Tietosuojakäytäntö

Mediaflow käsittelee henkilötietoja sekä rekisterinpitäjänä (esim. omiin tarkoituksiin) että henkilötietojen käsittelijänä muiden puolesta (tarkoituksiin, jotka määrittelee rekisterinpitäjä). Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä sovelletaan, kun Mediaflow käsittelee henkilötietojasi rekisterinpitäjän ominaisuudessa.

Kun Mediaflow tarjoaa Mediaflow Content Hub -palveluaan ja muita palveluita, joiden avulla Mediaflow-asiakkaat voivat työskennellä älykkäämmin ja tehokkaammin digitaalisen omaisuutensa kanssa, Mediaflow toimii palvelua käyttävän asiakkaan (rekisterinpitäjän) tietojen käsittelijänä. Mediaflow'n rooli tietojen käsittelijänä sisältää kaikkien alustalle ladattujen/julkaistujen/luodun tai muulla tavoin käsiteltyjen tietojen käsittelyn. Henkilötietojen käsittely, jota suoritamme henkilötietojen käsittelijänä, on pääasiassa keräämistä (kun rekisterinpitäjä lataa tai luo tietoja palveluun), käsittelyä, tallentamista ja poistamista. Henkilötietoja voivat sisältää mitä tahansa käsiteltävistä mediatiedostoista, kuten kuvista, videoista ja äänileikkeistä, tekstitiedostoihin, kuten asiakirjoihin ja palvelun käyttäjien välisiin viesteihin.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietojasi käsitellään, kun käytät Mediaflow'n yrityspalveluja, pyydämme sinua kääntymään sen rekisterinpitäjäasiakkaan puoleen, jonka kautta käytät Mediaflow'n palveluja (yleensä työnantajasi tai alihankkijasi).

Mediaflow on eurooppalainen yritys, jonka pääkonttori sijaitsee Uppsalassa, Ruotsissa. Toimitamme ohjelmistoja ja palveluja sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioille Euroopassa.

Kaikki Mediaflow'n tietosuojaa koskevat keskeiset päätökset tehdään yritys- tai johtotasolla. Tietosuojaryhmämme koostuu viidestä henkilöstä yrityksessä, jotka tapaavat säännöllisesti yhdessä tietosuojavastaavan kanssa ja neuvottelevat jatkuvasti asiantuntijalakimiesten kanssa näistä kysymyksistä. Tässä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on:

Rekisterinpitäjä: Mediaflow Europe AB

Org.nro: 556649-7573

Pääkonttori: Fyrisborgsgatan 3, 754 50 Uppsala, Ruotsi.

Puhelin: +46 (0)8-121 50 500.

Mediaflow Sweden:n ja tytäryhtiöidemme yhteystiedot löytyvät osoitteesta

Arvostamme mielipidettäsi. Jos sinulla on kommentteja tai kysymyksiä tietosuojaselosteestamme, muista tietosuoja-asioista tai haluat vaatia oikeuksiasi, ota yhteyttä tietosuojatiimiimme osoitteessa privacy@mediaflow.com

Voit antaa meille suoraan tai epäsuorasti tietoja itsestäsi ja/tai yrityksestäsi useilla eri tavoilla, joita käsittelemme rekisterinpitäjänä. Tämä voi tapahtua, kun tilaat palveluitamme tai otat meihin yhteyttä verkkosivustollamme. Alla on lueteltu käsittelytoimet, joita suoritamme rekisterinpitäjänä.

Sinulle, joka tilaat palveluja, koulutusta ja allekirjoittavat sopimuksia 

Sinulta, joka tilaat palveluita, koulutuksia tai allekirjoittavat sopimuksen kanssamme, meidän on kerättävä tiettyjä henkilötietoja, jotta voimme viestiä kanssasi ja tarjota sinulle tilaamasi palvelun/koulutuksen. Tämä on osittain siksi, että sinulla on asiakkaan edustajana hallintatili, jonka avulla voit hallita palveluitasi, ja osittain siksi, että meillä on yhteyshenkilö koulutusta, sopimusta ja laskutusta varten. Näitä tarkoituksia varten keräämämme henkilötiedot ovat:

• Etu- ja sukunimi, työnantajan osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammattirooli ja työpaikka.

Käsittelyn laillinen peruste on oikeutettu etumme, joka liittyy yhteydenpitoon kanssasi ja palvelun/koulutuksen tarjoamiseen, mukaan lukien laskutus siitä (asiaankuuluvissa tapauksissa) sinulle tai edustamallesi organisaatiolle.

Sinulle, joka otat meihin yhteyttä

Sinulla on mahdollisuus ottaa meihin yhteyttä eri tavoin. Tämä voidaan tehdä käyttäjätilin kautta tuki ja apu-välilehdellä tai verkkosivustollamme olevan verkkolomakkeen, sähköpostin tai puhelimen kautta. Saatamme käsitellä henkilötiedot tässä yhteydessä, jotta voimme vastata meille lähettämiisi kyselyihin. Keräämämme henkilötiedot riippuvat siitä, mitä tietoja päätät antaa meille, mutta tyypillisesti ne sisältävät:

• Etu- ja sukunimi, yritys/liike, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ja
• Kaikki muut tiedot, jotka haluat sisällyttää viestiin.

Käsittelyn laillinen peruste on oikeutettu etumme, joka liittyy yhteydenpitoon kanssasi ja asianmukaisen tuen tarjoamiseen sinulle tulevien kyselyjen yhteydessä.

Sinulle, joka tilaat meiltä uutiskirjeitä ja muuta markkinointia

Mediaflow käyttää sähköpostiosoitettasi uutiskirjeiden ja muun asiaankuuluvan markkinoinnin välittämiseen sinulle, ellet ole kieltänyt tällaisten lähetysten vastaanottamista meiltä. Sinulla on aina oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointimateriaalia Mediaflow'lta, mikä voidaan tehdä seuraavilla tavoilla:

1. noudattamalla markkinointiviestinnässä olevia tilauksen peruutusohjeita;

2. muuttamalla tilisi asetuksia, jos sinulla on tili Mediaflow'ssa;

3. ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen privacy@mediaflow.com , tai

4. käyttämällä sovellettavaa tilausten hallintatyökalua.

Huomaa, että vaikka päättäisitkin peruuttaa markkinointiviestinnän vastaanottamisen, saatat silti saada Mediaflow'lta hallinnollisia tietoja, kuten tilausvahvistuksia ja ilmoituksia, jotka ovat tarpeen tilisi hallinnoimiseksi Mediaflow'n sinulle asiakkaana tarjoamassa palvelussa.

Laillinen peruste on oikeutettu etumme markkinointiviestinnän lähettämiseen nykyisille ja mahdollisille asiakkaille.

Rekrytointi

Jos haet työpaikkaa tai harjoittelupaikkaa Mediaflow'lta, käsittelemme hakemuksessasi ja rekrytointiprosessin aikana antamiasi henkilötietoja rekrytointiprosessin hallinnointia varten ja joko tarjotaksemme sinulle työpaikan tai ilmoittaaksemme sinulle, että emme jatka hakemuksesi käsittelyä. Näitä tarkoituksia varten keräämämme henkilötiedot ovat:

• etu- ja sukunimi, osoite, sosiaaliturvatunnus, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero) ja
• tutkintotodistukset, suositukset, todistukset ja muut hakemuksessasi (esimerkiksi ansioluettelossa ja saatekirjeessä) antamasi tiedot.

Käsiteltävät henkilötiedot kerätään suoraan sinulta tai kolmansien osapuolten, kuten rekrytointiyrityksen, välityksellä.

Laillinen peruste on oikeutettu etumme rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi. Henkilötietojasi säilytetään koko rekrytointiprosessin ajan, ja ne poistetaan prosessin päätyttyä, ellei toisin sovita kanssasi. Saatamme säilyttää tietosi tulevia rekrytointeja varten. Tämä tapahtuu vain suostumuksellasi, ja voit peruuttaa sen milloin tahansa.

Sinulle, joka vierailet Mediaflow-sivustolla

Kun vierailet Mediaflow-sivustolla, voimme kerätä sinusta henkilötietoja niin sanottujen cookies-evästeiden avulla, jos olet antanut siihen suostumuksesi. Lisätietoja löytyy evästeilmoituksestamme.

Sinulle, joka osallistut webinaareihin tai tapahtumiin

Mediaflow voi järjestää webinaareja ja tapahtumia sidosryhmille, kuten mahdollisille asiakkaille ja käyttäjille, palveluidemme edistämiseksi. Tätä varten keräämämme henkilötiedot ovat:

• Etu- ja sukunimi, yritys/toimiala, ammattirooli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tiedot voidaan kerätä suoraan sinulta, työnantajaltasi tai LinkedInistä.

Laillinen peruste on oikeutettu etumme kutsua sidosryhmiä webinaareihimme ja tapahtumiimme, hallinnoida niitä ja viestiä osallistujien kanssa ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.

Pyrimme aina käsittelemään henkilötietojasi vain EU:n/ETA:n alueella. Kun Mediaflow toimii henkilötietojen käsittelijänä yrityksille tarjoamissaan palveluissaan, henkilötietoja käsitellään ja säilytetään EU:n/ETA:n alueella, ellei Mediaflow ja asiakas (rekisterinpitäjä), jolle palvelua käytetään, toisin sovi. Tältä osin pyydämme sinua kääntymään työnantajasi tai organisaatiosi puoleen, jonka puolesta käytät palvelua, tietoja siitä, missä määrin henkilötietojasi voidaan käsitellä EU:n/ETA:n ulkopuolella.

Kaikissa tilanteissa, joissa Mediaflow joutuu rekisterinpitäjänä käsittelemään henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolella, kuten esimerkiksi silloin, kun Mediaflow käyttää IT-toimittajaa, jolla on alihankkijoita EU:n/ETA:n ulkopuolella, ryhdymme aina kaikkiin tarvittaviin oikeudellisiin, teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään samalla tasolla kuin EU:n/ETA:n alueella.

Mediaflow'n sisällä

Koska Mediaflowlla on tytäryhtiöitä Skandinaviassa, meille on tärkeää, että tarjoamme sinulle parhaan mahdollisen kokonaispalvelun ja asiakaskokemuksen. Jotta tämä olisi mahdollista, meidän on joskus tehtävä yhteistyötä henkilötietojesi käsittelyssä ja jaettava tietoja Mediaflow-konsernin yritysten välillä.

Mediaflow'n ulkopuolella

Mediaflow voi myös jakaa henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille seuraavissa yhteyksissä:

Mediaflow'n toimittajat ja alihankkijat

Toimittajat tai alihankkijat, jotka tarjoavat palveluja ja toimintoja Mediaflow'lle, voivat osallistua henkilötietojesi käsittelyyn, jotta voimme täyttää velvollisuutemme sinua kohtaan. Jaamme tietojasi vain, jos katsomme, että ne ovat turvallisia ja että ne ovat yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön vaatimusten mukaisia. Noudatamme oikeudellisia, teknisiä ja organisatorisia vaatimuksia varmistaaksemme, että tietojasi käsitellään turvallisesti.

Viranomaiset

Poliisi ja muut viranomaiset voivat pyytää Mediaflow'lta pääsyä henkilötietoihin. Näissä tapauksissa Mediaflow luovuttaa tiedot vain, jos laki velvoittaa meidät antamaan tiedot. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat:

• Kotietsintälupaan perustuva tietopyyntö.
• Tietosuojaviranomaisen pyyntö tarkistaa, miten Mediaflow käsittelee henkilötietojasi jossakin suhteessa.

Mediaflow voi myös jakaa sinua koskevia tietoja, jos katsomme, että meillä on siihen oikeutettu etu, esimerkiksi oikeudellisten vaateidemme laatimiseksi, täytäntöönpanemiseksi tai puolustamiseksi. Varmistamme, että käsittely on tarpeen kyseisen edun toteuttamiseksi ja että etumme on tärkeämpi kuin oikeutesi olla käsittelemättä tietojasi kyseiseen tarkoitukseen.

Mediaflow säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen velvoitteidemme täyttämiseksi sinua kohtaan ja niin kauan kuin lakisääteiset säilytysajat, erityisesti kirjanpitovaatimukset, edellyttävät. Kun käsittelemme henkilötietojasi muiden oikeudellisten perusteiden perusteella, kuten oikeutetun edun vuoksi, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen edellä kuvattujen käsittelytarkoitusten täyttämiseksi.

Mediaflow'n palvelujärjestelmässä rekisterinpitäjä tallentaa ja poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän ja Mediaflow'n välisen sopimuksen mukaisesti.

Tietosuojalainsäädäntö antaa sinulle tietyt lakisääteiset oikeudet, joita voit käyttää meitä vastaan, ja alla on kuvaus näistä oikeuksista:

Oikeus katsastaa. Sinulla on oikeus pyytää tietoja sinusta käsittelemistämme henkilötiedoista pyytämällä maksutta yleiskatsausta (rekisteriotetta) henkilötietojesi käsittelystä. Jos saamme useamman kuin yhden pyynnön saada rekisteriotteen sinusta vuodessa, meillä voi olla oikeus periä maksu pyynnön käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi oikaistua, jos meillä on virheellisiä tai puutteellisia tietoja sinusta.

Oikeus tietojen poistamiseen ja rajoittamiseen. Sinulla on oikeus pyytää käsittelemiemme henkilötietojesi poistamista tietyissä tapauksissa, esimerkiksi jos tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin. Henkilötietoja ei voida poistaa, jos se on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi tai jos muu Ruotsin tai Euroopan unionin lainsäädäntö, tuomioistuimen tai viranomaisen päätös kieltää sen.

Oikeus rajoituksiin. Tietyissä tapauksissa sinulla on myös oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Jos olet esimerkiksi kiistänyt, että sinun henkilötietosi ovat paikkansapitäviä, voit pyytää käsittelyn rajoittamista sellaiseksi ajaksi, että voimme tarkistaa, ovatko henkilötiedot paikkansapitäviä.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus tutustua käsittelemiimme henkilötietoihin strukturoidussa, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos se on teknisesti mahdollista, ja oikeus saada nämä henkilötiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus tietojen siirrettävyyteen koskee henkilötietoja, joita käsitellään automatisoidusti ja jotka perustuvat kanssasi tehtyyn sopimukseen tai suostumukseesi.

Oikeus vastustaa. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Voimme kuitenkin jatkaa tietojesi käsittelyä, jos meillä on käsittelyyn pakottavia oikeutettuja syitä, jotka ovat etujasi tärkeämpiä.

Yhteydenotto ja valitukset

Jos haluat ottaa meihin yhteyttä kysymyksissä tai käyttää oikeuksiasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@mediaflow.com.

Jos sinulla on valitus Mediaflow'n suorittamasta henkilötietojesi käsittelystä, sinulla on oikeus tehdä sellainen valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (https://tietosuoja.fi/).

Jos Mediaflow tekee merkittäviä muutoksia tähän tiedonantoselvitykseen, teemme kohtuullisia toimenpiteitä ilmoittaaksemme sinulle siitä, kuten lähettämällä sinulle sähköpostia ja julkaisemalla ilmoituksen verkkosivustollamme ennen muutosten voimaantuloa. Tämä tietosuojaseloste tarkistetaan vähintään kerran vuodessa, ja mahdolliset muutokset hyväksyvät Mediaflow'n tietosuoja.

Viimeksi päivitetty: 2023-02-10.