknadsförare.

Att en högskola med en så stark kreativ identitet också ställer höga krav på sin egen kommunikation är knappast förvånande. På marknadsavdelningen producerar Svein Meek och hans team material för både extern och intern kommunikation, reklam för skolan och allt som hör till högskolans många event. Mediaflow används både som bildbank och som plattform för avdelningens designmallar.

Utmaningen

Hur skapar man mycket material snabbt, utan att tappa den röda tråden?

Innan mallarna fanns på plats gick mycket av teamets tid åt till sådant som egentligen inte krävde en designer.

–Tidigare lade vi mycket tid på återkommande små uppgifter och fick många förfrågningar som egentligen bara bröt upp arbetsflödet. Väldigt ofta var det också väldigt brådskande, berättar Svein Meek.

Samtidigt fanns en annan utmaning. Med många medarbetare som alla har olika behov blev resultatet lätt spretigt om var och en skulle lösa sitt material på egen hand.

Lösningen

Tydliga ramar med frihet att fylla i

Lösningen blev att bygga egna designmallar i Mediaflow. Medarbetarna fyller nu i sitt eget innehåll inom i ett färdigt ramverk, vilket gör att uttrycket håller ihop oavsett vem som skapar materialet.

–Vi har själva designat hur mallarna ska se ut, och sedan är de uppsatta i lösningen så att ramarna är på plats och användarna kan fylla i innehållet, säger Svein.

I praktiken är tröskeln låg. Teamet kan antingen guida en medarbetare till rätt mall, eller starta ett utkast som personen själv färdigställer.

Resultatet

Från 78 till över 300 filer, och medarbetare som klarar sig själva

Effekten syntes snabbt, både i hur mycket mallarna används och i hur mycket tid teamet får tillbaka. Behovet av ad hoc-uppgifter har minskat avsevärt, och i stället kan Svein och hans lilla team lägga tiden på de större uppgifterna och på att utveckla högskolans profil vidare.

Användningen talar sitt tydliga språk.

–Det började med 78 filer som användes på tre månader, till över 300 en och en halv månad senare, säger Svein.

Minst lika viktigt är vad som händer hos medarbetarna själva. När de skapar sitt material lyckas de oftast på egen hand, och nästa gång behöver de sällan hjälp alls.

–Många upplever en mästringskänsla och glädje över att kunna göra det på egen hand.

Att mallarna dessutom ligger öppet gör att vem som helst kan gå in och testa dem, och få en känsla för hur enkelt det är att skapa material som redan från början ser rätt ut.

Om Høyskolen Kristiania

• Grundat: 1914 av Ernst G. Mortensen som Norsk Korrespondanseskole (NKS), Norges första korrespondensskola
• Form: Ideell utbildningsstiftelse sedan 1976 (Ernst G. Mortensens Stiftelse)
• Campus: Oslo och Bergen, samt ett omfattande utbud av nätbaserade studier
• Storlek: En av Norges största privata högskolor, med över 16 000 studenter
• Profil: Ett av Norges största kreativa fackmiljöer, med utbildningar inom bland annat kommunikation, marknadsföring, design, konst, teknik och ekonomi
• Ambition: Har som uttalat mål att bli Norges första privata universitet