Kätevä lataaminen
Mediaflow tukee yli 100:a eri tiedostomuotoa. Tiedostoja voi ladata helposti vetämällä ja pudottamalla, selaamalla tiedostoja tietokoneella tai FTP:n kautta. Metatiedot, kuten XMP, IPTC, Exif (sis. geodata), sisältyvät automaattisesti. Voitte myös linkittää videoita ulkoisista lähteistä, kuten Youtubesta ja Vimeosta sekä käsitellä niitä tavallisina tiedostoina, jotka on ladattu järjestelmään.
Organisaatiollenne räätälöity kansiorakenne
Jokainen organisaatio on ainutlaatuinen, ja siksi Mediaflowin kansiorakenne on täysin muokattavissa ja sisältää rajoittamattoman määrän kansioita ja alikansioiden tasoja. Järjestelmänvalvojat luovat ja mukauttavat mediakirjaston itse ja voivat kunkin kansion osalta valita erilaisia lajittelu- ja näyttöasetuksia. On myös mahdollista tuoda valmis kansiorakenne, kun Mediaflow otetaan käyttöön.
Toisin kuin tavanomainen tallennustila, Mediaflow’n kansiorakenne on virtuaalinen, mikä tarkoittaa, että tiedosto voidaan sijoittaa lukuisiin kansioihin vaikuttamatta tallennustilaan tai kaksoiskappaleiden luomiseen.
Yhteiset ja yksityiset työtilat
Sen tiedostotilan lisäksi, jossa jaatte yhteisen kansiorakenteen ja luotte mediakirjastonne, jokaiselle käyttäjälle on myös yksityinen tiedostotila. Sitä voidaan käyttää omiin projekteihin tai työnkulussa, jossa tiedostot ovat työstettävänä eivätkä välttämättä vielä näy muille.
Älykkäät erikoiskansiot
Mediaflow’ssa on pikakuvakkeita automaattisesti luotuihin erikoiskansioihin, jotka helpottavat mediakirjaston tiedostojen löytämistä: uudet tiedostot, lataamani tiedostot, lähettämäni tiedostot, tiedostot, jotka eivät kuulu mihinkään kansioon, tiedostot, joista puuttuu avainsanoja, epäillyt kaksoiskappaleet, lisenssioikeuksienmukaan lajitellut tiedostot ja GDPR-tilan mukaan lajitellut tiedostot (lue lisää GDPR:stä täältä).
Tiedostojenne lisenssioikeuksien täysi seuranta
Mediaflow tukee tiedostojen käyttöoikeuksien/lisenssioikeuksien tallentamista. Voitte antaa valokuvaajan yhteystiedot ja tiedostoa koskevat käyttöoikeudet. Voitte myös antaa tietoja kuvan mallitilasta (koskee tunnistettavia henkilöitä).
Määräaikaiset oikeudet
Voitte myös asettaa määräaikaisia oikeuksia ja määrittää ajan, jolloin teillä on oikeus käyttää kuvaa. Jos tiedostolla on määräaikaisia oikeuksia ja lisenssi on vanhentunut, näyttöön tulee varoitus, kun joku yrittää ladata tiedoston.
Tiedostojen käytön seuraaminen
Mediaflow’ssa voitte kerätä tietoja tiedoston sisällöstä (metatiedot) ja sen lisäksi tallentaa tiedot siitä, milloin, missä ja miten tiedostoa on käytetty. Jos esimerkiksi etsitte kuvia esitteeseen ja haluatte tietää, mitä kuvia on käytetty aiemmin ja missä, voitte tarkistaa tämän Mediaflow’ssa.
Jos kuva ladataan jonkin CMS-integraatiomme kautta, tiedot käytöstä rekisteröidään automaattisesti. Jos verkkotoimittaja asettaa kuvan Optimizelyssa (EpiServer) integraation kautta, voitte sitten nähdä tiedot siitä Mediaflow’ssa ja myös seurata linkkiä suoraan sivulle.
Voitte myös aktivoida välttämättömän tarkistuksen lataamalla ryhmätasolla tai kansiotasolla kuten Mediaflow-portaalissanne. Se, miten tiedostoa on käytetty, voidaan kirjoittaa myös manuaalisesti.
Versionhallinta ja automaattinen kaksoiskappaleiden tunnistus
Mediaflow käyttää älykästä sisältöpohjaista vertailualgoritmia mediatiedostoihin ja myös pdf-tiedostoihin. Kun tiedosto ladataan, sitä verrataan automaattisesti kaikkiin järjestelmän tiedostoihin ja jos tiedostoa arvioidaan täsmälleen samalla tavalla kuin olemassa olevaa tiedostoa, kaksoiskappaletta ei luoda tarpeettomasti. Tunnistus ei toisin sanoen perustu tiedoston nimeen, vaan tiedoston tietosisältöön.
Yksittäisessä tiedostossa voi olla liitettynä useita tiedostoja, niin kutsuttuja versioita. Esimerkiksi sinulla voi olla RAW-tiedosto kamerasta, käsitelty versio ja rajattu versio yhdistettynä samaan tiedostoon. Myös näin voidaan välttää kaksoiskappaleet ja siten jopa tarpeettomat tiedot. Voitte yhdistää useita tiedostoja manuaalisesti tiedoston versioihin.
Avainsanat ja indeksointi (metatiedot)
Hyvän kansiorakenteen lisäksi hakusanat ja muut metatiedot tiedostoista ovat ratkaisevia tiedostojen löytämisessä. Siksi Mediaflow’lla on tehokkaita ja kehittyneitä työkaluja tähän.
Tuonti
Kun lataatte tiedostoja, tiedostoihin (XMP, IPTC, EXIF sis. geodata) kapseloidut metatiedot lähetetään automaattisesti, joten tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen. Kaikki kameran geotagging- ja valotustiedoista aina avainsanoihin ja luokituksiin, jotka valokuvaaja on määritellyt esimerkiksi Adobe Bridgessä tai Lightroomissa, tuodaan automaattisesti.
Älykäs manuaalinen indeksointi
Kun syötätte avainsanoja manuaalisesti Mediaflow’hun, työn helpottamiseksi on olemassa älykkäitä työkaluja. Sanakirja ehdottaa automaattisesti useimpia suomenkielisiä monikkomuotoja. Lisäksi saatte synonyymiehdotuksia. Voitte luonnollisesti indeksoida useita tiedostoja samanaikaisesti. Jos kirjoitatte esimerkiksi ”koira”, saatte ehdotuksen ”koirat” ja myös ”eläimet”.
Automaattinen indeksointi
Automaattinen indeksointi säästää manuaalista työtä lisäämällä avainsanoja automaattisesti kaikkiin kansioon sijoitettuihin tai tietyn käyttäjän lataamiin tiedostoihin.
Älykäs hakutoiminto
Avainsanojen tai tiedostonimien etsimisen lisäksi voitte rajoittaa ja tarkentaa hakua useilla parametreilla, kuten tiedostotyypillä, kansiovaihtoehdoilla ja monilla muilla erityisominaisuuksilla. Voitte esimerkiksi etsiä kaikkia tiedostoja, jotka sisältävät lauseen ”syntymä” tietyssä kansiossa, mukaan lukien kansion alikansiot, jotka on ladattu tietyn päivämäärän jälkeen.
Voitte etsiä yhdistettyjä sanoja/lauseita ja sanojen osia. Kun kirjoitatte pikahakukenttään, saatte heti ehdotuksia avainsanoista ja kansioista, jotka vastaavat kirjoittamaanne.
Metatietojen pikahaun lisäksi voitte etsiä tekstisisältöä asiakirjoista (PDF, Word, Excel, PowerPoint ja tekstitiedostot) hakutoiminnolla.