SFV samlet hele kulturarvens merkevare på ett sted

Utenfor vinduet på et av Statens fastighetsverks lokalkontorer, ved Storkyrkobrinken på Slottsbacken i Stockholm, reiser Det kongelige slott seg. Det er en av bygningene SFV forvalter, sammen med de øvrige kongelige slottene, nasjonalscenene og en mengde andre bygninger som bærer den svenske identiteten, både i Sverige og i utlandet. Røttene til myndigheten går tilbake til 1600-tallet og overintendantembetet som Axel Oxenstierna opprettet for å holde orden på eiendommene til riket.

Å forvalte historien om Sverige er et hedersoppdrag. Men det er også en kommunikativ utfordring av et uvanlig slag. For hvordan holder man en merkevare samlet når virksomheten spenner fra ambassader og riksdag til helleristninger, kirker, slott – og skoger?

Utfordringen

Hvordan holder en sammensatt myndighet merkevaren sin samlet?

SFV er en utpreget desentralisert myndighet, noe som tidligere gjenspeilte seg i merkevarearbeidet. Det en kommunikatør trengte i løpet av en vanlig dag, lå sjelden på samme sted.

«På ett sted lå den grafiske manualen, den visuelle identiteten. Bilder lå et annet sted. Merkevarespørsmålene på et tredje. Og de overordnede prosessene og retningslinjene på et fjerde», minnes Stefan.

Konsekvensen rammet alle som skulle produsere eller finne materiell. Systemene var aldri bygd for å snakke med hverandre, noe som er svært ineffektivt. Sett fra brukerens ståsted ble man tvunget til å gå mellom en mengde ulike grensesnitt og systemer, i stedet for å gå inn ett sted og hente det man trengte.

Og kompleksiteten handlet ikke bare om hvor tingene lå, men om hvor ulikt alt var som skulle rommes under samme merkevare.

«Vi forvalter svært ulike typer bygninger. Alt fra ambassader og residenser i utlandet til riksdag, til fornminner som helleristninger og runesteiner, kirker og slott – og skoger, en sjuendedel av Sveriges areal», sier Stefan.

Hver slik eiendomstype stiller sine egne krav. Det som manglet, var et nav som bandt dem sammen.

Løsningen

En kommunikasjonsportal som forener merkevaren

Løsningen vokste ut av noe som allerede fantes. SFV brukte fra før en bilde- og mediebank fra Mediaflow. Og den fungerte godt, men ambisjonen strakk seg lenger enn til bildene.

«Vi hadde behov for å utvikle en kommunikasjonsportal som forente de ulike delene av virksomheten vår. Vi ville kunne styre merkevaren, levere retningslinjer og ha et samlende sted der vi kunne presentere alt på en attraktiv og velfungerende måte. Derfor valgte vi å gå videre med denne løsningen», sier Stefan.

Det vanskelige lå i å få perspektiver som sjelden møtes til å samles i samme grensesnitt – det merkevaredrevne og det håndfast praktiske. I Mediaflows Brand Portal fant de skjæringspunktene der de kan jobbe med merkevaren fra ulike perspektiver – fra det praktiske til det mer merkevaredrevne – på ett og samme sted. Det var det som var virkelig viktig.

Konkret er det de håndfaste sakene som har fått en felles inngang.

«Vi samler alt som angår brukerne i hverdagen deres, på ett og samme sted. Alt fra hvordan man bestiller eller lager et skilt, til hvordan klær og biler skal se ut, til hvem man kontakter i pressesaker og hvordan kontorene skal profileres», sier Stefan, som selv merker forskjellen i det daglige arbeidet.

«Det forenkler. I stedet for å jobbe med tre, fire ulike deler går det alltid an å samle alt i én og samme portal. Et utrolig sterkt verktøy nettopp for å forenkle og samle.»

Resultatet

Riktig materiell, på ett sted, i hverdagen

Den virkelige prøven var ikke hvordan portalen så ut, men om den ble tatt i bruk i den store og spredte organisasjonen. Den ambisjonen var satt fra start.

«Det skal ikke være et showroom, men noe man bruker i hverdagen. Det skal være til praktisk nytte. Man skal kunne bestille et skilt, ha oversikt over klær, profilere en bil, forstå hvordan lokalene skal brukes – like mye som man skal ha konkrete pressekontakter», sier Stefan.

«Vi har fått enormt mange reaksjoner. Brukerne synes det er enkelt og smidig, man finner det man leter etter. Og de synes det er pent. Vi er stolte av det vi forvalter, så det er gøy å kunne presentere det på en attraktiv måte.»

Spør man Stefan hva han verdsetter høyest, handler det ikke om utseendet.

«Tilgjengeligheten er jeg nok mest stolt av. Det er lett å finne fram, lett å få oversikt over alle delene. Jeg vil faktisk si at resultatet har overgått forhåpningene våre. Uansett hvilken kant man kommer fra, finner man de delene man leter etter.»

Om Statens fastighetsverk (SFV)

Statens fastighetsverk, den svenske statlige eiendomsforvaltningen, er en statlig myndighet som tar vare på og utvikler Sveriges felles, kulturhistorisk verdifulle bygninger og miljøer – bærekraftig og langsiktig for kommende generasjoner. I porteføljen finnes blant annet de kongelige slottene, nasjonalscener som Operaen og Dramaten, regjeringsbygninger, ambassader og residenser i utlandet, fornminner, kirker samt skog og mark som tilsvarer omtrent en sjuendedel av Sveriges areal. Røttene til myndigheten går tilbake til 1600-tallets overintendantembete, grunnlagt under Axel Oxenstierna.