Nästan 20 föreställningar om året – så samlade Den Nationale Scene bilder, film och pressrum på ett ställe
En av Norges äldsta teatrar med fast scen dokumenterar varje produktion från första läsrepetition till premiär. Allt från bilder, filmer och program. Med Mediaflow finns allt material på en plats, och journalister och recensenter kan hämta bilder helt på egen hand.
Min arbetsdag är mer sömlös nu. Det är ett ställe att leta på och ett ställe att förmedla utifrån.
Den Nationale Scene i Bergen är en av Norges fyra nationalteatrar och den största teatern på Vestlandet. Ett normalt år sätter teatern upp runt 18 premiärer av olika storlek, utöver visningar och sidoprogram. Varje produktion genererar affischbilder, repetitionsfoton, film från provperioden, officiella scenfoton och en trailer. Till det kommer ett stort historiskt arkiv och en pågående dokumentation av renoveringen av det anrika teaterhuset från 1909.
Materialet används sedan av långt fler än den egna organisationen. Press och kritiker behöver scenfoton inför premiären, scenografer och kostymdesigner vill ha bilder till sina portfolios, skådespelare vill dela i sina egna kanaler, och skolklasser och myndigheter hör av sig och vill låna bilder. För kommunikationsavdelningen handlar det om att hålla ordning på en stor mediebank och samtidigt göra den enkel att dela med omvärlden.
Utmaningen
Bilder överallt, och ingen samlad plats
Innan Mediaflow låg teaterns bilder på många ställen samtidigt. Trots att det fanns en bildbank så delades filer med Dropbox och WeTransfer, laddades ner på enskilda datorer och lagrades på teaterns egen server.
–Det var kaos, helt enkelt. Vi lagrade lite här och lite där, på servern, på egna maskiner och i det gamla systemet. säger Guro Redalen.
När en journalist behövde en bild gällde det först att hitta den. Låg den inte redan i det dåvarande pressrummet fick den skickas med filöverföringstjänst eller som e-postbilaga. Teatern behövde en lösning som kunde samla allt på ett ställe som var tryggt och arkivmässigt hållbart, men samtidigt så enkelt att alla kunde använda det. Ett viktigt krav var att kunna dela material utanför organisationen utan att mottagaren behövde en egen licens för att titta på bilderna.
Lösningen
Ett flöde från första repetition till premiär
I dag är Mediaflow närvarande i varje produktion från start. Det börjar med affischbilden, som läggs upp i de format som behövs för olika kanaler. När läsrepetitionerna startar börjar dokumentationen till sociala medier och nyhetsbrev, ofta med film från provperioden. En vecka före premiären tas de officiella scenfotona och trailern, och allt samlas i en uttänkt mappstruktur.
Teatern har en egen in-house-fotograf som både fotograferar och filmar, och Guro Redalen är länken mellan honom och det konstnärliga teamet. När regissör, scenograf eller kostymdesigner ska godkänna bilder från en repetition sker det direkt i Mediaflows webblänkar.
– Funktionen där man kan svara ja eller nej på varje bild och lämna en kommentar är jättebra. Tidigare fick regissören ta en skärmdump av varje enskild bild och skriva instruktioner, som “kan du flytta den lampan lite”, säger Guro Redalen.
Ett pressrum där journalisterna hämtar själva
Ryggraden i teaterns externa kommunikation är pressrummet, en portal i Mediaflow som ligger inbäddad på teaterns egen webbplats. Där lägger Guro Redalen de godkända scenfotona inför varje premiär, med fotografkredit och namn på skådespelarna på bilden. Kritiker, redaktioner och samarbetspartner hämtar sedan det de behöver, i den upplösning de behöver, utan att be om hjälp.
– För min del betyder pressrummet att jag slipper sitta hela kvällen efter premiären och skicka foton. Jag kan hänvisa till pressrummet och gå in i en vanlig arbetsdag, säger Guro Redalen.
Delning via länk har också ersatt tunga bilagor. Behöver någon utanför pressrummet en bild går en länk ut där mottagaren laddar ner själv. Enligt Guro Redalen har ingen hon skickat en länk till haft problem med att förstå hur det fungerar, trots att teknikvanan i andra änden varierar stort.
När en föreställning är färdigspelad arkiveras materialet direkt i mappstrukturen, även i pressrummet. Tidigare behövde bilderna laddas ner från ett system och laddas upp igen i ett annat.
Film på webben utan omvägar
Teaterns trailrar och filmer bäddas in direkt från Mediaflow på webbplatsen, som är byggd i WordPress. Samma film som ligger i bildbanken visas alltså på webben, i stället för att laddas upp separat. Filmerna textas med Mediaflows automatiska transkribering, och Guro Redalen märker att stödet för norska har blivit påtagligt bättre under de år teatern varit kund.
– Till att börja med var den inte så bra på norska dialekter. Men det har verkligen utvecklats! Det sker hela tiden nya saker, och det man rapporterar in tas vidare, säger Guro Redalen.
Foto: Sebastian Dalseide, Andreas Roksvaag, David Zadig, Thor Brødreskift
Resultatet
Ett verktyg man inte tänker på förrän det saknas
Fem personer arbetar i plattformen på Den Nationale Scene: kommunikationsrådgivaren, fotografen, de som jobbar med grafiskt material och den som producerar annonser. Guro Redalen är själv inloggad i princip varje arbetsdag, oavsett om det gäller att fylla pressrummet inför en premiär, lägga ut film på webben, bygga ett inlägg till sociala medier eller hjälpa en kollega att välja rätt bild till en annons.
Kollegorna beskriver plattformen som enkel att använda, vilket enligt Guro Redalen skiljer den från andra system organisationen gått över till, där man ofta lägger lång tid på att leta efter saker. Hur beroende teatern blivit av Mediaflow märktes tydligast under en driftstörning i somras.
– Då upptäckte vi hur mycket vi egentligen är inne i Mediaflow. Vi fick lite smått panik, och sedan bara: ja, det visar ju att vi har blivit så vana att man bara går in där, säger Guro Redalen
Målet var att samla allt på ett ställe, göra det enkelt att dela utanför organisationen och slippa lastandet av filer fram och tillbaka. Det målet är uppnått, konstaterar Guro Redalen. Nästa steg är en upprensning i arkivet, eftersom fotografen gärna laddar upp hela minneskortet, och råmaterial från film tar plats som borde gå till det som faktiskt ska bevaras.
Det här är Den Nationale Scene
- Verksamhet: Teater, en av Norges fyra nationalteatrar
- Plats: Bergen
- Historia: En av Norges äldsta teatrar med fast scen. Rötter i Det norske Theater från 1850
- Teaterhuset: Invigt 1909, i jugendstil, ritat av Einar Oscar Schou. Byggnaden renoveras för närvarande.
- Produktion: Runt 18 premiärer per år, utöver visningar och sidoprogram
- Mediaflow-användning: Bildbank, Video Manager, pressrum via portal, WordPress-integration
- Webbplats: dns.no
Dela material – enkelt, professionellt och varumärkesanpassat
En Mediaportal är din egen mediabank. Dela bilder, dokument och mallar på en enda plats – enkelt åtkomligt för kunder, press, partners eller övriga kollegor i organisation. Det är ett snyggt, varumärkesanpassat sätt att dela material i rätt format, alltid tillgängligt och i rätt version.
Se Mediaflow i praktiken
Vill du uppleva hur Mediaflow kan förenkla ert arbete med media och varumärke? Under en personlig demo visar vi hur allt hänger ihop – direkt anpassat till er verksamhet.
I demon får ni se hur ni kan:
- Skapa struktur och enkelhet i ert medieflöde
- Säkerställa varumärkeskonsistens i allt material
- Spara tid genom smarta arbetsflöden och samarbete
- Dela media och innehåll tryggt, både internt och externt