Mit Mediaflow hat Porvoo den Sprung von einem verstreuten Bildchaos zu einer gemeinsamen Bilddatenbank für die Stadtorganisation, die Medien und die Tourismusbranche geschafft.
Es mag sich wie ein großer Schritt anfühlen, aber wenn man ihn einmal gemacht hat, merkt man: Wow, das ist so viel einfacher, wenn alles an einem Ort ist.
Am Fluss Porvoonjoki, etwa eine Stunde östlich von Helsinki, reihen sich rotbraune Uferspeicher dicht an dicht am Wasser. Zusammen mit den Kopfsteinpflastergassen und bunten Holzhäusern der Altstadt Porvoo bilden sie eine der meistfotografierten Landschaften Finnlands – ein einziges Bild reicht, damit jeder sofort weiß, von welcher Stadt die Rede ist.
Porvoo ist nach Turku die zweitälteste Stadt Finnlands und eine der sechs mittelalterlichen Städte des Landes, mit Wurzeln aus dem 14. Jahrhundert. Heute hat die Stadt über 50.000 Einwohner und ist eines der beliebtesten Reiseziele Finnlands – gleichermaßen geschätzt von Besuchern aus aller Welt wie von den Finnen selbst.
Eine Stadt, deren Identität so stark auf visueller Wirkung beruht, hat auch einen großen Bedarf an Bildern. Bei Visit Porvoo ist Tanja Peisala für das Stadtmarketing verantwortlich, und das Bildmaterial wird nicht nur vom Marketingteam genutzt, sondern von der gesamten Stadtorganisation – von Sport und Kultur bis hin zu Kommunikation und Personalwesen. Mediaflow ist das Herzstück, in dem all dieses Material zusammenläuft.
Bevor Mediaflow eingeführt wurde, waren die Bilder über viele verschiedene Orte verstreut. Sie lagen auf unterschiedlichen Computern, in verschiedenen Systemen und bei verschiedenen Personen – und genau diese Zerstreuung machte den Arbeitsalltag unnötig schwer.
– Vor Mediaflow war unsere Bildsituation nahezu chaotisch. Wir hatten jahrelang Bildmaterial genutzt. Porvoo ist eine sehr visuelle Stadt, also gab es enorm viele Bilder, die an den unterschiedlichsten Stellen gespeichert waren, erzählt Tanja Peisala.
Als Stadtorganisation ist der Bedarf an Bildern groß, und viele verschiedene Abteilungen müssen auf dasselbe Material zugreifen können. Als jede Abteilung ihre Bilder auf eigene Weise verwaltete, wurden sowohl das Teilen als auch der Überblick zu einer echten Herausforderung.
– Es war unglaublich mühsam, das Material so verstreut zu haben, sagt Tanja.
Als Visit Porvoo begann, nach einer Möglichkeit zu suchen, die Bilder zu bündeln, gab es nur wenige Tools, die das Gewünschte leisten konnten. Dass Mediaflow sich genau zu diesem Zeitpunkt meldete, erwies sich als perfektes Timing.
– Mediaflow war ein innovatives Produkt mit einer Breite, die das Speichern und Teilen von Bildern ermöglichte. Ein vergleichbares Produkt gab es in Finnland nicht, und das hat uns inspiriert, Mediaflow zu wählen, erzählt Tanja Peisala.
Heute sind alle Bilder an einem einzigen Ort gespeichert und für die gesamte Organisation zugänglich. Mediaflow ist zudem in die Websites der Stadt integriert, porvoo.fi und visitporvoo.fi, sodass Bilder direkt von dort abgerufen, zugeschnitten und angepasst werden können.
– Dass alle Bilder an einem Ort sind und wir sie über Mediaflow direkt auf der Website nutzen, zuschneiden und bearbeiten können – das war für uns wirklich ein großer Schritt nach vorne, sagt Tanja.
Mit dem gebündelten Material wurde es auch einfacher, den Überblick über das zu behalten, was korrekt sein muss. Bildrechte und Einwilligungen, die zuvor verstreut lagen, werden jetzt am selben Ort wie die Bilder verwaltet.
– Am meisten gefreut hat mich das DSGVO-Tool. Wir können unsere Teilnehmer vorab um Einwilligung bitten und die richtigen Personen beim Upload den richtigen Bildern zuordnen. Das ist ein unglaublich nützliches Werkzeug, erzählt Tanja Peisala.
Damit mehr Menschen in der Organisation die Bilder eigenständig verwenden können, hat das Team vordefinierte Formate für verschiedene Kanäle eingerichtet.
– Viele sind keine Profis in der Bildbearbeitung, brauchen aber eine bestimmte Größe für einen bestimmten Kanal. Wir konnten die Größe im Voraus festlegen, was ihre Arbeit erheblich erleichtert hat, sagt sie.
Mit einer gemeinsamen Bildbibliothek hat sich die Arbeitsweise grundlegend verändert. Die besten Bilder erreichen mehr Menschen, und das Material fließt freier zwischen den Stadtabteilungen, den Medien und dem Tourismus.
– Die besten Marketingbilder stehen jetzt sowohl intern als auch den Medien extern zur Verfügung. Und wenn eine einzelne Abteilung – zum Beispiel im Sport oder in der Kultur – ein Fotoshooting veranstaltet, können wir dieses Material anschließend in der Kommunikation und im Marketing der Stadt nutzen. Das ist jetzt möglich, weil alles an einem Ort ist, sagt Tanja Peisala.
Der Bedarf an Bild- und Videomaterial wächst stetig, und damit ist auch die Breite der Bildbibliothek zu einer echten Stärke geworden.
– Wir nutzen Bildmaterial täglich, und heute haben wir einen viel breiteren Bildvorrat für das Marketing als noch vor fünf oder zehn Jahren, erzählt sie.
Tanja Peisalas Rat an andere, die sich in dem alten Bildchaos wiedererkennen, ist einfach: Wagt den Schritt.
– Wenn man ein Tool zum Verwalten und Teilen von Bildern braucht – egal ob es um Fotorechte oder anderes geht – lohnt es sich wirklich, mutig nach Alternativen zu suchen. Es fühlt sich wie ein großer Schritt an, aber wenn man ihn erst gemacht hat, merkt man: Wow, das ist so viel einfacher, wenn alles an einem Ort ist.
Porvoo – auf Schwedisch Borgå – ist nach Turku die zweitälteste Stadt Finnlands und eine der sechs mittelalterlichen Städte des Landes. Die Stadt hat etwas mehr als 50.000 Einwohner und liegt etwa 50 Kilometer östlich von Helsinki. Sie ist bekannt für die Altstadt Porvoo und die roten Uferspeicher am Fluss, eine der meistfotografierten Landschaften Finnlands und eines der beliebtesten Reiseziele des Landes. Visit Porvoo ist zuständig für das Tourismus- und Destinationsmarketing der Stadt.
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