Kanvas fick en ny ram för hela organisationens bildmaterial

Med 69 förskolor över hela Norge är det mycket material som ska kommuniceras. En affisch ska upp i en hall, föräldrar ska få information och medarbetare ska bjudas in till utbildning. Allt i Kanvas namn och varumärke.

På Kanvas innebär det en speciell utmaning att få rätt bilder, logotyper och visuella uttryck att följa med hela vägen. Samtidigt som man ger organisationen frihet att skapa och hitta det material de behöver, på egen hand.

Med Mediaflow har Kanvas samlat bildbank, delning och designmallar i en gemensam plattform. Resultatet är enklare tillgång till rätt material och betydligt bättre förutsättningar för ett enhetligt uttryck, oavsett om det produceras på huvudkontoret i Oslo eller på den enskilda förskolan.

Utmaningen

Att ge organisationen tillgång till filer för en rimlig licenskostnad

Kanvas har länge förstått värdet i att använda ett särskilt system för att lagra och strukturera sitt bild- och videomaterial. Men deras tidigare lösning innebar en licenskostnad som var svår att motivera, när runt 600 medarbetare fördelade över nästan 70 förskolor behövde tillgång till filerna.

Det saknades en plats att dela materialet enkelt utan att enskilda användare loggade in i systemet. Även arbetet bakom kulisserna skapade onödig administration. När nya taggar lades till på bilder kunde tidigare taggar skrivas över, vilket gjorde det omständligt att löpande förbättra metadata och göra arkivet mer sökbart.

–Utgångspunkten för att byta från vår tidigare lösning var kanske först och främst priset. Vi tyckte att det blev dyrt. Och så var det också en lösning som var lite tungrodd, säger kommunkationschefen Synne Alsaker.

När Kanvas började titta efter alternativ blev Mediaflow snabbt det intressantaste valet. Priset var bättre anpassat till organisationens behov, samtidigt som gränssnittet upplevdes som mer intuitivt.

Lösningen

En bildbank för hela Kanvas – utan hundratals inloggningar

I dag använder Kanvas Mediaflow som central bildbank för bland annat fotografier, profilbilder och logotyper. Materialet används i allt från PowerPoint-presentationer och webbplatser till information som skickas ut till föräldrar.

Den enskilt största skillnaden är den öppna portalen där medarbetare kan hitta och använda godkänt material utan att varje användare behöver ha ett konto i Mediaflow.

När plattformen introducerades presenterades den på regionsmöten och gjordes tillgänglig via Kanvas intranät. På så sätt kunde organisationen skapa en gemensam väg in till bildmaterialet, oavsett vilken förskola eller del av verksamheten man arbetar i.

Mediaflow används också i samarbetet med externa reklambyråer, där mappar och material enkelt kan delas genom webblänkar med personer utanför organisationen.

Designmallar hjälper till att hålla ihop varumärket

Men det är inte bara bilderna som har blivit enklare att hantera. Med designmallar i Mediaflow kan medarbetarna själva skapa material utifrån färdiga, varumärkesanpassade mallar.

Kanvas använder bland annat mallarna för affischer i förskolorna, informationsutskick via e-post och olika typer av inbjudningar. Kompetensavdelningen har dessutom en särskild mall för sina lunchwebinarier, med ett eget visuellt uttryck inom ramen för Kanvas identitet.

–Tidigare användes fel logotyper och bilder av dålig kvalitet och resultatet var ofta beroende av designkunskaper hos den enskilda medarbetaren, säger Synne.

Med färdiga mallar blir det betydligt enklare att göra rätt från början.

– Det är helt genialt. Vi har inte haft en sådan lösning innan så det är jättebra för oss.

AI gör delar av jobbet bakom kulisserna

Även arbetet med själva bildarkivet har blivit enklare. Nya bilder får automatiskt AI-genererade taggar i Mediaflow, vilket ger Kanvas ett bättre utgångsläge för att hålla materialet sökbart och strukturerat.

Nästa steg är att fortsätta städa och strukturera det befintliga arkivet och förbättra taggningen av äldre bilder.

Resultatet

Enkelt att skapa själv, utan att göra fel

För Kanvas handlar vinsten inte bara om att ha bytt från ett DAM-system till ett annat. Mediaflow har gjort det möjligt att öppna upp organisationens material för många användare, utan att kostnaden behöver växa med varje person som behöver en bild.

Samtidigt har designmallarna gjort det enklare för medarbetarna att själva skapa material som ser ut som Kanvas. Färre egna nödlösningar, användning av rätt logotyp och ett mer professionellt och enhetligt uttryck är resultatet.

Framåt finns fler delar att knyta ihop. I samband med en kommande uppgradering av webbplatsen tittar Kanvas på möjligheten att integrera CMS direkt med Mediaflow. Målet är att kunna välja bilder direkt från bildbanken i stället för att först ladda ner dem och sedan ladda upp dem igen, gärna tillsammans med automatiskt genererade alt-texter.

På så sätt fortsätter samma tanke som låg bakom systembytet från början: rätt material ska vara enkelt att hitta, enkelt att använda och enkelt att göra rätt med.

–Jag lägger inte så jättemycket tid i Mediaflow men när jag gör det så går allt väldigt lätt och snabbt, säger Synne. Det är intuitivt. Och jag har redan tipsat andra i samma sits som oss om Mediaflow. Det fungerar jättebra.

Det här är Kanvas

• Verksamhet: Norges största förskolestiftelse med ideellt syfte
• Grundat: 1986, som ett föräldrainitiativ
• Antal förskolor: 69
• Finns i: 12 norska kommuner
• Medarbetare: cirka 1 300
• Barn: cirka 4 300
• Huvudkontor: Oslo
• Syfte: Att bidra till bättre uppväxtvillkor för barn och en enklare vardag för föräldrar genom förskolor av hög kvalitet. Kanvas arbetar också för att utveckla förskolesektorn genom kompetensutveckling och nytänkande.
• Ägarform: Ideell stiftelse. Eventuellt överskott återinvesteras i verksamheten.