Visit Porvoo samlade hela stadens bildvärld på ett ställe

Längs Borgå å, ungefär en halvtimme öster om Helsingfors, står en rad rödmyllade strandbodar tätt intill vattnet. Tillsammans med Gamla Borgås kullerstensgränder och kulörta trähus utgör de ett av Finlands mest fotograferade landskap, och en bild räcker för att alla genast ska veta vilken stad det handlar om.

Borgå är Finlands näst äldsta stad efter Åbo och en av landets sex medeltida städer, med anor från 1300-talet. I dag bor här drygt 50 000 invånare, och staden är ett av Finlands populäraste resmål, lika omtyckt av tillresta som av finländarna själva.

En stad som till så stor del lever på sin visuella identitet har också ett stort behov av bilder. På Visit Porvoo ansvarar Tanja Peisala för marknadsföringen av staden, och bildmaterialet används inte bara av marknadsteamet utan av en hel stadsorganisation, från idrott och kultur till kommunikation och rekrytering. Mediaflow är navet där allt det materialet samlas.

Utmaningen

Hur håller en hel stad ihop sitt bildmaterial?

Innan Mediaflow kom på plats var bilderna spridda lite överallt. De fanns på olika enheters datorer, i olika system och hos olika personer, och just den spridningen gjorde vardagen onödigt tung.

–Före Mediaflow var vår bildsituation närmast kaotisk, på så sätt att vi hade använt bildmaterial i åratal. Borgå är en väldigt visuell stad, så det fanns jättemycket bilder, och de låg sparade på väldigt olika ställen, berättar Tanja Peisala.

Som stadsorganisation är bildbehovet stort, och många olika enheter behöver komma åt samma material. När varje enhet förvarade sina bilder på sitt eget sätt blev både delning och överblick en utmaning.

–Att ha materialet så utspritt var fruktansvärt besvärligt för oss, säger Tanja.

Lösningen

En gemensam bildbank för hela staden

När Visit Porvoo började se sig om efter ett sätt att samla bilderna fanns det få verktyg som kunde göra det de behövde. Att Mediaflow hörde av sig vid just den tidpunkten visade sig vara rätt i tiden.

–Mediaflow var en innovativ produkt, med den bredd som erbjöds för att lagra och dela bilder. Någon liknande produkt fanns inte i Finland, och det inspirerade oss att välja Mediaflow, berättar Tanja Peisala.

I dag ligger bilderna samlade på ett och samma ställe, tillgängliga för hela organisationen. Mediaflow är dessutom integrerat med stadens webbplatser, porvoo.fi och visitporvoo.fi, så att bilderna kan hämtas, beskäras och anpassas direkt därifrån.

–Att alla bilder finns på ett och samma ställe, och att vi kan använda dem direkt därifrån via Mediaflow ut på webbplatsen, beskära och redigera dem, har varit en riktigt stor sak för oss, säger Tanja.

Med materialet samlat blev det också enklare att hålla ordning på det som måste vara rätt. Bildrättigheter och samtycken, som tidigare låg utspridda, hanteras nu på samma plats som bilderna.

–Jag har glatts mest åt GDPR-verktyget. Vi kan be våra medverkande om tillstånd redan i förväg, och märka rätt personer i rätt bilder när vi laddar upp dem. Det är ett jättenyttigt verktyg, berättar Tanja Peisala.

För att fler i organisationen ska kunna använda bilderna på egen hand har teamet lagt in färdiga format för olika kanaler.

–Många är inte proffs på bildbehandling, men behöver en viss storlek för en viss kanal. Då har vi kunnat definiera storleken i förväg, vilket har gjort deras arbete enklare, säger hon.

Resultatet

Rätt bild, på rätt plats, i rätt format

Med en gemensam bildbank har arbetet förändrats i grunden. De bästa bilderna kommer fler till del, och materialet flödar friare mellan stadens enheter, medierna och besöksnäringen.

–Nu finns de bästa marknadsföringsbilderna både i vår interna användning och hos medierna externt. Och om en enskild enhet, till exempel inom idrott eller kultur, ordnar en fotografering, kan vi sedan använda materialet i stadens kommunikation och marknadsföring. Det är möjligt nu, när allt finns på samma ställe, säger Tanja Peisala.

Behovet av bild och rörlig bild bara växer, och i takt med det har bredden i bildbanken blivit en styrka i sig.

–Vi använder bildmaterial dagligen, och i dag har vi ett mycket bredare bildförråd för marknadsföringen än vad vi hade för fem eller tio år sedan, berättar hon.

Tanja Peisalas råd till andra som känner igen sig i det gamla bildkaoset är enkelt: våga ta steget.

–Om man behöver ett verktyg för att hantera och dela bilder, vare sig det gäller fototillstånd eller annat, lönar det sig verkligen att våga se över alternativen. Det känns som ett stort steg, men när man väl tagit det märker man: jösses, nu är det här mycket enklare, när allt finns på samma ställe.

Om Porvoo och Visit Porvoo

Porvoo, på svenska Borgå, är Finlands näst äldsta stad efter Åbo och en av landets sex medeltida städer. Staden har drygt 50 000 invånare och ligger cirka 50 kilometer öster om Helsingfors. Den är känd för Gamla Borgå och de röda strandbodarna längs ån, ett av Finlands mest fotograferade landskap och ett av landets populäraste resmål. Visit Porvoo ansvarar för stadens turism- och destinationsmarknadsföring.