GDPR:n mukainen
Rakenna helposti henkilörekisteri, jossa voit yhdistää sopimukset kuviin ja videoihin. Saat ilmoituksen, kun sopimus on päättymässä, ja näet, missä tiedostoa käytetään.
GDPR-hallinta
Käsittele henkilötietoja ja sopimuksia sujuvasti ja turvallisesti. Pyydä suostumus digitaalisen allekirjoituspalvelumme kautta, jolloin saat ilmoituksen, jos tiedostot eivät ole GDPR-hyväksyttyjä.
GDPR-moduulin avulla saata täyden hallinnan siitä, missä tiedostoissa ihmiset näkyvät ja miten tiedostoja voidaan käyttää.
Digitaaliset suostumukset
Kerää uudet suostumukset suoraan tekstiviestillä ja anna vastaanottajan allekirjoittaa pankkitunnuksella tai vahvistuskoodilla.
Integroi työkaluihisi
Integroimalla Mediaflow'n CMS-järjestelmään saat automaattisesti julkaisuhistorian ja voit piilottaa kuvat tai videot automaattisesti, kun linkitetyn suostumuksen voimassolo päättyy.
Yleinen tietosuoja-asetus asettaa korkeat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle. GDPR-moduulimme avulla saatte useita työkaluja, joiden avulla voitte helposti nähdä, mitä suostumuksia on olemassa, kuinka kauan niitä sovelletaan ja missä yhteyksissä voitte käyttää tiedostoja. Kaikki on älykästä ja intuitiivista, joten työkalut integroidaan luonnollisesti päivittäiseen työnkulkuun.
Määritätte itse, ketkä käyttäjistänne pääsevät toimintoihin, mitä oikeuksia heillä on, kuinka kauan ennen sopimuksen päättymistä heitä varoitetaan tiedoston käytöstä ja mitä he saavat tehdä kuvalle, joka ei ole GDPR-hyväksytty. Integraatio mediaportaaleihin ja CMS:ään mahdollistaa tiedostojen automaattisen piilottamisen verkkosivuillasi, kun niiden sopimukset umpeutuvat.
Digitaalisten suostumusten pyytäminen
Voitte helposti pyytää suostumuksia digitaalisen allekirjoituspalvelumme avulla. Kun teette pyynnön Mediaflow’ssa, vastaanottajalle lähetetään tekstiviesti, jonka linkistä vastaanottaja saa sopimuksen suostumusta varten tai mallisopimuksen, johon olette itse muotoilleet tekstin.
Vastaanottaja tarkistaa kaikki tiedot ja allekirjoittaa sitten vahvistuskoodilla, jotka lähetetään tekstiviestillä tai sähköpostitse. Mediaflow tallentaa suostumuksen suoraan digitaalisesti ja tiedostosta tulee GDPR-hyväksytty.
Henkilöiden ja sopimusten hallinta
Mediaflow’n GDPR-välilehden alla luetellaan kaikki järjestelmään kuuluvat henkilöt, joilla on mahdollisuus saada lisätietoja ihmisistä, heidän sopimuksistaan ja siitä, missä tiedostoissa he esiintyvät. Täällä voitte myös muokata, lisätä ja poistaa sopimuksia. Luettelosta näette selvästi, puuttuuko joltain suostumus tai onko sopimus pian päättymässä.
Jos olette ottaneet kasvojentunnistuksen käyttöön, järjestelmä voi ehdottaa kuvissa näkyviä henkilöitä. Teiltä kysytään silloin, haluatteko hyväksyä vai hylätä yhteyden. Huomaa, että tekniikka perustuu algoritmiin, joka auttaa ainoastaan löytämään ihmisiä omaan tiliinne liitettyjen tietojen perusteella eikä mitään tietoja lähetetä kolmansille osapuolille.
Käyttöoppaasta: Suojaa kuvasi GDPR-asetuksen mukaisesti
1. Anna oikeusperusta
On kolme syytä, miksi GDPR-asetusta ei sovelleta tiedostoon: tiedostossa ei ole tunnistettavissa olevia henkilöitä, tiedosto on historiallinen (henkilö on kuollut) tai jos kuva on taiteellinen/journalistinen kuva. Muiden tiedostojen osalta teidän on määritettävä oikeusperusta kuvan tallentamiseen. Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa luetellaan kuusi erilaista oikeusperustaa henkilötietojen tallentamiselle, ja tämän perusteella olemme luoneet muutamia erilaisia vaihtoehtoja, joista voi valita kullekin tiedostolle sopivan:
- Tunnistettavissa olevia henkilöitä (suostumus vaaditaan)
- Tarpeellinen sopimuksen/velvoitteen täyttämiseksi– Tämä tarkoittaa, että teidän on tallennettava tämä tiedosto, jotta voitte suorittaa tehtävän sopimuksen mukaisesti.
- Muu, suostumusta ei tarvita – Kun teidän on tallennettava tiedosto, koska se ”koskee teidän tai kolmannen osapuolen oikeutettua etua” (henkilöstökuvat, markkinointimateriaali tai vastaava).
- Ulkoinen sopimus on olemassa – Kuvat ja tiedostot, jotka sisältävät henkilötietoja, mutta on ostettu sellaisen kuvasopimuksen kautta, joka takaa suostumuksen olemassaolon (esimerkiksi valokuvaajalta tai kuvatoimistolta).
2. Ilmoita henkilöt tiedostossa
Niiden tiedostojen osalta, joihin olette merkinneet ”Tunnistettavia henkilöitä”, teidän on ilmoitettava, ketkä henkilöt kuvassa ovat, jotta järjestelmä voi määrittää, onko suostumus olemassa vai ei.
Jos kasvojentunnistus on käytössä ja tiedosto on kuva, kaikkien kuvassa näkyvien henkilöiden kasvot on jo merkitty ruudulla, jossa lukee ”Tuntematon” tai muuten on manuaalisesti määritettävä merkintäruudulla, missä kohtaa kuvaa henkilö on. Kasvojentunnistuksen avulla voi myös saada ehdotuksia, keitä kuvassa esiintyy. Muuten kyseinen henkilö on helppo valita henkilörekisteristänne tai lisätä uusi henkilö.
3. Todeta että suostumus/sopimus on olemassa
Jotta järjestelmä voi katsoa tiedoston GDPR-hyväksytyksi, on todettava, että tähän on kirjallinen, suullinen tai digitaalinen suostumus kaikilta tiedoston henkilöiltä (ellei ole ilmoitettu jotain muuta oikeusperustaa tai että tämä on historiallinen/taiteellinen/journalistinen kuva). Näin tiedosto tulee välittömästi automaattisesti näkyviin eri kanavissa (jos tämä on valittu asetuksissa), kuten mediaportaaleissanne, verkkotoimittajille, Wordissa, PowerPointissa jne).
Henkilöön linkitettyjä asiakirjoja (kuten skannattuja suostumusasiakirjoja tai esimerkiksi suostumuksen sisältäviä äänitallenteita) on helppo ladata. Voit myös käyttää kätevää digitaalista allekirjoituspalveluamme digitaalisten suostumusten hankkimiseen.
Helppo, skaalautuva ja edullinen
Mediaflow on pilvipalvelu, jota käyttävät tuhannet viestinnän asiantuntijat, sisällöntuottajat ja markkinoijat. Koska palvelu on pilvessä ja sitä on helppo käyttää selaimellasi, se ei myöskään vaadi investointeja laitteistoon, mikä helpottaa aloittamista sekä suurille että pienemmille organisaatioille.