Visit Porvoo kokosi koko kaupungin kuvallisen maailman yhteen paikkaan

Porvoonjoen varrella, noin tunnin päässä Helsingistä itään, seisoo rivi punamullattuja rantamakasiineja tiiviisti veden äärellä. Yhdessä Vanhan Porvoon mukulakivikujien ja värikkäiden puutalojen kanssa ne muodostavat yhden Suomen kuvatuimmista maisemista.

Porvoo on Suomen toiseksi vanhin kaupunki Turun jälkeen ja yksi maan kuudesta keskiaikaisesta kaupungista, jonka juuret ulottuvat 1300-luvulle. Nykyään kaupungissa asuu yli 50 000 asukasta, ja se on yksi Suomen suosituimmista matkakohteista.

Visit Porvoossa Tanja Peisala vastaa kaupungin markkinoinnista, ja kuvamateriaalia käyttää markkinointitiimin lisäksi koko kaupunkiorganisaatio – urheilusta ja kulttuurista viestintään ja rekrytointiin. Mediaflow on se keskus, johon kaikki tämä materiaali kokoontuu.

Haaste

Miten koko kaupunki pitää kuvansa järjestyksessä?

Ennen Mediaflowta kuvat olivat hajaantuneet kaikkialle. Niitä löytyi eri ihmisten tietokoneilta, erilaisista järjestelmistä ja eri henkilöiltä – ja juuri tämä hajanaisuus teki arjesta tarpeettoman raskasta.

– Ennen Mediaflowta kuvatilanne oli lähes kaoottinen, sillä olimme käyttäneet kuvamateriaalia vuosien ajan. Porvoo on hyvin visuaalinen kaupunki, joten kuvia oli valtavasti, ja ne olivat tallennettuna hyvin eri paikkoihin, kertoo Tanja Peisala.

Kaupunkiorganisaationa kuvien tarve on suuri, ja monien eri yksiköiden on päästävä käsiksi samaan materiaaliin. Kun jokainen yksikkö säilytti kuviaan omalla tavallaan, sekä jakaminen että kokonaiskuvan saaminen muodostui haasteeksi.

– Materiaalin pitäminen niin hajallaan oli meille äärimmäisen hankalaa, Tanja sanoo.

Ratkaisu

Yhteinen kuvapankki koko kaupungille

Kun Visit Porvoo alkoi etsiä tapaa koota kuvat yhteen, oli olemassa vain vähän työkaluja, jotka pystyivät tekemään sen, mitä tarvittiin. Mediaflown ottaminen yhteyttä juuri sillä hetkellä osoittautui täydelliseksi ajoitukseksi.

– Mediaflow oli innovatiivinen tuote, jolla oli laaja tarjonta kuvien tallentamiseen ja jakamiseen. Vastaavaa tuotetta ei ollut Suomessa, ja se inspiroi meitä valitsemaan Mediaflown, kertoo Tanja Peisala.

Nykyään kuvat ovat koottuna yhteen paikkaan, koko organisaation saatavilla. Mediaflow on myös integroitu kaupungin verkkosivustoihin, porvoo.fi ja visitporvoo.fi, joten kuvia voidaan hakea, rajata ja muokata suoraan sieltä.

– Se, että kaikki kuvat ovat yhdessä paikassa ja voimme käyttää niitä suoraan sieltä Mediaflown kautta verkkosivustolla, rajata ja muokata niitä, on ollut meille todella iso asia, Tanja sanoo.

Materiaalin koonnin myötä myös asioiden pitäminen järjestyksessä helpottui. Kuvaooikeudet ja suostumukset, jotka aiemmin olivat hajallaan, hallitaan nyt samassa paikassa kuin kuvat.

– Eniten olen iloinen GDPR-työkalusta. Voimme pyytää osallistujiltamme luvan etukäteen ja merkitä oikeat henkilöt oikeisiin kuviin niitä ladatessa. Se on äärimmäisen hyödyllinen työkalu, kertoo Tanja Peisala.

Jotta useammat organisaatiossa voisivat käyttää kuvia itsenäisesti, tiimi on määritellyt valmiita formaatteja eri kanaville.

– Monet eivät ole kuvankäsittelyn ammattilaisia, mutta tarvitsevat tietyn koon tietylle kanavalle. Olemme voineet määritellä koon etukäteen, mikä on helpottanut heidän työtään, hän sanoo.

Tulos

Oikea kuva, oikeassa paikassa, oikeassa formaatissa

Yhteisen kuvapankin myötä työskentelytapa on muuttunut perusteellisesti. Parhaat kuvat tavoittavat useammat ihmiset, ja materiaali virtaa vapaammin kaupungin yksiköiden, median ja matkailutoimialan välillä.

– Nyt parhaat markkinointikuvat ovat sekä sisäisessä käytössämme että median saatavilla ulkoisesti. Ja jos yksittäinen yksikkö, esimerkiksi urheilu tai kulttuuri, järjestää kuvauksen, voimme hyödyntää sen materiaalia kaupungin viestinnässä ja markkinoinnissa. Se on mahdollista nyt, kun kaikki on samassa paikassa, sanoo Tanja Peisala.

Kuva- ja videoaineiston tarve kasvaa jatkuvasti, ja samalla kuvapankin laajuudesta on tullut itsessään vahvuus.

– Käytämme kuvamateriaalia päivittäin, ja nykyään meillä on paljon laajempi kuvavarasto markkinointia varten kuin viisi tai kymmenen vuotta sitten, hän kertoo.

Tanja Peisalan neuvo muille, jotka tunnistavat itsensä vanhasta kuvakaaoksesta, on yksinkertainen: uskalla ottaa askel.

– Jos tarvitset työkalun kuvien hallintaan ja jakamiseen, oli kyse sitten kuvausluvista tai muusta, kannattaa todella rohkeasti katsoa vaihtoehtoja. Se tuntuu isolta askeleelta, mutta kun sen kerran ottaa, huomaa: vau, tämä on niin paljon helpompaa, kun kaikki on samassa paikassa.

Porvoo ja Visit Porvoo

Porvoo on Suomen toiseksi vanhin kaupunki Turun jälkeen ja yksi maan kuudesta keskiaikaisesta kaupungista. Kaupungissa on yli 50 000 asukasta ja se sijaitsee noin 50 kilometriä itään Helsingistä. Se tunnetaan Vanhasta Porvoosta ja joen varren punaisista rantamakasiineista, jotka ovat yksi Suomen kuvatuimmista maisemista ja yksi maan suosituimmista matkakohteista. Visit Porvoo vastaa kaupungin matkailu- ja kohdemarkkinoinnista.