Lähes 20 ensi-iltaa vuodessa: näin Den Nationale Scene kokosi kuvat, videot ja pressihuoneen yhteen paikkaan

Bergenissä toimiva Den Nationale Scene on yksi Norjan neljästä kansallisteatterista ja Länsi-Norjan suurin teatteri. Tavallisena vuonna teatteri tuottaa noin 18 eri kokoista ensi-iltaa, ja lisäksi opastettuja kierroksia ja oheisohjelmaa. Jokainen produktio tuottaa julistekuvia, harjoituskuvia, videomateriaalia harjoituskaudelta, viralliset näyttämökuvat ja trailerin. Tämän päälle tulevat laaja historiallinen arkisto sekä vuodelta 1909 peräisin olevan arvokkaan teatteritalon peruskorjauksen jatkuva dokumentointi.

Materiaalia käyttävät paljon useammat kuin teatterin oma henkilöstö. Lehdistö ja kriitikot tarvitsevat näyttämökuvia ennen ensi-iltaa, lavastajat ja pukusuunnittelijat haluavat kuvia portfolioihinsa, näyttelijät haluavat jakaa niitä omissa kanavissaan, ja koululuokat ja viranomaiset kysyvät, voisivatko he lainata kuvia. Viestintäosaston tehtävä on pitää laaja mediapankki järjestyksessä ja tehdä siitä samalla helposti jaettava ulkomaailmalle.

Haaste

Kuvia kaikkialla, mutta ei yhtä yhteistä paikkaa

Ennen Mediaflow'ta teatterin kuvat olivat monessa paikassa yhtä aikaa. Kuvapankki oli olemassa, mutta tiedostoja jaettiin Dropboxilla ja WeTransferillä, ladattiin yksittäisille tietokoneille ja tallennettiin teatterin omalle palvelimelle.

–Se oli yksinkertaisesti kaaosta. Tallensimme vähän sinne ja vähän tänne: palvelimelle, omille koneille ja vanhaan järjestelmään, Guro Redalen sanoo.

Kun toimittaja tarvitsi kuvan, se piti ensin löytää. Jos kuva ei ollut jo silloisessa pressihuoneessa, se lähetettiin tiedostonsiirtopalvelulla tai sähköpostin liitteenä. Teatteri tarvitsi ratkaisun, joka kokoaisi kaiken yhteen turvalliseen ja arkistokelpoiseen paikkaan, mutta joka olisi samalla niin helppo, että kaikki osaisivat käyttää sitä. Tärkeä vaatimus oli, että materiaalia voi jakaa organisaation ulkopuolelle ilman, että vastaanottaja tarvitsee oman lisenssin pelkästään kuvien katseluun.

Ratkaisu

Yksi työnkulku ensimmäisestä harjoituksesta ensi-iltaan

Nykyään Mediaflow on mukana jokaisessa produktiossa alusta alkaen. Kaikki alkaa julistekuvasta, joka ladataan eri kanavien tarvitsemissa formaateissa. Kun lukuharjoitukset alkavat, alkaa myös dokumentointi someen ja uutiskirjeisiin, usein harjoituksista kuvatulla videolla. Viikko ennen ensi-iltaa otetaan viralliset näyttämökuvat ja traileri, ja kaikki kootaan huolella suunniteltuun kansiorakenteeseen.

Teatterilla on oma kuvaaja, joka sekä valokuvaa että videoi, ja Guro Redalen toimii linkkinä hänen ja taiteellisen tiimin välillä. Kun ohjaaja, lavastaja tai pukusuunnittelija hyväksyy harjoituskuvia, se tapahtuu suoraan Mediaflow'n verkkolinkeissä.

–Toiminto, jossa jokaiseen kuvaan voi vastata kyllä tai ei ja jättää kommentin, on loistava. Aiemmin ohjaajan piti ottaa jokaisesta kuvasta kuvakaappaus ja kirjoittaa ohjeet, kuten ’voisitko siirtää tuota lamppua hieman’, Guro Redalen sanoo.

Pressihuone, josta toimittajat hakevat kuvat itse

Teatterin ulkoisen viestinnän selkäranka on pressihuone, Mediaflow-portaali, joka on upotettu teatterin omalle verkkosivustolle. Sinne Guro Redalen vie hyväksytyt näyttämökuvat ennen jokaista ensi-iltaa kuvaajatietoineen ja kuvissa esiintyvien näyttelijöiden nimineen. Kriitikot, toimitukset ja yhteistyökumppanit hakevat sitten tarvitsemansa, tarvitsemassaan resoluutiossa, pyytämättä apua.

–Minulle pressihuone tarkoittaa, että minun ei tarvitse istua ensi-illan jälkeen koko iltaa lähettämässä kuvia. Voin ohjata ihmiset pressihuoneeseen ja siirtyä tavalliseen työpäivään, Guro Redalen sanoo.

Linkillä jakaminen on korvannut myös raskaat liitetiedostot. Jos joku pressihuoneen ulkopuolella tarvitsee kuvan, hänelle lähtee linkki, josta hän lataa kuvan itse. Guro Redalenin mukaan kenelläkään linkin saaneella ei ole ollut vaikeuksia ymmärtää, miten se toimii, vaikka tekninen osaaminen toisessa päässä vaihtelee paljon.

Kun näytöksen esityskausi on päättynyt, materiaali arkistoidaan suoraan kansiorakenteessa, myös pressihuoneessa. Aiemmin kuvat piti ladata alas yhdestä järjestelmästä ja ladata uudelleen toiseen.

Video verkkosivuille ilman kiertoteitä

Teatterin trailerit ja videot upotetaan suoraan Mediaflow'sta WordPressillä rakennetulle verkkosivustolle. Sama video, joka on kuvapankissa, näkyy siis verkossa sen sijaan, että se ladattaisiin erikseen. Videot tekstitetään Mediaflow'n automaattisella transkriptiolla, ja Guro Redalen on huomannut norjan kielen tuen parantuneen selvästi niiden vuosien aikana, jotka teatteri on ollut asiakkaana.

–Alussa se ei ollut kovin hyvä norjan murteissa. Mutta se on todella kehittynyt. Uutta tapahtuu koko ajan, ja se, mistä raportoi, viedään eteenpäin, Guro Redalen sanoo.

Photo: Sebastian Dalseide, Andreas Roksvaag, David Zadig, Thor Brødreskift

Tulos

Työkalu, jota ei huomaa ennen kuin se puuttuu

Den Nationale Scenessä alustaa käyttää viisi henkilöä: tiedottaja, kuvaaja, graafisen materiaalin tekijät ja mainoksista vastaava kollega. Guro Redalen itse on kirjautuneena käytännössä joka työpäivä, olipa kyse pressihuoneen täyttämisestä ennen ensi-iltaa, videon julkaisemisesta verkkosivuilla, somepostauksen rakentamisesta tai kollegan auttamisesta oikean mainoskuvan valinnassa.

Kollegat kuvailevat alustaa helppokäyttöiseksi, mikä Guro Redalenin mukaan erottaa sen muista järjestelmistä, joihin organisaatio on siirtynyt ja joissa asioiden etsimiseen kuluu usein paljon aikaa. Se, miten riippuvaiseksi teatteri on tullut Mediaflow'sta, näkyi selvimmin kesän käyttöhäiriön aikana.

–Silloin huomasimme, kuinka paljon oikeasti työskentelemme Mediaflow'ssa. Tuli pieni paniikki, ja sitten vain: no, tämähän osoittaa, että olemme tottuneet vain menemään sinne, Guro Redalen sanoo.

Tavoite oli koota kaikki yhteen paikkaan, tehdä jakamisesta organisaation ulkopuolelle helppoa ja päästä eroon tiedostojen siirtelystä edestakaisin. Tavoite on saavutettu, Guro Redalen toteaa. Seuraava askel on arkiston siivous, sillä kuvaaja lataa mielellään koko muistikortin sisällön, ja videoiden raakamateriaali vie tilaa, jonka pitäisi kuulua sille, mikä on oikeasti säilyttämisen arvoista.

Tämä on Den Nationale Scene

• Toiminta: Teatteri, yksi Norjan neljästä kansallisteatterista
• Sijainti: Bergen
• Historia: Yksi Norjan vanhimmista kiinteän näyttämön teattereista. Juuret Det norske Theaterissa vuodesta 1850
• Teatteritalo: Avattu 1909, jugendtyyliä, suunnittelija Einar Oscar Schou. Rakennusta peruskorjataan parhaillaan.
• Tuotanto: Noin 18 ensi-iltaa vuodessa, lisäksi opastettuja kierroksia ja oheisohjelmaa
• Mediaflow'n käyttö: Kuvapankki, Video Manager, pressihuone portaalin kautta, WordPress-integraatio
• Verkkosivusto: dns.no