Mikä on mediaportaali? Opas organisaatioille

Mediaportaali mahdollistaa materiaalin kokoamisen, hallinnan ja jakamisen – tavalla, joka on sekä helppokäyttöinen että helposti hallittava.

Mikä on mediaportaali ja miksi sitä käytetään?

Mediaportaali on ulkoinen näkymä, joka on yhdistetty mediapankkiisi (DAM), ja jossa valittu ja hyväksytty materiaali tehdään muiden saataville.

Sen sijaan, että lähetät tiedostoja tai jaat kansioita, luot paikan, josta vastaanottaja voi itse löytää ja ladata oikean sisällön – suoraan lähteestä. Kyse ei siis ole siitä, mitä jaat, vaan siitä, miten teet sen saataville.

Haluatko nähdä, miltä se näyttää käytännössä? Näin IKEA on päättänyt toteuttaa sen.

Miksi sähköposti, linkit tai kansiot eivät riitä?

Monet organisaatiot aloittavat yksinkertaisilla ratkaisuilla. Jonkin ajan kuluttua toistuu kuitenkin sama ilmiö: tiedostoja jaetaan eteenpäin ilman hallintaa, versiot menevät sekaisin ja sisältö jää elämään, vaikka se pitäisi korvata.

Puuttuva tekijä on yhteinen lähde, jossa sisältö on aina ajantasaista, hyväksyttyä ja käyttövalmista.

Tiedostojen hallinnasta sisällön jakeluun

Mediaportaali muuttaa toimintatapaa perustavanlaatuisesti. Sen sijaan, että hallitset yksittäisiä tiedostoja, luot virran, jossa sisältö on jo valmiiksi saatavilla.

Käytännössä työskentelet mediapankissasi (DAM), valitset, mikä materiaali näkyy ulospäin, ja annat vastaanottajan hakea tarvitsemansa itse. Tämä poistaa manuaalisia vaiheita ja varmistaa, että sisältöä käytetään aina oikeasta lähteestä.

Täysi hallinta – myös ulkoisessa käytössä

Ulkoiseen jakamiseen liittyy usein huoli hallinnan menettämisestä. Koska mediaportaali on suoraan yhteydessä mediapankkiin, hallinta säilyy kuitenkin keskitettynä.

Voit määrittää, mitä näytetään, kenelle ja millä ehdoilla. Yhteys alkuperäiseen tiedostoon säilyy, mikä tarkoittaa, että päivitykset näkyvät heti eikä vanhoja versioita jää kiertämään.

Et siis pelkästään jaa sisältöä – ohjaat myös sitä, miten sitä käytetään ja miten se koetaan.