Många organisationer producerar mer innehåll än någonsin tidigare. Bilder, video, dokument, kampanjmaterial och presentationsfiler skapas varje dag av olika team i organisationen. Men när innehållet sprids i olika system, mappar och verktyg blir det svårt att ha kontroll över vad som finns, vem som använder det och vilken version som är aktuell.
Det är här content governance kommer in. Content governance handlar om att skapa struktur, ansvar och riktlinjer för hur organisationens innehåll hanteras – från skapande till användning och arkivering.
I den här artikeln går vi igenom vad content governance är, varför det är viktigt och hur organisationer kan arbeta mer strukturerat med sitt innehåll.
Content governance kan översättas till innehållsstyrning.
Det handlar om att definiera hur organisationen ska hantera sitt innehåll genom hela livscykeln:
Målet är att säkerställa att organisationens innehåll är korrekt, tillgängligt och används på rätt sätt.
Content governance är därför inte bara en fråga om teknik – utan om processer, struktur och ansvar.
I många organisationer produceras innehåll av flera olika team, som marknad, kommunikation, HR, produktteam och externa byråer. Utan tydliga strukturer blir innehåll ofta svårt att hitta, flera versioner av samma material cirkulerar, och det uppstår osäkerhet kring vad som faktiskt är aktuellt. Det är också vanligt att material används felaktigt samtidigt som manuellt arbete tar onödigt mycket tid.
När organisationen växer blir dessa utmaningar ännu tydligare. Med en tydlig strategi för content governance kan organisationer skapa bättre kontroll över sitt innehåll och samtidigt göra det enklare att arbeta effektivt.
Många organisationer har redan riktlinjer för kommunikation och varumärke. Men content governance handlar om mer än bara policyer. För att innehållsstyrning ska fungera i praktiken behövs tre saker:
Det behöver vara tydligt vem som ansvarar för olika typer av innehåll, vem som får publicera eller uppdatera material och vem som ansvarar för kvalitet och uppföljning.
När ansvarsfördelningen är tydlig minskar risken för att innehåll faller mellan olika team.
Organisationer behöver en gemensam struktur för hur innehåll lagras och kategoriseras. Det kan handla om metadata, kategorier, projekt- eller kampanjstruktur samt versionshantering.
När innehåll organiseras på ett konsekvent sätt blir det mycket enklare att hitta och återanvända material.
Även med tydliga riktlinjer blir innehållsstyrning svår om materialet ligger utspritt i olika system. Därför väljer många organisationer att använda en Digital Asset Management-plattform (DAM) för att samla och organisera sitt innehåll.
En DAM-plattform gör det möjligt att samla bilder, video och dokument i ett gemensamt bibliotek, organisera material med metadata, styra åtkomst och användning samt säkerställa att rätt version används.
På så sätt blir det enklare att omsätta content governance i praktiken.
Att införa content governance behöver inte vara ett stort projekt från början. Många organisationer börjar med några enkla steg:
Vilka typer av innehåll finns och var lagras de idag?
Finns det exempelvis problem med versioner, struktur eller tillgång till material?
Bestäm vilka team eller roller som ansvarar för olika typer av innehåll.
Bestäm hur innehåll ska organiseras så att det blir enkelt att hitta.
Ett centralt system gör det mycket enklare att arbeta konsekvent.
När organisationer arbetar strukturerat med content governance blir det lättare att hålla ordning på sitt innehåll. Team kan snabbt hitta rätt material, återanvända innehåll och arbeta mer effektivt i sina projekt.
Samtidigt minskar risken för att fel material används eller att innehåll försvinner i olika system. Det gör content governance till en viktig del av hur organisationer kan arbeta mer strukturerat med sitt innehåll – både idag och i framtiden.
Ett vanligt problem för många som arbetar i Photoshop är att själva skapandet sker i ett verktyg, medan underlaget finns någon helt annanstans. Mediaflows Photoshop-integration gör det möjligt att samla hela det flödet i ett och samma arbetssteg.
Ett problem som många som arbetar med bilder och andra mediafiler stöter på, är att om man förlitar sig för mycket på manuella arbetssätt så är det svårt att komma in som en ny användare. Hur hittar man snabbt rätt i menyer och mappsystem som kanske inte följer den logiken som känns naturlig för dig?
Alla som jobbar med bilder har varit där. Du vet precis vilken bild du letar efter, men kan inte minnas filnamn, var i mappstrukturen den finns eller vilka taggar som användes. Du minns motivet, känslan, kanske färgerna. Men det räcker sällan i traditionella sökfält.