Katarina Ladenfors
När du arbetar med personuppgifter och GDPR i video finns många saker att tänka på. Här får du tipsen på hur du undviker de vanligaste GDPR-misstagen i dina filmer.
Katarina Ladenfors är advokat och partner på Marlaw där hon är specialiserad på immaterialrätt och integritetskyddsjuridik. Hon är ett av de tyngsta namnen i Sverige när det kommer till frågor om GDPR och kommer, med start nu, att regelbundet blogga för Mediaflow gällande förändringar, tips och viktiga frågor kopplat till Dataskyddsförordningen. Här svarar Katarina på några av de vanligaste frågorna kring personuppgifter i video.
Om vi utgår ifrån att videon inte är en privat video för att visa familjesemestern utan en video som ska användas av en myndighet eller ett företag finns det flera aspekter att tänka på.
Dataskyddsförordningen, eller GDPR som förordningen kallas i dagligt tal, uppställer krav på all behandling av personuppgifter. Att avbilda en person genom film eller foto är en behandling av personuppgifter. Personuppgifter är nämligen all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Det kan röra sig om ett namn, en adress eller ett personnummer. Även film och ljudinspelningar som lagras digitalt kan vara personuppgifter oavsett om det nämns namn eller inte i inspelningen.
Jo, det innebär att du måste säkerställa att de som är med i filmen har fått information om hur ni behandlar personuppgifterna, det vill säga bilderna i filmen. För att uppfylla informationskraven måste den vars personuppgifter behandlas få all den information som GDPR kräver. Det är utförlig information som krävs om bland annat ändamålet med behandlingen och hur länge uppgifterna ska lagras. Utöver kravet på information innebär GDPR att ni som organisation måste fastställa en laglig grund för behandlingen. Grunden kan vara avtal att medverka. I avtalet bygger ni lämpligen in alla de informationskrav som GDPR uppställer.
Det finns flera fallgropar när det gäller vilken laglig grund som ska användas. En sådan är att ett samtycke används istället för ett avtal. Ett samtycke ska enligt GDPR vara lika lätt att ge som att återkalla och om syftet är att filmen ska användas under flera år och ligga uppe på webbplatsen kan det vara opraktiskt med ett samtycke som en medverkande återkallar. Det kan också vara så att ett samtycke är en olämplig rättslig grund om den som samtycker är i beroendeställning till den som ska använda videon, exempelvis en person i ett anställningsförhållande.
En annan fallgrop är att organisationen inte uppmärksammar att GDPR gäller på samma sätt för anställda som externa medverkande.
Ytterligare en fallgrop är att glömma bort annan lagstiftning som kan bli aktuell. Det kan finnas upphovsrätt som behöver regleras om det är en extern part som anlitats för att skapa filmen. Slutligen kan lagen om namn och bild i reklam bli tillämplig som filmen används som reklam eller om det är en film för rekrytering. Vid rekryteringsannonsering gäller lagen om namn och bild i reklam oavsett om avsändaren är en myndighet eller ett företag och oavsett om den som medverkar är anställd eller extern.
Min rekommendation är att skapa en rutin för bild och film som kan användas som vägledning inom organisationen. Den bör bland annat innehålla vägledning för vilken rättslig grund som ska användas, hur information ska ges och hur upphovsrätten ska hanteras. Den ska också kunna visas upp om tillsynsmyndigheten IMY vill se hur organisationen behandlar personuppgifter inom kommunikation. Ett grundläggande krav enligt GDPR är att organisationen ska dokumentera hur GDPR efterlevs och kommunikation är ofta ett område som glöms bort.
Mediaflow är en molnbaserad tjänst för ditt arbetsflöde med bilder, video och dokument. Med kraftfulla GDPR-verktyg, automatisk undertextning av filmer och smidig delning av filer kan du kapa flera andra tjänster och ha allt samlat på en plattform. Boka en demonstration för att se hur din organisation kan arbeta effektivare med Mediaflow.
Det finns flera aspekter att tänka på när det gäller AI och bilder; vad innebär det att ladda upp eget material i AI-databaser? Vad ger man för rättigheter till databasen och finns det risker ur ett GDPR-perspektiv om materialet innehåller bilder på människor?
Det och mycket mer får du lära dig i kursen Bildjuridik – bilder, film och GDPR som ges av advokatfirman MarLaw. Läs mer och anmäl dig här: Länk: https://marlaw.se/bildjuridik-bilder-video-och-gdpr/
Vi tror på att förena människor, idéer och innehåll. Att vi kan förbättra kreativa samarbeten genom bättre arbetsflöden och struktur som frigör tid och kreativitet. Med en ny grafisk profil blir det tydligare att vi är en plattform som kopplar ihop filer, användare och produktion.
EU:s nya förordning om artificiell intelligens – AI-förordningen – har nu antagits och börjat tillämpas stegvis med fullt genomslag från 2026 och 2027. Målet är att skapa tydliga regler för hur AI får användas – särskilt när det handlar om innehåll som påverkar människor visuellt eller känslomässigt. Transparens står i centrum: det ska vara tydligt för mottagaren när innehåll är skapat eller redigerat av AI.
Klockan är 15.42 en fredag och du letar febrilt efter den där bilden till nyhetsbrevet som ska gå ut innan du kan ta helg. Du vet att den finns någonstans, kanske i en mapp på servern, kanske i ett mejl från en kollega, kanske i en version 3 som du inte döpt själv. Till slut får du inse att du inte kommer hitta den, du kommer få använda en annan bild, en som är okej men inte mer. Du sparar, skickar och hoppas att ingen märker att det inte blev som du tänkt.