Visit Porvoo samlet hele byens billedverden på ett sted

Langs Porvooelven, omtrent en time øst for Helsinki, står en rekke rødrammede lagerbygg tett ved vannet. Sammen med brosteinsgatene og fargerike trehusene i Gamlebyen Porvoo utgjør de et av Finlands mest fotograferte landskap – ett bilde er nok for at alle straks vet hvilken by det dreier seg om.

Porvoo er Finlands nest eldste by etter Turku og en av landets seks middelalderske byer, med røtter fra 1300-tallet. I dag bor det over 50 000 innbyggere her, og byen er et av Finlands mest populære reisemål – like godt likt av tilreisende som av finnene selv.

En by som i så stor grad lever av sin visuelle identitet, har også et stort behov for bilder. Hos Visit Porvoo er Tanja Peisala ansvarlig for bymarkedsføringen, og bildemateriell brukes ikke bare av markedsføringsteamet, men av hele byorganisasjonen – fra idrett og kultur til kommunikasjon og rekruttering. Mediaflow er knutepunktet der alt dette materialet samles.

Utfordringen

Hvordan holder en hel by bildene sine samlet?

Før Mediaflow kom på plass var bildene spredt litt overalt. De lå på ulike datamaskiner, i ulike systemer og hos ulike personer – og nettopp denne spredningen gjorde hverdagen unødvendig tung.

– Før Mediaflow var bildesituasjonen vår nærmest kaotisk, i den forstand at vi hadde brukt bildemateriell i årevis. Borgå er en veldig visuell by, så det fantes enorme mengder bilder, og de var lagret på veldig forskjellige steder, forteller Tanja Peisala.

Som byorganisasjon er bildebehovet stort, og mange ulike avdelinger trenger tilgang til det samme materialet. Da hver avdeling oppbevarte bildene sine på sin egen måte, ble både deling og oversikt en utfordring.

– Det var enormt tungvint å ha materialet så spredt, sier Tanja.

Løsningen

En felles bildebank for hele byen

Da Visit Porvoo begynte å se seg om etter en måte å samle bildene på, fantes det få verktøy som kunne gjøre det de trengte. At Mediaflow tok kontakt akkurat på det tidspunktet viste seg å komme på rett tidspunkt.

– Mediaflow var et innovativt produkt, med den bredden som ble tilbudt for å lagre og dele bilder. Et lignende produkt fantes ikke i Finland, og det inspirerte oss til å velge Mediaflow, forteller Tanja Peisala.

I dag ligger bildene samlet på ett og samme sted, tilgjengelige for hele organisasjonen. Mediaflow er dessuten integrert med byens nettsteder, porvoo.fi og visitporvoo.fi, slik at bilder kan hentes, beskjæres og tilpasses direkte derfra.

– At alle bilder finnes på ett og samme sted, og at vi kan bruke dem direkte derfra via Mediaflow på nettstedet, beskjære og redigere dem, har vært en virkelig stor ting for oss, sier Tanja.

Med materialet samlet ble det også enklere å holde orden på det som måtte være riktig. Bilderettigheter og samtykker, som tidligere lå spredt, håndteres nå på samme sted som bildene.

– Jeg har gledd meg mest over GDPR-verktøyet. Vi kan be deltakerne våre om tillatelse på forhånd, og merke riktige personer i riktige bilder når vi laster dem opp. Det er et kjemphendig verktøy, forteller Tanja Peisala.

For at flere i organisasjonen skal kunne bruke bildene på egen hånd, har teamet lagt inn ferdige formater for ulike kanaler.

– Mange er ikke profesjonelle på bildebehandling, men trenger en viss størrelse for en viss kanal. Da har vi kunnet definere størrelsen på forhånd, noe som har gjort jobben deres enklere, sier hun.

Resultatet

Riktig bilde, på riktig sted, i riktig format

Med en felles bildebank har arbeidet endret seg i bunnen. De beste bildene når frem til flere, og materialet flyter friere mellom byens avdelinger, mediene og reiselivet.

– Nå er de beste markedsføringsbildene tilgjengelige både i intern bruk og hos mediene eksternt. Og om en enkelt avdeling, for eksempel innen idrett eller kultur, arrangerer en fotografering, kan vi bruke det materialet i byens kommunikasjon og markedsføring. Det er mulig nå, når alt er på samme sted, sier Tanja Peisala.

Behovet for bilde og video vokser stadig, og i takt med det har bredden i bildebanken blitt en styrke i seg selv.

– Vi bruker bildemateriell daglig, og i dag har vi et mye bredere bildeforråd for markedsføringen enn hva vi hadde for fem eller ti år siden, forteller hun.

Tanja Peisalas råd til andre som kjenner seg igjen i det gamle bildekaoset er enkelt: våg å ta steget.

– Om man trenger et verktøy for å håndtere og dele bilder, enten det gjelder fototillatelser eller annet, lønner det seg virkelig å våge å se på alternativene. Det føles som et stort steg, men når man vel har tatt det merker man: jøss, dette er så mye enklere, når alt er på samme sted.

Om Porvoo og Visit Porvoo

Porvoo – på norsk og svensk Borgå – er Finlands nest eldste by etter Turku og en av landets seks middelalderske byer. Byen har drøyt 50 000 innbyggere og ligger cirka 50 kilometer øst for Helsinki. Den er kjent for Gamlebyen Porvoo og de røde lagerbygningene langs elven, et av Finlands mest fotograferte landskap og et av landets mest populære reisemål. Visit Porvoo har ansvaret for byens turisme- og destinasjonsmarkedsføring.