SFV samlade hela kulturarvets varumärke på ett ställe

Utanför fönstret på ett av Statens fastighetsverks lokalkontor, vid Storkyrkobrinken på Slottsbacken i Stockholm, reser sig Kungliga slottet. Det är en av byggnaderna SFV förvaltar, tillsammans med de övriga kungliga slotten, nationalscenerna och en mängd andra byggnader som bär den svenska identiteten, både i Sverige och utomlands. Myndighetens rötter går tillbaka till 1600-talet och det överintendentämbete som Axel Oxenstierna skapade för att hålla ordning på rikets egendomar.

Att förvalta historien om Sverige är ett hedersuppdrag. Men det är också en kommunikativ utmaning av ovanligt slag. För hur håller man ihop ett varumärke när verksamheten spänner från ambassader och riksdag till hällristningar, kyrkor, slott – och skogar?

Utmaningen

Hur håller en spretig myndighet ihop sitt varumärke?

SFV är en utpräglat decentraliserad myndighet, vilket tidigare återspeglades i varumärkesarbetet. Det en kommunikatör behövde under en vanlig dag fanns sällan på samma ställe.

–Den grafiska manualen fanns på en plats. Bilder låg på en annan. Varumärkesfrågorna på en tredje. Och övergripande processer och riktlinjer på ett fjärde, minns Stefan.

Konsekvensen drabbade alla som skulle producera eller hitta material. Systemen var aldrig byggda för att prata med varandra, vilket är väldigt ineffektivt. Ur användarens vinkel tvingades man gå mellan en massa olika gränssnitt och system, istället för att gå in på ett ställe och hämta det man behöver.

Och komplexiteten handlade inte bara om var sakerna låg, utan om hur olikartat allt var som skulle rymmas under samma varumärke.

–Vi förvaltar väldigt olika typer av byggnader. Allt från ambassader och residens utomlands till riksdag, till fornminnen som hällristningar och runstenar, kyrkor och slott – och skogar, en sjundedel av Sveriges yta, säger Stefan.

Varje sådan fastighetstyp ställer sina egna krav. Det som fattades var ett nav som band ihop dem.

Lösningen

En kommunikationsportal som förenar varumärket

Lösningen växte ur något som redan fanns. SFV använde sedan tidigare en bild- och mediebank från Mediaflow. Och den fungerade bra, men ambitionen sträckte sig längre än till bilderna.

–Vi hade behov av att utveckla en kommunikationsportal som förenade de olika delarna av vår verksamhet. Vi ville kunna styra varumärket, leverera riktlinjer och ha en samlande plats där vi kunde presentera allt på ett attraktivt och fungerande sätt. Därför valde vi att gå vidare med den här lösningen, säger Stefan.

Det svåra låg i att få perspektiv som sällan möts att samsas i samma gränssnitt, det varumärkesdrivna och det handfast praktiska. I Mediaflows Brand Portal hittade de skärningspunkterna där de kan arbeta med varumärket från olika perspektiv – från det praktiska till det mer varumärkesdrivna – på ett och samma ställe. Det var det som var riktigt viktigt.

Konkret är det de handfasta ärendena som fått en gemensam ingång.

–Vi samlar allt som rör användarna i deras vardag på ett och samma ställe. Allt ifrån hur man beställer eller tillverkar en skylt, till hur kläder och bilar ska se ut, till vem man kontaktar i pressfrågor och hur kontoren ska profileras, säger Stefan som själv märker skillnaden i det dagliga arbetet.

–Det förenklar. Istället för att arbeta med tre, fyra olika delar går det alltid att samla i en och samma portal. Ett oerhört starkt verktyg just för att förenkla och samla.

Resultatet

Rätt material, på ett ställe, i vardagen

Den verkliga prövningen var inte hur portalen såg ut, utan om den kom till användning i den stora och spridda organisationen. Den ambitionen var inställd från start.

–Det ska inte vara ett showroom, utan något man använder i vardagen. Det ska vara praktisk nytta. Man ska kunna beställa en skylt, få koll på kläder, profilera en bil, förstå hur lokalerna ska användas – likaväl som man ska ha konkreta presskontakter, säger Stefan.

–Vi har fått jättemycket reaktioner. Användarna tycker att det är enkelt och smidigt, man hittar det man letar efter. Och de tycker att det är snyggt. Vi är stolta över det vi förvaltar, så det är kul att kunna presentera det på ett attraktivt sätt."

Frågar man Stefan vad han värderar högst handlar det inte om utseendet.

–Tillgängligheten är jag nog mest stolt över. Det är lätt att hitta rätt, lätt att få koll på alla delar. Jag skulle faktiskt säga att resultatet har överträffat våra förhoppningar. Oavsett från vilket håll man kommer hittar man de delar man letar efter.

Om Statens fastighetsverk (SFV)

Statens fastighetsverk är en statlig myndighet som tar hand om och utvecklar Sveriges gemensamma, kulturhistoriskt värdefulla byggnader och miljöer – hållbart och långsiktigt för kommande generationer. I beståndet finns bland annat de kungliga slotten, nationalscener som Operan och Dramaten, regeringsbyggnader, ambassader och residens utomlands, fornminnen, kyrkor samt skog och mark som motsvarar ungefär en sjundedel av Sveriges yta. Myndighetens rötter går tillbaka till 1600-talets överintendentämbete, grundat under Axel Oxenstierna.