„Wir sparen täglich Zeit – und haben eine Arbeitsweise gewonnen, die effizient und für alle zugänglich ist.“
Im Landkreis Mansfeld-Südharz – im Herzen Deutschlands – haben über 800 Jahre Bergbau und Hüttenwesen das Landschaftsbild und die regionale Identität geprägt. Heute stehen andere Themen im Mittelpunkt: Digitalisierung, nachhaltige Entwicklung und zukunftssichere Kommunikation.
Wie viele ländlich geprägte Regionen steht auch Mansfeld-Südharz vor der Herausforderung, eine moderne, vernetzte Verwaltung zu schaffen, in der digitale Werkzeuge nicht nur existieren, sondern aktiv im Alltag unterstützen. Ein entscheidender Schritt dabei war, Ordnung in das stetig wachsende Archiv aus Bild- und Videomaterial zu bringen – Inhalte, die für Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit und operative Einsätze gleichermaßen wichtig sind.
Die Herausforderung
Von der Zersplitterung zur zentralen Kontrolle
In der öffentlichen Verwaltung ist visuelles Material weit mehr als bloße Illustration – es ist ein zentrales Instrument für Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Kommunikation. Im Landkreis wurden große Mengen an Medienmaterial von unterschiedlichen Stellen bearbeitet – bei Kontrollen, Veranstaltungen und in der Bürgerkommunikation. Ohne eine zentrale Plattform wurde es zunehmend schwieriger, die richtigen Dateien im richtigen Moment zu finden.
– „Wir hatten Bilder in Ordnern, auf Festplatten, in verschiedenen Systemen – aber keine einfache Möglichkeit, auf alles zuzugreifen“, so Uwe Gajowski, Pressesprecher Landkreis Mansfeld-Südharz.
Das führte nicht nur zu Doppelarbeit, sondern erhöhte auch das Risiko einer fehlerhaften oder unkontrollierten Nutzung personenbezogener Inhalte. Mit der wachsenden Bedeutung visueller Kommunikation – nach innen und außen – wurde der Handlungsbedarf immer dringlicher.
Zugleich wuchs der Bedarf an Geschwindigkeit: Inhalte mussten vor Ort erstellt, direkt hochgeladen und datenschutzkonform geteilt werden.
Gesucht wurde ein System, das mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllt
- Schneller und sicherer Zugriff auf alle Medien
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit – auch aus dem Homeoffice
- Automatisierung von Routineaufgaben zur Zeitersparnis
- Strukturierte Ablage mit klarer DSGVO-Konformität
Mit über 100.000 bestehenden Dateien – viele davon mit rechtlichem oder historischem Wert – musste auch eine verlustfreie Migration gewährleistet werden.
Die Lösung
Mediaflow – eine zentrale Plattform mit Struktur und Flexibilität
Mit Mediaflow entschied sich die Verwaltung für eine cloudbasierte Lösung, die sowohl interne als auch externe Anforderungen erfüllt. Ob bei der Dokumentation vor Ort, der Bereitstellung auf der Website oder der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern – Mitarbeitende können nun gleichzeitig, ortsunabhängig und mit klarer Rechteverwaltung arbeiten.
– „Die einfache Zusammenarbeit, die schnelle Suche im gesamten Bestand und das Teilen über Weblinks machen unsere Abläufe deutlich effizienter. Die KI-gestützte Verschlagwortung spart zusätzlich Zeit“, so Uwe Gajowski.
Besonders beeindruckt zeigte man sich von der Möglichkeit, automatisch generierte, KI-basierte Untertitel in mehreren Sprachen bereitzustellen – ein großer Fortschritt für barrierefreie Kommunikation.
Strukturierte Migration von über 100.000 Dateien
Ein zentrales Projektziel war die Migration des umfangreichen Bestands aus dem bisherigen System. Durch klare Projektführung und technische Kompetenz konnten alle Inhalte samt Metadaten – von Urheberrechten bis zu Nutzungsbedingungen – reibungslos und ohne Unterbrechung des Betriebs überführt werden.
„Systemeinführung und Migration verliefen reibungslos – ein partnerschaftliches Projekt mit Fokus auf Lösungen.“
Das Ergebnis
Zeitersparnis, bessere Zugänglichkeit und volle DSGVO-Konformität
Heute arbeitet die Verwaltung auf einer gemeinsamen Plattform. Das sorgt für mehr Konsistenz in der visuellen Sprache, effizientere Abläufe und mehr Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten.
Ein Projekt, das den Alltag verändert – und die Zukunft mitgestaltet
Für Mansfeld-Südharz ist Digitalisierung kein Selbstzweck – sondern ein Fundament für nachhaltige Entwicklung. Die Kontrolle über den Medienfluss war ein entscheidender Schritt in diese Richtung.
– „Wir haben eine Lösung gefunden, die wirtschaftlich, leistungsfähig und praxisnah ist. Diese Veränderung war wirklich ein Fortschritt“, resümiert Uwe Gajowski.