Nesten 20 forestillinger i året – slik samlet Den Nationale Scene bilder, film og pressrom på ett sted

Den Nationale Scene i Bergen er ett av Norges fire nasjonalteatre og det største teatret på Vestlandet. Et normalt år setter teatret opp rundt 18 premierer av ulik størrelse, i tillegg til visninger og sideprogram. Hver produksjon genererer plakatbilder, prøvebilder, film fra prøveperioden, offisielle scenefoto og en trailer. I tillegg kommer et stort historisk arkiv og en løpende dokumentasjon av renoveringen av det ærverdige teaterhuset fra 1909.

Materialet brukes deretter av langt flere enn organisasjonen selv. Presse og kritikere trenger scenefoto før premieren, scenografer og kostymedesignere vil ha bilder til porteføljene sine, skuespillere vil dele i sine egne kanaler, og skoleklasser og offentlige etater tar kontakt for å låne bilder. For kommunikasjonsavdelingen handler det om å holde orden på en stor mediebank og samtidig gjøre den enkel å dele med omverdenen.

Utfordringen

Bilder overalt, og ingen samlet plass

Før Mediaflow lå teatrets bilder på mange steder samtidig. Selv om det fantes en bildebank, ble filer delt med Dropbox og WeTransfer, lastet ned på enkeltmaskiner og lagret på teatrets egen server.

– Det var kaos, rett og slett. Vi lagret litt her og litt der, på serveren, på egne maskiner og i det gamle systemet, sier Guro Redalen.

Når en journalist trengte et bilde, gjaldt det først å finne det. Lå det ikke allerede i det daværende pressrommet, måtte det sendes med en filoverføringstjeneste eller som e-postvedlegg. Teatret trengte en løsning som kunne samle alt på ett sted som var trygt og arkivmessig holdbart, men samtidig så enkelt at alle kunne bruke det. Et viktig krav var å kunne dele materiale utenfor organisasjonen uten at mottakeren trengte en egen lisens for å se på bildene.

Løsningen

En flyt fra første prøve til premiere

I dag er Mediaflow til stede i hver produksjon fra start. Det begynner med plakatbildet, som lastes opp i de formatene som trengs for ulike kanaler. Når leseprøvene starter, begynner dokumentasjonen til sosiale medier og nyhetsbrev, ofte med film fra prøveperioden. En uke før premieren tas de offisielle scenefotoene og traileren, og alt samles i en gjennomtenkt mappestruktur.

Teatret har sin egen in-house-fotograf som både fotograferer og filmer, og Guro Redalen er leddet mellom fotografen og det kunstneriske teamet. Når regissør, scenograf eller kostymedesigner skal godkjenne bilder fra en prøve, skjer det direkte i Mediaflows nettlenker.

– Funksjonen der man kan svare ja eller nei på hvert bilde og legge igjen en kommentar, er kjempebra. Tidligere måtte regissøren ta et skjermbilde av hvert enkelt bilde og skrive instruksjoner, som «kan du flytte den lampen litt», sier Guro Redalen.

Et pressrom der journalistene henter selv

Ryggraden i teatrets eksterne kommunikasjon er pressrommet, en portal i Mediaflow som ligger innebygd på teatrets egen nettside. Der legger Guro Redalen ut de godkjente scenefotoene før hver premiere, med fotografkreditt og navn på skuespillerne på bildet. Kritikere, redaksjoner og samarbeidspartnere henter deretter det de trenger, i den oppløsningen de trenger, uten å be om hjelp.

– For min del betyr pressrommet at jeg slipper å sitte hele kvelden etter premieren og sende foto. Jeg kan henvise til pressrommet og gå inn i en vanlig arbeidsdag, sier Guro Redalen.

Deling via lenke har også erstattet tunge vedlegg. Trenger noen utenfor pressrommet et bilde, går det ut en lenke der mottakeren laster ned selv. Ifølge Guro Redalen har ingen som har fått en lenke hatt problemer med å forstå hvordan det fungerer, selv om den tekniske vanen i andre enden varierer stort.

Når en forestilling er ferdigspilt, arkiveres materialet direkte i mappestrukturen, også i pressrommet. Tidligere måtte bildene lastes ned fra ett system og lastes opp igjen i et annet.

Film på nettsiden uten omveier

Teatrets trailere og filmer bygges inn direkte fra Mediaflow på nettsiden, som er bygget i WordPress. Den samme filmen som ligger i bildebanken, vises altså på nett, i stedet for å lastes opp separat. Filmene tekstes med Mediaflows automatiske transkribering, og Guro Redalen merker at støtten for norsk har blitt merkbart bedre i de årene teatret har vært kunde.

– Til å begynne med var den ikke så god på norske dialekter. Men det har virkelig utviklet seg! Det skjer hele tiden nye ting, og det man rapporterer inn, blir tatt videre, sier Guro Redalen.

Resultatet

Et verktøy man ikke tenker på før det mangler

Fem personer jobber i plattformen på Den Nationale Scene: kommunikasjonsrådgiveren, fotografen, de som jobber med grafisk materiale og den som produserer annonser. Guro Redalen er selv innlogget så godt som hver arbeidsdag, enten det gjelder å fylle pressrommet før en premiere, legge ut film på nettsiden, bygge et innlegg til sosiale medier eller hjelpe en kollega med å velge riktig bilde til en annonse.

Kollegene beskriver plattformen som enkel å bruke, noe som ifølge Guro Redalen skiller den fra andre systemer organisasjonen har gått over til, der man ofte bruker lang tid på å lete etter ting. Hvor avhengig teatret har blitt av Mediaflow, ble tydeligst under en driftsforstyrrelse i sommer.

– Da oppdaget vi hvor mye vi egentlig er inne i Mediaflow. Vi fikk litt smått panikk, og så bare: ja, det viser jo at vi har blitt så vante til at man bare går inn der, sier Guro Redalen.

Målet var å samle alt på ett sted, gjøre det enkelt å dele utenfor organisasjonen og slippe å frakte filer fram og tilbake. Det målet er nådd, konstaterer Guro Redalen. Neste steg er en opprydding i arkivet, siden fotografen gjerne laster opp hele minnekortet, og råmateriale fra film tar plass som burde gå til det som faktisk skal bevares.

Dette er Den Nationale Scene

• Virksomhet: Teater, én av fire nasjonale scenekunstinstitusjoner i Norge
• Sted: Bergen
• Historie: Et av Norges eldste teater med fast scene. Røtter i Det norske Theater fra 1850 som var det første nasjonale teatret med norsk scenespråk
• Teaterhuset: Innviet i 1909, i jugendstil, tegnet av Einar Oscar Schou. Bygningen renoveres for tiden.
• Produksjon: Rundt 18 premierer per år, i tillegg til visninger og sideprogram
• Bruk av Mediaflow: Bildebank, Video Manager, pressrom via portal, WordPress-integrasjon
• Nettside: dns.no