Overhold GDPR med letthet
Bygg enkelt opp et personregister der avtaler knyttes til bilder og videoer. Bli advart når avtalen er i ferd med å utløpe og se hvor filen brukes.
GDPR-modul for bildebank i Mediaflow
Med Mediaflows DAM-system kan du enkelt og sikkert håndtere personopplysninger og avtaler gjennom vår tilleggsmodul. Du kan innhente samtykke via vår digitale signeringstjeneste og få advarsler hvis filer ikke er GDPR-godkjente. Med GDPR-modulen får du full oversikt over hvilke filer personer finnes i, og hvordan filene kan brukes. Og mye mer.
Digitale samtykker
Hent nye samtykker og tillatelser for bilder via SMS direkte, og la mottakeren signere med BankID eller ved bruk av en verifikasjonskode.
Integrasjon med CMS
Ved å integrere Mediaflow med ditt CMS, får du automatisk publiseringshistorikk og kan velge å automatisk skjule bilder eller videoer når en tilknyttet samtykkeperiode utløper.
Administrer bildelisenser og samtykker ved hjelp av våre GDPR-verktøy
Personvernforordningen stiller strenge krav til behandling av personopplysninger. Med Mediaflows GDPR-modul får du flere verktøy som hjelper deg med å enkelt se hvilke samtykker som eksisterer, hvor lenge de gjelder og hvor i din markedsføring du kan bruke filene i din bildebank. Alt er smart og intuitivt lagt opp slik at GDPR-verktøyene naturlig integreres i den daglige arbeidsflyten.
Du setter selv opp hvilke brukere som skal få tilgang til funksjonene, hvilke rettigheter de skal ha, hvor lenge før en avtale utløper de skal få advarsel om å bruke en fil, og hva de har lov til å gjøre med et bilde som ikke er GDPR-godkjent. Koblingen til medieportalene og integrasjonen med CMS gjør at filer automatisk kan skjules på egne nettsider når samtykkeavtalene utløper.
Digital og sikker samtykkefunksjon
Du kan enkelt innhente samtykker og tillatelser for bildepublisering ved hjelp av vår digitale signeringstjeneste.
Når du sender en forespørsel fra Mediaflow, blir det sendt en SMS med en lenke der mottakeren får en avtale for samtykke eller modellkontrakt, som du selv har utformet teksten på. Mottakeren sjekker all informasjon og signerer deretter med sin mobile BankID eller ved hjelp av en verifikasjonskode som sendes via SMS eller e-post. Mediaflow lagrer samtykket digitalt, og filen i bildebanken blir deretter godkjent for bruk i markedsføringen i samsvar med GDPR.
Håndter personer og avtaler
Under GDPR-fanen i Mediaflow er det en liste over alle personene som er registrert i systemet, med muligheten til å få mer informasjon om personene, avtalene deres og hvilke filer de er tilknyttet.
Her kan du også redigere, legge til og fjerne avtaler. I listen ser du tydelig om noen mangler samtykke eller har en avtale som snart utløper.
Hva sier GDPR om bilder?
1. Oppgi lovlig grunn
Det finnes tre årsaker til hvorfor en fil ikke berøres av GDPR; filen avbilder ingen identifierbare personer, filen er historisk (avbilder en avliden person) eller filen er et kunstnerlig/journalistisk bilde. For øvrige filer må dere oppgi hvilken lovlig grunn dere har for å kunne lagre bildet. Artikkel 6 i Personvernforordningen lister de seks lovlige grunnene som finnes for å få lagre en personopplysning og utifra dette har Mediaflow skapt alternativer for hver fil:
- Identifierbare personer finnes (tillatelse kreves)
- Nødvendig for å fullgjøre avtale/forpliktelse – Dette innebærer at dere må lagre filen for å kunne utføre deres oppdrag iht. avtale(r).
- Øvrig, samtykke behøves ikke – Når dere må lagre filen for at det ”berører dere eller en tredje parts rettmessige interesser” (personalbilder, markedsmateriale, og lignende).
- Ekstern avtale finnes – For bilder og filer som riktignok inneholder person-opplysninger, men som er innkjøpt via bildeavtale med for eksempel fotograf eller bildebyrå, hvilket garanterer at samtykke allerede finnes.
2. Oppgi personer i filen
For de filer som dere har oppgitt ”Identifierbare personer finnes”, må dere oppgi hvilke personer som finnes med i filen for at systemet skal kunne avgjøre om det finnes et samtykke eller ikke.
Om ansiktsgjenkjenningen er aktivert og filen er et bilde, kommer ansiktet på samtlige personer i bildet allerede å være markert med en rute der det står ”Ukjent”. I motsatt tilfelle må man oppgi manuelt hvor i bildet personen finnes gjennom å gjøre en markeringsrute. Med ansiktsgjenkjenning kan man også få forslag på hvem bildet forestiller, ellers går det enkelt å velge en eksisterende person i deres personregister, eller legge til en ny person.
3. Oppgi tillatelse/avtale
For at en fil skal anses å være GDPR-godkjent av systemet må man oppgi at det finnes en skriftlig, muntlig eller digital tillatelse, for samtlige personer i filen (om man ikke har oppgitt noen annen lovlig grunn eller at det er et historisk, kunstnerlig eller journalistisk bilde). Dermed kommer filen automatisk til å bli synlig umiddelbart i ulike kanaler (om man har oppgitt det under innstillingene) som for eksempel i deres medieportaler, for webredaktører, i program som Word, PowerPoint, etc.
Det går enkelt å laste opp dokument, for eksempel innskannede godkjenningsdokumenter eller eksempelvis lydinnspillinger med tillatelse, som knyttes til personen. Du kan også bruke vår digitale signeringstjeneste for å hente inn digitale samtykker.
Enkelt, skalerbart og prisverdig
Mediaflow er en svensk skytjeneste som brukes av tusenvis av kommunikatører, kreatører, webredaktører og markedsførere. Da tjenesten er i skyen og lett tilgjengelig via nettleseren din, kreves det heller ingen investering i maskinvare, noe som gjør at både små og store organisasjoner enkelt og raskt kan komme i gang.