Kanvas sai uudet puitteet koko organisaation kuvamateriaalille

Kun päiväkoteja on 69 eri puolilla Norjaa, viestittävää riittää. Juliste pitää saada eteisen seinälle, vanhemmille pitää tiedottaa ja henkilöstö pitää kutsua koulutuksiin. Kaikki Kanvasin nimissä ja brändin mukaisesti.

Kanvasissa erityinen haaste on varmistaa, että oikeat kuvat, logot ja visuaalinen ilme kulkevat mukana koko matkan. Samalla työntekijöiden pitää voida löytää ja tehdä tarvitsemansa materiaali itsenäisesti.

Mediaflow'n avulla Kanvas on koonnut kuvapankin, jakamisen ja suunnittelupohjat yhdelle alustalle. Tuloksena on helpompi pääsy oikeaan materiaaliin ja selvästi paremmat edellytykset yhtenäiselle ilmeelle, tehtiinpä materiaali Oslon pääkonttorissa tai yksittäisessä päiväkodissa.

Haaste

Tiedostot koko organisaation käyttöön kohtuullisella lisenssikustannuksella

Kanvas on jo pitkään ymmärtänyt, miksi kuva- ja videomateriaalin tallentamiseen ja järjestämiseen kannattaa käyttää omaa järjestelmää. Aiemman ratkaisun lisenssikustannuksia oli kuitenkin vaikea perustella, kun noin 600 työntekijää lähes 70 päiväkodissa tarvitsi pääsyn tiedostoihin.

Puuttui paikka, jossa materiaalia voisi jakaa helposti ilman, että jokainen käyttäjä kirjautuu järjestelmään. Myös kulissien takainen työ teetti turhaa hallinnointia. Kun kuviin lisättiin uusia tunnisteita, aiemmat tunnisteet saattoivat korvautua. Siksi metatietojen jatkuva parantaminen ja arkiston hakukelpoisuuden kehittäminen oli työlästä.

”Vaihdon lähtökohta oli ehkä ennen kaikkea hinta. Meistä se tuli kalliiksi. Lisäksi ratkaisu oli vähän kankea”, sanoo viestintäjohtaja Synne Alsaker.

Kun Kanvas alkoi etsiä vaihtoehtoja, Mediaflow nousi nopeasti kiinnostavimmaksi. Hinnoittelu vastasi paremmin organisaation tarpeita, ja käyttöliittymä tuntui intuitiivisemmalta.

Ratkaisu

Yksi kuvapankki koko Kanvasille, ilman satoja kirjautumisia

Nykyään Kanvas käyttää Mediaflow'ta keskitettynä kuvapankkina muun muassa valokuville, profiilikuville ja logoille. Materiaalia käytetään kaikessa PowerPoint-esityksistä ja verkkosivuista vanhemmille lähetettäviin tiedotteisiin.

Suurin yksittäinen ero on avoin portaali, josta työntekijät löytävät hyväksytyn materiaalin ja voivat käyttää sitä ilman, että jokaisella käyttäjällä on oma Mediaflow-tili.

Kun alusta otettiin käyttöön, Kanvas esitteli sen aluetapaamisissa ja toi sen saataville intranetin kautta. Näin organisaatio sai yhteisen reitin kuvamateriaaliin riippumatta siitä, missä päiväkodissa tai yksikössä kukin työskentelee.

Mediaflow on käytössä myös yhteistyössä ulkoisten mainostoimistojen kanssa: kansioita ja materiaalia voi jakaa helposti verkkolinkeillä organisaation ulkopuolisille.

Suunnittelupohjat pitävät brändin koossa

Kuvat eivät ole ainoa asia, jonka hallinta on helpottunut. Mediaflow'n suunnittelupohjien avulla työntekijät voivat itse tehdä materiaalia valmiista, brändin mukaisista pohjista.

Kanvas käyttää pohjia muun muassa päiväkotien julisteisiin, sähköpostitiedotteisiin ja erilaisiin kutsuihin. Osaamisen kehittämisen yksiköllä on lisäksi oma pohja lounaswebinaareilleen, ja sillä on oma visuaalinen ilmeensä Kanvasin identiteetin puitteissa.

”Aiemmin käytettiin vääriä logoja ja heikkolaatuisia kuvia, ja lopputulos riippui usein yksittäisen työntekijän suunnittelutaidoista”, Synne sanoo.

Valmiiden pohjien ansiosta asiat on paljon helpompi tehdä oikein alusta asti.

”Se on aivan nerokas. Meillä ei ole ollut tällaista ratkaisua aiemmin, joten tämä on meille tosi hyvä juttu.”

Tekoäly hoitaa osan työstä kulissien takana

Myös itse kuva-arkiston kanssa työskentely on helpottunut. Uudet kuvat saavat Mediaflow'ssa automaattisesti tekoälyn luomat tunnisteet, mikä antaa Kanvasille paremmat lähtökohdat pitää materiaali hakukelpoisena ja järjestyksessä.

Seuraavaksi Kanvas jatkaa nykyisen arkiston siivoamista ja jäsentämistä sekä vanhempien kuvien tunnisteiden parantamista.

Tulos

Helppo tehdä itse, ilman virheitä

Kanvasille hyöty on paljon muutakin kuin vaihto DAM-järjestelmästä toiseen. Mediaflow'n ansiosta organisaatio voi avata materiaalinsa suurelle käyttäjäjoukolle ilman, että kustannukset kasvavat jokaisen kuvaa tarvitsevan henkilön myötä.

Samalla suunnittelupohjien ansiosta työntekijöiden on helpompi tehdä itse materiaalia, joka näyttää Kanvasilta. Tuloksena on vähemmän omia hätäratkaisuja, oikea logo käytössä sekä ammattimaisempi ja yhtenäisempi ilme.

Yhdistettävää on vielä lisää. Tulevan verkkosivu-uudistuksen yhteydessä Kanvas selvittää mahdollisuutta integroida julkaisujärjestelmä (CMS) suoraan Mediaflow'hun. Tavoitteena on valita kuvat suoraan kuvapankista sen sijaan, että ne ensin ladataan koneelle ja sitten uudelleen palveluun, mieluiten yhdessä automaattisesti luotujen alt-tekstien kanssa.

Näin jatkuu sama ajatus, joka oli järjestelmävaihdon taustalla alusta asti: oikea materiaali pitää löytää helposti, sitä pitää voida käyttää vaivatta ja sen kanssa pitää olla helppo toimia oikein.

”En käytä Mediaflow'hun kovin paljon aikaa, mutta kun käytän, kaikki sujuu todella helposti ja nopeasti”, Synne sanoo. ”Se on intuitiivinen. Olen jo suositellut Mediaflow'ta muille samassa tilanteessa oleville. Se toimii tosi hyvin.”

Tämä on Kanvas

• Toiminta: Norjan suurin yleishyödyllinen päiväkotisäätiö
• Perustettu: 1986 vanhempien aloitteesta
• Päiväkoteja: 69
• Toiminta-alue: 12 norjalaista kuntaa
• Työntekijöitä: noin 1 300
• Lapsia: noin 4 300
• Pääkonttori: Oslo
• Tarkoitus: Parantaa lasten kasvuolosuhteita ja helpottaa vanhempien arkea laadukkaiden päiväkotien avulla. Kanvas kehittää myös päiväkotialaa osaamisen kehittämisen ja uusien ajatusten kautta.
• Omistusmuoto: Yleishyödyllinen säätiö. Mahdollinen ylijäämä investoidaan takaisin toimintaan.