SFV kokosi koko kulttuuriperinnön brändin yhteen paikkaan
Statens fastighetsverk (SFV), Ruotsin valtion kiinteistölaitos, hallinnoi kaikkea Kuninkaanlinnasta riimukiviin, suurlähetystöihin ja seitsemäsosaan Ruotsin pinta-alasta. Mediaflow'n avulla brändityö muuttui hajanaisesta ja vaikeasti hahmotettavasta yhtenäiseksi viestintäportaaliksi – paikaksi, jossa koko hajautettu organisaatio voi kohdata.
”Tulos on ylittänyt toiveemme. Olemme saaneet uskomattoman käytännöllisen ja hyvin toimivan portaalin, josta jokainen löytää tarvitsemansa.”
Yhden Statens fastighetsverkin paikallistoimiston ikkunan takana, Storkyrkobrinkenillä Slottsbackenilla Tukholmassa, kohoaa Kuninkaanlinna. Se on yksi SFV:n hallinnoimista rakennuksista muiden kuninkaallisten linnojen, kansallisnäyttämöiden ja lukuisten muiden Ruotsin identiteettiä kantavien rakennusten ohella – niin Ruotsissa kuin ulkomailla. Viraston juuret ulottuvat 1600-luvulle ja yli-intendentinvirastoon (överintendentämbetet), jonka Axel Oxenstierna perusti pitämään järjestystä valtakunnan omaisuudesta.
Ruotsin historian vaaliminen on kunniatehtävä. Mutta se on myös poikkeuksellinen viestinnällinen haaste. Sillä miten brändi pidetään koossa, kun toiminta ulottuu suurlähetystöistä ja valtiopäivistä kalliopiirroksiin, kirkkoihin, linnoihin – ja metsiin?
Haaste
Miten monimuotoinen virasto pitää brändinsä koossa?
SFV on korostetun hajautettu virasto, mikä näkyi aiemmin myös brändityössä. Se, mitä viestijä tavallisen päivän aikana tarvitsi, oli harvoin samassa paikassa.
”Yhdessä paikassa oli graafinen ohjeisto, visuaalinen identiteetti. Kuvat olivat toisaalla. Brändikysymykset kolmannessa paikassa. Ja yleiset prosessit ja ohjeet neljännessä”, Stefan muistelee.
Seuraukset koskivat kaikkia, joiden piti tuottaa tai löytää materiaalia. Järjestelmiä ei ollut koskaan rakennettu keskustelemaan keskenään, mikä on hyvin tehotonta. Käyttäjän näkökulmasta oli pakko siirtyä lukuisten eri käyttöliittymien ja järjestelmien välillä sen sijaan, että olisi mennyt yhteen paikkaan hakemaan tarvitsemansa.
Eikä monimutkaisuudessa ollut kyse vain siitä, missä asiat sijaitsivat, vaan siitä, miten erilaista oli kaikki, minkä piti mahtua saman brändin alle.
”Hallinnoimme hyvin erityyppisiä rakennuksia. Kaikkea suurlähetystöistä ja ulkomailla sijaitsevista residensseistä valtiopäiviin, muinaisjäännöksiin kuten kalliopiirroksiin ja riimukiviin, kirkkoihin ja linnoihin – ja metsiin, seitsemäsosaan Ruotsin pinta-alasta”, Stefan sanoo.
Jokainen tällainen kiinteistötyyppi asettaa omat vaatimuksensa. Puuttui solmukohta, joka sitoisi ne yhteen.
Ratkaisu
Viestintäportaali, joka yhdistää brändin
Ratkaisu kasvoi jostakin, mikä oli jo olemassa. SFV oli käyttänyt jo aiemmin Mediaflow'n kuva- ja mediapankkia. Ja se toimi hyvin, mutta tavoite ulottui kuvia pidemmälle.
”Meillä oli tarve kehittää viestintäportaali, joka yhdistäisi toimintamme eri osat. Halusimme pystyä ohjaamaan brändiä, toimittamaan ohjeistuksia ja saada yhdistävän paikan, jossa voisimme esittää kaiken houkuttelevalla ja toimivalla tavalla. Siksi päätimme edetä tämän ratkaisun kanssa”, Stefan sanoo.
Vaikeinta oli saada harvoin kohtaavat näkökulmat toimimaan samassa käyttöliittymässä – brändilähtöinen ja konkreettisen käytännöllinen. Mediaflow'n Brand Portalista he löysivät leikkauspisteet, joissa he voivat työskennellä brändin parissa eri näkökulmista – käytännöllisestä brändilähtöisempään – yhdessä ja samassa paikassa. Juuri se oli todella tärkeää.
Käytännössä juuri konkreettiset asiat ovat saaneet yhteisen sisäänkäynnin.
”Kokoamme kaiken käyttäjien arkeen liittyvän yhteen ja samaan paikkaan. Kaiken siitä, miten kyltti tilataan tai valmistetaan, siihen, miltä vaatteiden ja autojen tulee näyttää, ja siihen, keneen otetaan yhteyttä lehdistöasioissa ja miten toimistot profiloidaan”, sanoo Stefan, joka huomaa eron itse omassa päivittäisessä työssään.
”Se yksinkertaistaa. Sen sijaan, että työskentelisi kolmen tai neljän eri osan kanssa, kaiken voi aina koota yhteen ja samaan portaaliin. Uskomattoman vahva työkalu juuri yksinkertaistamiseen ja kokoamiseen.”
Tulos
Oikea materiaali, yhdessä paikassa, arjessa
Todellinen koetus ei ollut se, miltä portaali näytti, vaan se, otettiinko se käyttöön suuressa ja hajallaan olevassa organisaatiossa. Tuo tavoite oli asetettu alusta alkaen.
”Sen ei pidä olla näyttelytila, vaan jotain, jota käytetään arjessa. Sen pitää tuottaa käytännön hyötyä. Pitää voida tilata kyltti, pysyä kärryillä vaatteista, profiloida auto ja ymmärtää, miten tiloja käytetään – aivan yhtä lailla kuin pitää olla konkreettiset lehdistöyhteydet”, Stefan sanoo.
”Olemme saaneet valtavasti reaktioita. Käyttäjien mielestä se on helppo ja sujuva, ja he löytävät etsimänsä. Ja heidän mielestään se on tyylikäs. Olemme ylpeitä siitä, mitä hallinnoimme, joten on mukavaa voida esittää se houkuttelevalla tavalla.”
Kun Stefanilta kysyy, mitä hän arvostaa eniten, kyse ei ole ulkonäöstä.
”Saavutettavuudesta olen kaikkein ylpein. On helppo löytää oikea, helppo pysyä kärryillä kaikista osista. Sanoisin itse asiassa, että tulos on ylittänyt toiveemme. Mistä suunnasta tahansa tuleekin, löytää etsimänsä osat.”
”Lähde liikkeelle brändistä. Mitkä ovat brändin tarpeet? Millaisia kontaktipintoja sillä on sisäisten ja ulkoisten kohderyhmien kanssa? Ketkä työskentelevät eniten viestinnän parissa, mitkä ovat heidän tarpeensa – ja miten portaali voi auttaa heitä pitämään brändin koossa arjessa? Ja mieti rakennetta alusta alkaen, vielä yksi ylimääräinen kerta.”
Tietoa Statens fastighetsverkistä (SFV)
Statens fastighetsverk, Ruotsin valtion kiinteistölaitos, on valtion virasto, joka huolehtii Ruotsin yhteisistä, kulttuurihistoriallisesti arvokkaista rakennuksista ja ympäristöistä ja kehittää niitä – kestävästi ja pitkäjänteisesti tuleville sukupolville. Kokoelmaan kuuluvat muun muassa kuninkaalliset linnat, kansallisnäyttämöt kuten Ooppera ja Dramaten, hallitusrakennukset, suurlähetystöt ja residenssit ulkomailla, muinaisjäännökset, kirkot sekä metsä ja maa, joka vastaa noin seitsemäsosaa Ruotsin pinta-alasta. Viraston juuret ulottuvat 1600-luvun yli-intendentinvirastoon, joka perustettiin Axel Oxenstiernan aikana.
Katso, miten Mediaflow toimii käytännössä.
Haluatko nähdä, miten Mediaflow voi helpottaa teidän työtänne median ja brändin hallinnassa? Henkilökohtaisessa demossa näytämme, miten kaikki liittyy yhteen – juuri teidän organisaatiollenne räätälöitynä.
Demossa näet, miten voitte:
- Luoda rakennetta ja selkeyttä mediavirtaanne
- Varmistaa brändin yhdenmukaisuuden kaikessa materiaalissa
- Säästää aikaa älykkäiden työnkulkujen ja yhteistyön avulla
- Jakaa mediaa ja sisältöä turvallisesti – sekä sisäisesti että ulkoisesti