Kanvas fikk en ny ramme for hele organisasjonens bildemateriale

Med 69 barnehager over hele Norge er det mye materiell som skal kommuniseres. En plakat skal opp i en gang, foreldre skal få informasjon og medarbeidere skal inviteres til opplæring. Alt i Kanvas' navn og merkevare.

I Kanvas innebærer det en helt egen utfordring å sørge for at riktige bilder, logoer og visuelle uttrykk følger med hele veien. Samtidig skal organisasjonen få frihet til å finne og lage det materiellet de trenger på egen hånd.

Med Mediaflow har Kanvas samlet bildebank, deling og designmaler på én felles plattform. Resultatet er enklere tilgang til riktig materiell og langt bedre forutsetninger for et enhetlig uttrykk – fra hovedkontoret i Oslo til den enkelte barnehage.

Utfordringen

Å gi organisasjonen tilgang til filer til en rimelig lisenskostnad

Kanvas har lenge sett verdien av å bruke et eget system for å lagre og strukturere bilde- og videomaterialet sitt. Men den tidligere løsningen innebar en lisenskostnad som var vanskelig å forsvare når rundt 600 medarbeidere fordelt på nesten 70 barnehager trengte tilgang til filene.

Det manglet et sted der materialet enkelt kunne deles uten at hver enkelt bruker måtte logge inn i systemet.

Også arbeidet bak kulissene skapte unødvendig administrasjon. Når nye tagger ble lagt til bilder, kunne tidligere tagger bli overskrevet, noe som gjorde det tungvint å fortløpende forbedre metadata og gjøre arkivet mer søkbart.

– Utgangspunktet for å bytte fra den tidligere løsningen var kanskje først og fremst prisen. Vi syntes det ble dyrt. Og så var det også en løsning som var litt tungvint, sier kommunikasjonssjef Synne Alsaker.

Da Kanvas begynte å se etter alternativer, ble Mediaflow raskt det mest interessante valget. Prisen var bedre tilpasset organisasjonens behov, samtidig som grensesnittet ble opplevd som mer intuitivt.

Løsningen

En bildebank for hele Kanvas – uten hundrevis av innlogginger

I dag bruker Kanvas Mediaflow som sentral bildebank for blant annet fotografier, profilbilder og logoer. Materialet brukes til alt fra PowerPoint-presentasjoner og nettsider til informasjon som sendes ut til foreldre.

Den største forskjellen er den åpne portalen, der medarbeidere kan finne og bruke godkjent materiell uten at hver enkelt bruker trenger å ha en konto i Mediaflow.

Da plattformen ble introdusert, ble den presentert på regionmøter og gjort tilgjengelig via Kanvas' intranett. På den måten fikk organisasjonen én felles vei inn til bildematerialet, uansett hvilken barnehage eller del av virksomheten man jobber i.

Mediaflow brukes også i samarbeidet med eksterne reklamebyråer, der mapper og materiell enkelt kan deles via nettlenker med personer utenfor organisasjonen.

Designmaler bidrar til å holde merkevaren samlet

Men det er ikke bare bildene som har blitt enklere å håndtere. Med designmaler i Mediaflow kan medarbeiderne selv lage materiell med utgangspunkt i ferdige maler som følger merkevaren.

Kanvas bruker blant annet malene til plakater i barnehagene, informasjon som sendes ut på e-post og ulike typer invitasjoner. Kompetanseavdelingen har dessuten en egen mal for lunsjwebinarene sine, med et eget visuelt uttrykk innenfor Kanvas' identitet.

– Tidligere kunne det bli brukt feil logo og bilder av dårlig kvalitet, og resultatet var ofte avhengig av designkunnskapene til den enkelte medarbeider, sier Synne.

Med ferdige maler blir det langt enklere å gjøre det riktig fra starten.

– Det er helt genialt. Vi har ikke hatt en slik løsning før, så dette er veldig bra for oss.

AI gjør deler av jobben bak kulissene

Også arbeidet med selve bildearkivet har blitt enklere. Nye bilder får automatisk AI-genererte tagger i Mediaflow, noe som gir Kanvas et bedre utgangspunkt for å holde materialet søkbart og strukturert.

Neste steg er å fortsette å rydde og strukturere det eksisterende arkivet og forbedre taggene på eldre bilder.

Resultatet

Enkelt å lage selv, uten å gjøre feil

For Kanvas handler gevinsten ikke bare om å ha byttet fra ett DAM-system til et annet. Mediaflow har gjort det mulig å åpne organisasjonens materiell for mange brukere, uten at kostnaden må øke for hver person som trenger et bilde.

Samtidig har designmalene gjort det enklere for medarbeiderne å lage materiell som ser ut som Kanvas. Færre hjemmelagde løsninger, korrekt bruk av logo og et mer profesjonelt og enhetlig uttrykk er resultatet.

Fremover er det flere deler som kan knyttes sammen. I forbindelse med en kommende oppgradering av nettsiden ser Kanvas på muligheten for å integrere CMS-et direkte med Mediaflow. Målet er å kunne velge bilder direkte fra bildebanken i stedet for først å laste dem ned og deretter opp igjen – gjerne sammen med automatisk genererte alt-tekster.

På den måten videreføres den samme tanken som lå bak systembyttet fra starten: Riktig materiell skal være enkelt å finne, enkelt å bruke og enkelt å bruke riktig.

– Jeg bruker ikke så veldig mye tid i Mediaflow, men når jeg gjør det, går alt veldig lett og raskt, sier Synne. Det er intuitivt. Og jeg har allerede tipset andre i samme situasjon som oss om Mediaflow. Det fungerer kjempebra.

Dette er Kanvas

• Virksomhet: Norges største barnehagestiftelse med ideelt formål
• Grunnlagt: 1986, som et foreldreinitiativ
• Antall barnehager: 69
• Finnes i: 12 norske kommuner
• Medarbeidere: cirka 1 300
• Barn: cirka 4 300
• Hovedkontor: Oslo
• Formål: Å bidra til bedre oppvekstvilkår for barn og en enklere hverdag for foreldre gjennom barnehager av høy kvalitet. Kanvas arbeider også for å utvikle barnehagesektoren gjennom kompetanseutvikling og nytenkning.
• Eierform: Ideell stiftelse. Eventuelt overskudd føres tilbake til virksomheten.