Hier gibt Mediaflows Onboarding-Spezialistin Carolina Eklöv ein paar Tipps, die das Onboarding neuer Kolleg:innen verkürzen.
Wenn Onboarding personengebunden wird
In vielen Organisationen basiert die Einführung auf eingeübtem Wissen. Jemand, der das System bereits nutzt, zeigt, wie er arbeitet, erklärt Funktionen und beantwortet Fragen. Das funktioniert so lange gut, wie dieselben Personen verfügbar sind. Wenn jedoch mehr Leute geschult werden müssen oder ein Super‑User geht, wird die Verwundbarkeit deutlich. Hier geht es darum, wie ihr personengebundene Onboarding‑Prozesse vermeidet.
Macht klar, was erwartet wird
„Wenn neue Personen anfangen, ist es leicht, darin stecken zu bleiben, dass sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen und wie das System helfen kann“, sagt Carolina Eklöv. Was sollen sie können? Wofür sollen sie das System nutzen? Und was kann warten?
Unklare Erwartungen führen leicht zu Übernutzung oder Passivität. Deshalb ist es wichtig, mit einem klaren Einstiegspunkt zu beginnen, der die Hemmschwelle senkt.
„Es ist wichtig, dass die Nutzer:innen verstehen, wie das System im Alltag unterstützen kann. Die Stärke smarter Funktionen und effizienter Werkzeuge zeigt sich erst, wenn man versteht, wie sie helfen“, sagt Carolina.
Beispiele für Funktionen, die Nutzer:innen schätzen und die vielen nützen, sind:
- Schlagwörter für einen Ordner setzen, sodass alle dort abgelegten Dateien automatisch angereichert werden
- voreingestellte Download‑Formate für verschiedene Verwendungszwecke
- die Möglichkeit, große oder viele Dateien direkt in der Plattform zu teilen
Onboarding nach Rollen anpassen, nicht nach Funktionen
Nicht alle Nutzer:innen müssen dasselbe können. Wenn Onboarding nach Rollen und Bedarf angepasst wird, wird es schneller und relevanter. Eine Person, die nur Material herunterladen soll, braucht nicht dieselbe Einführung wie jemand, der für Struktur oder Veröffentlichung verantwortlich ist. Wenn die richtigen Teile den richtigen Personen gezeigt werden, sinken Fragen und Frustration.
Leicht zugängliche Anleitungen und Richtlinien können unterstützen und nach der Schulung als Nachschlagewerk dienen. Durch passende Berechtigungen für eure Nutzer:innen begrenzt ihr das sichtbare Material und vereinfacht die Oberfläche.
Wenn relevantes Material leicht zu finden ist, Richtlinien klar sind und gemeinsame Ressourcen vorhanden sind, fällt es leichter, im Alltag eigenständig zu lernen.
Onboarding, das über die Zeit fortläuft
Gutes Onboarding endet nicht nach der ersten Einführung. Bedürfnisse ändern sich, Rollen entwickeln sich und neue Fragen tauchen auf. Dabei ist Mediaflows Support eine Ressource, die ihr nutzen solltet. Er liefert schnelle Antworten und hilft, mit eurer Frage voranzukommen.
„Wenn ihr mehrere neue Mitarbeitende habt, die geschult werden müssen, können wir euch dabei auch unterstützen. Meldet euch bei uns, dann finden wir eine Lösung, die zu euch passt“, sagt Carolina.
