Kanvas bekommt einen neuen Rahmen für das Bildmaterial der ganzen Organisation

Mit 69 Kitas in ganz Norwegen gibt es bei Kanvas eine Menge zu kommunizieren. Ein Plakat soll in den Flur, Eltern brauchen Infos und Mitarbeitende sollen zu Fortbildungen eingeladen werden. Alles im Namen und im Look von Kanvas.

Für Kanvas ist es eine besondere Herausforderung, dass die richtigen Bilder, Logos und das visuelle Erscheinungsbild den ganzen Weg mitgehen. Gleichzeitig sollen die Mitarbeitenden die Freiheit haben, das Material, das sie brauchen, selbst zu finden und zu gestalten.

Mit Mediaflow hat Kanvas Bilddatenbank, Teilen und Designvorlagen auf einer gemeinsamen Plattform gebündelt. Das Ergebnis: einfacherer Zugang zum richtigen Material und deutlich bessere Voraussetzungen für einen einheitlichen Auftritt, egal ob in der Zentrale in Oslo oder in der einzelnen Kita produziert wird.

Die Herausforderung

Zugang zu Dateien für die ganze Organisation, zu fairen Lizenzkosten

Kanvas weiß schon lange, wie wertvoll ein eigenes System zum Speichern und Strukturieren von Bild- und Videomaterial ist. Die bisherige Lösung brachte aber Lizenzkosten mit sich, die schwer zu rechtfertigen waren, wenn rund 600 Mitarbeitende in fast 70 Kitas Zugriff auf die Dateien brauchten.

Es fehlte ein Ort, an dem sich Material einfach teilen ließ, ohne dass sich alle einzeln im System anmelden mussten. Auch hinter den Kulissen entstand unnötiger Verwaltungsaufwand. Wurden neue Tags zu Bildern hinzugefügt, konnten bestehende Tags überschrieben werden. Das machte es mühsam, die Metadaten laufend zu verbessern und das Archiv besser durchsuchbar zu machen.

„Der Ausgangspunkt für den Wechsel war wohl in erster Linie der Preis. Wir fanden es teuer. Und die Lösung war auch etwas schwerfällig“, sagt Kommunikationschefin Synne Alsaker.

Als Kanvas sich nach Alternativen umsah, wurde Mediaflow schnell zur spannendsten Wahl. Das Preismodell passte besser zu den Bedürfnissen der Organisation, und die Oberfläche wirkte intuitiver.

Die Lösung

Eine Bilddatenbank für ganz Kanvas, ohne Hunderte Logins

Heute nutzt Kanvas Mediaflow als zentrale Bilddatenbank, unter anderem für Fotos, Profilbilder und Logos. Das Material landet in allem von PowerPoint-Präsentationen und Websites bis zu Infos, die an Eltern rausgehen.

Der größte Unterschied ist das offene Portal. Dort finden Mitarbeitende freigegebenes Material und können es nutzen, ohne dass alle einen eigenen Mediaflow-Account brauchen.

Bei der Einführung stellte Kanvas die Plattform auf Regionaltreffen vor und machte sie über das Intranet zugänglich. So entstand ein gemeinsamer Zugang zum Bildmaterial, egal in welcher Kita oder in welchem Bereich jemand arbeitet.

Mediaflow kommt auch in der Zusammenarbeit mit externen Werbeagenturen zum Einsatz: Ordner und Material lassen sich ganz einfach per Weblink mit Personen außerhalb der Organisation teilen.

Designvorlagen halten die Marke zusammen

Nicht nur die Bilder sind einfacher zu verwalten. Mit Designvorlagen in Mediaflow gestalten Mitarbeitende Material selbst, auf Basis fertiger, markenkonformer Vorlagen.

Kanvas nutzt die Vorlagen unter anderem für Plakate in den Kitas, Infos per E-Mail und verschiedene Einladungen. Die Abteilung für Kompetenzentwicklung hat außerdem eine eigene Vorlage für ihre Lunch-Webinare, mit einem eigenen Look innerhalb der Kanvas-Identität.

„Früher wurden falsche Logos und Bilder in schlechter Qualität verwendet, und das Ergebnis hing oft von den Designkenntnissen der einzelnen Mitarbeitenden ab“, sagt Synne.

Mit fertigen Vorlagen ist es deutlich einfacher, von Anfang an alles richtig zu machen.

„Das ist echt genial. So eine Lösung hatten wir vorher nicht, das ist super für uns.“

KI übernimmt einen Teil der Arbeit hinter den Kulissen

Auch die Arbeit mit dem Bildarchiv selbst ist einfacher geworden. Neue Bilder bekommen in Mediaflow automatisch KI-generierte Tags. Damit hat Kanvas eine bessere Ausgangslage, um das Material durchsuchbar und strukturiert zu halten.

Als Nächstes will Kanvas das bestehende Archiv weiter aufräumen und strukturieren und die Verschlagwortung älterer Bilder verbessern.

Das Ergebnis

Einfach selbst gestalten, ohne Fehler

Für Kanvas geht der Gewinn über den Wechsel von einem DAM-System zum anderen hinaus. Mit Mediaflow kann die Organisation ihr Material für viele Nutzer:innen öffnen, ohne dass die Kosten mit jeder Person steigen, die ein Bild braucht.

Gleichzeitig machen es die Designvorlagen den Mitarbeitenden leichter, selbst Material zu gestalten, das nach Kanvas aussieht. Das Ergebnis: weniger Notlösungen, das richtige Logo und ein professionellerer, einheitlicherer Auftritt.

Und es gibt noch mehr zu verknüpfen. Im Zuge eines anstehenden Website-Upgrades prüft Kanvas, das CMS direkt mit Mediaflow zu integrieren. Ziel ist es, Bilder direkt aus der Bilddatenbank auszuwählen, statt sie erst herunter- und dann wieder hochzuladen, am liebsten zusammen mit automatisch generierten Alt-Texten.

So setzt sich der Gedanke fort, der von Anfang an hinter dem Systemwechsel stand: Das richtige Material soll einfach zu finden, einfach zu nutzen und einfach richtig einzusetzen sein.

„Ich verbringe nicht so wahnsinnig viel Zeit in Mediaflow, aber wenn, dann geht alles richtig leicht und schnell“, sagt Synne. „Es ist intuitiv. Und ich habe Mediaflow schon anderen in der gleichen Situation empfohlen. Es funktioniert super.“

Das ist Kanvas

• Tätigkeit: Norwegens größte gemeinnützige Kita-Stiftung
• Gegründet: 1986, als Elterninitiative
• Anzahl Kitas: 69
• Vertreten in: 12 norwegischen Kommunen
• Mitarbeitende: rund 1.300
• Kinder: rund 4.300
• Hauptsitz: Oslo
• Zweck: Bessere Bedingungen für das Aufwachsen von Kindern und ein einfacherer Alltag für Eltern durch hochwertige Kitas. Kanvas entwickelt außerdem den Kita-Sektor weiter, mit Kompetenzentwicklung und neuen Ideen.
• Rechtsform: Gemeinnützige Stiftung. Ein möglicher Überschuss fließt zurück in die Arbeit.