Smidig uppladdning
Mediaflow stödjer över 100 olika filformat. Du laddar enkelt upp genom dra-och-släpp, bläddra efter filen på datorn eller via FTP.
Metadata som XMP, IPTC, Exif (inkl. geodata) följer automatiskt med. Du kan även länka in videor från externa källor som Youtube och Vimeo och hantera dem som vanliga filer uppladdade i systemet.
Mappstruktur skräddarsydd för er organisation
Varje organisation är unik och därför är mappstrukturen i Mediaflow helt anpassningsbar och obegränsad i antal mappar och nivåer av undermappar.
Administratörerna skapar och anpassar mediabiblioteket själva och kan, för varje mapp, välja olika sorterings- och visningsinställningar. Ni kan också importera en färdig mappstruktur när ni startar upp ert Mediaflow.
Till skillnad från en konventionell lagring är mappstrukturen i Mediaflow virtuell vilket innebär att en fil kan placeras i flera mappar utan att påverka lagringen eller skapa dubbletter.
Gemensamma och privata arbetsytor
Förutom filytan där ni delar en gemensam mappstruktur och skapar ert mediabibliotek så har varje användare även en privat filyta. Den kan användas för egna projekt eller i ett arbetsflöde där filer är under arbete och ännu inte får synas för andra.
Smarta specialmappar
I Mediaflow finns det genvägar till automatiskt skapade specialmappar som gör det lättare att hitta bland filerna i ert mediabibliotek: nyinkomna filer, mina hämtade filer, mina uppladdade filer, filer som inte tillhör någon mapp, filer som saknar sökord, misstänkta dubbletter, filer sorterade efter licensrättigheter och filer sorterade efter GDPR-status (läs mer om GDPR här).
Full koll på licensrättigheter till era filer
I Mediaflow har ni koll på vilka användningsrättigheter/licensrättigheter som finns för filerna.
Ange kontaktinformation till fotografen och vilken användningsrätt som gäller för filen. Ni kan även ange information om modelltillstånd för bilden (gäller vid identifierbara människor).
Tidsbegränsade rättigheter
Ni kan sätta tidsbegränsade rättigheter och ange en tidsperiod då ni har rätt att använda bilden. Om det finns tidsbegränsade rättigheter till en fil och licensen har gått ut, visar Mediaflow en varning om någon försöker ladda ner filen.
Koll på hur era filer används
I Mediaflow kan du utöver att samla information om innehållet i filen (metadata) även lagra information om när, var och hur filen faktiskt har använts.
Om du till exempel letar efter bilder till en broschyr och vill veta vilka bilder som har använts förut och var, så kan du se detta i Mediaflow genom att arbeta med att redovisa hur filer används.
När en bild hämtas via en av våra CMS-integrationer registreras information om användningen automatiskt. Om en webbredaktör placerar en bild i Optimizely (EpiServer) via integrationen så kommer ni sedan kunna se information om det i Mediaflow och även följa en länk direkt till sidan.
Ni kan aktivera tvingande redovisning vid nedladdning på gruppnivå eller mappnivå såväl som i er Mediaflow Portal. Hur filen använts kan också skrivas in manuellt.
Versionshantering och automatisk dubblettdetektering
Mediaflow använder en intelligent innehållsbaserad jämförelsealgoritm för mediafiler och även pdf-filer.
När en fil laddas upp jämförs den automatiskt mot samtliga filer i systemet och om filen bedöms exakt likadan som en befintlig fil så skapas inte en dubblett i onödan. Matchningen är med andra ord inte baserad på filnamnet, utan filens datainnehåll.
En enskild fil kan ha flera filer, så kallade versioner. Exempelvis kan du ha RAW-filen från kameran, en retuscherad version och en beskuren version i en och samma fil. Även detta är ett sätt att undvika dubbletter och redundant information. Ni kan manuellt slå ihop flera filer till versioner av en fil.
Sökord och indexering (metadata)
Förutom en bra mappstruktur är sökord och annan metadata om filerna avgörande för att kunna hitta bland era filer. Därför har Mediaflow kraftfulla och avancerade verktyg för detta.
Import
När du laddar upp filer överförs automatiskt metadata i filerna (XMP, IPTC, EXIF inkl. geodata) så ni slipper mata in den informationen manuellt. Allt från geotaggning och exponeringsdata från kameran till de sökord och rating som fotografen har angivit i exempelvis Adobe Bridge eller Lightroom importeras automatiskt.
Smart manuell indexering
När du matar in sökord manuellt i Mediaflow finns det smarta verktyg för att underlätta ditt arbete. En ordbok föreslår automatiskt de flesta pluralformerna i svenska språket. Dessutom får du förslag på synonymer. Självklart kan du indexera flera filer samtidigt. Skriver du exempelvis ”hund” så föreslås ”hundar” och även ”djur”.
Autoindexering
Autoindexering sparar manuellt arbete genom att automatiskt lägga till sökord till samtliga filer som placeras i en mapp eller som laddas upp av en specifik användare.
Smart sökfunktion
Förutom att söka på sökord eller filnamn kan du begränsa och förfina din sökning genom ett stort antal parametrar som filtyp, mappalternativ och många andra specifika egenskaper.
Du kan till exempel söka på alla filer som innehåller frasen ”födelse” i en specifik mapp inklusive mappens undermappar som är uppladdade efter ett visst datum. Du kan söka på sammansatta ord/fraser och delar av ord. När du skriver i snabbsökfältet får du direkt förslag på sökord och mappar som matchar det du skriver.
Utöver snabbsökning av metadata kan du även använda sökfunktionen för att söka på textinnehåll i dokument (PDF, Word, Excel, PowerPoint och textfiler).