I många organisationer produceras stora mängder innehåll varje dag. Bilder från kampanjer, video från event, presentationsmaterial, rapporter och dokument skapas av olika team i hela organisationen.
Men när innehållet lagras i olika mappar, servrar, mejltrådar eller molntjänster blir det snabbt svårt att hålla ordning. Det leder ofta till att medarbetare lägger onödig tid på att leta efter filer, att flera versioner av samma material cirkulerar och att innehåll skapas på nytt trots att det redan finns.
Stora organisationer löser detta genom att bygga en tydlig struktur för hur bilder, video och dokument hanteras, baserat på några grundläggande principer.
Ett av de vanligaste problemen i större organisationer är att material lagras i många olika system. Innehåll kan till exempel finnas i lokala mappar, mejltrådar, projektverktyg, molnlagring och på externa hårddiskar. När innehållet är utspritt på det här sättet blir det svårt att veta var rätt material finns.
Många organisationer löser detta genom att samla sitt innehåll i en gemensam plattform för bilder, video och dokument. När materialet finns på ett ställe blir det betydligt enklare att hitta och använda det.
När innehållet är samlat behöver det också organiseras på ett sätt som gör det lätt att navigera. Stora organisationer arbetar ofta med strukturer som bygger på:
Den här typen av struktur gör det möjligt att snabbt filtrera och hitta rätt material även i mycket stora bibliotek.
När organisationer hanterar tusentals eller tiotusentals filer räcker det inte med mappar. Därför använder många metadata och sökfunktioner för att göra innehållet mer tillgängligt.
Material kan exempelvis märkas upp med information om ämne eller kampanj, projekt, rättigheter samt datum eller version, vilket gör att användare snabbt kan söka fram rätt bilder, video eller dokument.
I många organisationer cirkulerar flera versioner av samma material, vilket kan leda till att fel bilder används i marknadsföring, att gamla dokument delas vidare och att uppdateringar missas.
Genom att samla material i en gemensam plattform blir det enklare att säkerställa att organisationen arbetar med rätt version av innehållet.
En annan viktig del av struktur handlar om tillgänglighet. Många personer i organisationen behöver använda samma material, exempelvis inom marknad, kommunikation, HR och bland externa samarbetspartners.
Genom att styra åtkomst kan organisationer säkerställa att rätt personer hittar rätt material, att känsligt innehåll inte delas felaktigt och att externa parter får tillgång till det de behöver.
Utan en tydlig struktur för bilder, video och dokument blir innehåll snabbt svårt att hantera. Medarbetare lägger mer tid på att leta efter material, skapa nya versioner och lösa problem som egentligen bottnar i bristande organisation och struktur.
När organisationer istället arbetar mer systematiskt med sitt innehåll blir det enklare att återanvända material, samarbeta mellan team och arbeta mer effektivt i projekt och kampanjer.
För många organisationer blir nästa steg att samla sitt innehåll i en Digital Asset Management-plattform (DAM).
En sådan plattform gör det möjligt att samla bilder, video och dokument i ett gemensamt bibliotek, organisera material med metadata och kategorier, göra innehåll sökbart och tillgängligt samt säkerställa att rätt version används.
På så sätt kan organisationen skapa en mer hållbar struktur för sitt innehåll, även när mängden material fortsätter att växa.
Stora organisationer producerar stora mängder innehåll. Utan en tydlig struktur blir materialet snabbt svårt att hantera. Genom att samla innehållet, organisera det på ett konsekvent sätt och göra det enkelt att hitta kan organisationer skapa bättre kontroll över sina bilder, video och dokument.
Resultatet blir ett mer effektivt arbetssätt och bättre förutsättningar att arbeta med organisationens innehåll över tid.
När du loggar in i Mediaflow vill du komma igång direkt, inte lägga tid på att klicka dig fram mellan mappar, leta efter rätt innehåll eller försöka minnas var du var senast. Mediaflows startsida är utformad för att ge dig en mer personlig upplevelse med smartare innehåll baserat på ditt arbete. Den ska hjälpa dig att arbeta mer fokuserat, komma igång snabbare och få bättre överblick, direkt på ett ställe.
Om du känner igen känslan av att du producerar mer innehåll än någonsin, men ändå saknar det du behöver när det väl gäller, då är du inte ensam. I många organisationer är inte utmaningen att skapa innehåll, utan att se till att få ut värde av det som redan finns.
Att välja ett DAM-system brukade handla om att få ordning på sina filer. Idag handlar det om mer än så. I takt med att mängden innehåll ökar och fler arbetar med bilder, video och varumärke i vardagen, räcker det inte längre att bara lagra material på ett ställe.