Mit dem DAM-System von Mediaflow können Sie persönliche Daten und Vereinbarungen durch unser Zusatzmodul effizient und sicher verwalten. Holen Sie die Zustimmung durch unseren digitalen Unterschriftendienst ein und erhalten Sie Warnungen, wenn Dateien nicht mit der DSGVO konform sind. Mit dem DSGVO Modul erhalten Sie unter anderem auch die vollständige Kontrolle darüber, in welchen Dateien Personen auftauchen und wie sie verwendet werden dürfen.
Erstellen Sie auf einfache Weise ein Verzeichnis von Personen, die Lizenzenvereinbarungen mit Ihren Bild- und Videodateien verknüpfen. Erhalten Sie Warnungen, wenn die Vereinbarungen bald ablaufen, und verfolgen Sie, wo die Dateien verwendet werden.
Sammeln Sie neue Einwilligungen und Bildgenehmigungen per SMS, damit die Empfänger mit einem Verifizierungscode unterschreiben können.
Durch die Integration von Mediaflow in Ihr CMS erhalten Sie automatisch eine Veröffentlichungshistorie und die Möglichkeit, Fotos oder Videos automatisch auszublenden, wenn eine damit verbundene Zustimmung abgelaufen ist.
Die Datenschutzgrundverordnung stellt hohe Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Mit dem DSGVO Modul von Mediaflow erhalten Sie Zugang zu verschiedenen Tools, mit denen Sie leicht erkennen können, welche Zustimmungen vorliegen, wie lange sie gültig sind und wo Sie bei Ihren Marketingaktivitäten Dateien aus Ihrer Bilddatenbank verwenden können. Alles ist intelligent und intuitiv gestaltet, so dass sich die DSGVO Tools nahtlos in Ihren täglichen Arbeitsablauf integrieren.
Sie haben die Flexibilität zu definieren, welche Ihrer Nutzer auf diese Funktionen zugreifen können, ihre Berechtigungen zu definieren, die Vorankündigung für auslaufende Vereinbarungen festzulegen und zu bestimmen, welche Aktionen mit Bildern erlaubt sind, die nicht DSGVO-konform sind. Durch die Verbindung zu Medienportalen und die CMS-Integration werden Dateien auf Ihren Webseiten automatisch ausgeblendet, wenn ihre Zustimmungserklärungen ablaufen.
Mit unserem digitalen Unterschriftenservice können Sie schnell die Zustimmung und Genehmigung zur Veröffentlichung von Bildern einholen.
Wenn Sie eine Anfrage aus Mediaflow heraus starten, wird eine SMS mit einem Link an den Empfänger gesendet, der eine Einverständniserklärung oder einen Vertrag enthält, den Sie mit dem Text angepasst haben. Der Empfänger verifiziert alle Angaben und unterschreibt über einen per SMS oder E-Mail zugesandten Verifizierungscode. Mediaflow speichert die Zustimmung sofort digital, und die Datei in der Bilddatenbank wird damit für die Verwendung in Ihrem Marketing DSGVO-konform.
Auf dem Tab DSGVO in Mediaflow werden alle Personen im System aufgelistet, mit der Option, weitere Informationen über diese Personen, ihre Vereinbarungen und die Dateien, mit denen sie verbunden sind, abzurufen.
Hier können Sie auch Zustimmungen bearbeiten, hinzufügen oder entfernen. Die Liste zeigt deutlich an, ob jemand keine Zustimmung hat oder ob eine Vereinbarung bald abläuft.
Wenn der Gesichtsabgleich aktiviert ist, kann das System auf den Bildern gefundene Personen vorschlagen.
Sie erhalten dann eine Aufforderung, die Verbindung entweder zu bestätigen oder abzulehnen. Bitte beachten Sie, dass die Technologie auf einem Algorithmus basiert, der ausschließlich die Identifizierung von Personen auf der Grundlage von Daten unterstützt, die mit Ihrem eigenen Konto verknüpft sind, und dass keine Daten an Dritte weitergegeben werden.
Es gibt drei Gründe, warum eine Datei nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen kann: Die Datei stellt keine identifizierbaren Personen dar, die Datei ist historisch (zeigt eine verstorbene Person) oder das Bild ist künstlerisch/journalistisch. Für alle anderen Dateien müssen Sie die Rechtsgrundlage für die Speicherung des Bildes angeben. In Artikel 6 der Allgemeinen Datenschutzverordnung sind die sechs verschiedenen Rechtsgrundlagen für die Speicherung personenbezogener Daten aufgeführt und auf dieser Grundlage haben wir für jede Datei mehrere Optionen zur Auswahl erstellt:
Bei den Dateien, bei denen Sie "Identifizierbare Personen vorhanden" angegeben haben, müssen Sie Informationen zu den Personen in der Datei angeben, damit das System feststellen kann, ob eine Zustimmung vorliegt.
Wenn der Gesichtsabgleich aktiviert ist und es sich bei der Datei um ein Bild handelt, sind die Gesichter aller Personen auf dem Bild bereits mit einem Kästchen "Unbekannt" markiert. Andernfalls müssen Sie die Position der Person im Bild manuell angeben, indem Sie einen Begrenzungsrahmen erstellen. Beim Gesichtsabgleich können Sie auch Vorschläge zur Identifizierung der Personen im Bild erhalten. Alternativ können Sie einfach eine vorhandene Person aus Ihrem Personenverzeichnis auswählen oder eine neue Person hinzufügen, wenn der Gesichtsabgleich nicht verfügbar ist.
Damit eine Datei vom System als DSGVO-konform angesehen wird, muss angegeben werden, dass für alle in der Datei enthaltenen Personen eine schriftliche, mündliche oder digitale Einwilligung vorliegt (es sei denn, es wurde eine andere Rechtsgrundlage angegeben oder es handelt sich um ein historisches/künstlerisches/journalistisches Bild). Sobald dies geschehen ist, wird die Datei automatisch in verschiedenen Kanälen sichtbar (falls in den Einstellungen angegeben), z.B. in Ihren Medienportalen, für Web-Editoren und in Programmen wie Word und PowerPoint.
Sie können ganz einfach Dokumente (z.B. gescannte Einverständniserklärungen oder Audioaufnahmen mit Zustimmungen) hochladen, die mit den Personen verknüpft sind. Sie können auch unseren digitalen Unterschriftendienst und die Zustimmungsfunktion nutzen, um eine digitale Zustimmung zu erhalten.
