Visste du att med Mediaflows DAM-system behöver du inte bekymra dig över att du har flera olika versioner av en fil utspridda i plattformen? I den här artikeln ska vi titta på hur du bemästrar versionshanteringen och hur du kan öppna filer i dina favoritprogram direkt ifrån Mediaflow och spara dem som nya versioner.
När du laddar upp en fil till Mediaflow analyseras innehållet automatiskt för att avgöra om det redan finns en likadan fil i systemet. Denna jämförelse sker helt automatiskt i bakgrunden och påverkas bara av innehållet i filen. Det spelar alltså ingen roll vad den heter. Om det finns en likadan fil i mappen frågar Mediaflow om du vill skapa en ny version. Då får den befintliga filen en ny aktiv version och uppdateras i alla mappar och portaler där den ligger.
Om systemet istället upptäcker att det redan finns en likadan fil i någon annan mapp så laddas den nya filen inte upp igen utan istället skapas en ny virtuell kopia på den nya platsen. Det innebär att trots att den nu finns i flera mappar så tar den inte mer av ditt lagringsutrymme.
Systemet upptäcker bara filer som är helt identiska. Det betyder att om du laddar ner och förändrar något i en bild och sen laddar upp den igen så kommer systemet tolka den som en ny unik fil. För att undvika oreda i dina mappar kan du därför manuellt välja att slå ihop flera filer som versioner istället. Markera filerna, högerklicka på dem och välj Versioner/Slå samman till en fil.
Ett bra exempel på hur du kan använda det här är när du har ett foto i både råformat och i en justerad jpeg-version. Då kan du spara dem tillsammans i en fil och välja att Jpeg-versionen ska vara aktiv. På det sättet behöver du bara tagga en enda fil med sökord och du får ett mer överskådligt mappsystem.
I ditt Mediaflow-konto finns en mapp som heter Filer med samma namn (den hette tidigare Dubbletter). Där hamnar filer som har samma filnamn som en annan fil i systemet. Det är en bra hjälp för dig att hitta filer som kan sammanfogas eller döpas om för att bli tydligare.
En fil som innehåller versioner har en liten ikon på tumnagelbilden. Öppna versionsfliken för att titta närmare på dem. Här kan du välja aktiv version eller ta bort gamla versioner som blivit inaktuella.
Eftersom alla ändringar sparas överallt där filen ligger kan du släppa funderingar på om du eller dina kollegor har inaktuella versioner lokalt på era datorer.
Om du vill slippa ladda ner en fil som du vill redigera lokalt finns ett smidigt sätt att spara tid på. Med vårt kostnadsfria plugin Öppna/Spara kan du som är Pro-användare istället öppna filen i valfritt program direkt i Mediaflow. Ladda ner och installera pluginprogrammet på datorn och sen kan du Öppna och Redigera genom att högerklicka på din fil i Mediaflow. Då väljer du själv vilket program du vill öppna filen i. När du har redigerat klart sparar du som vanligt. Då öppnas en dialogruta där du väljer att antingen spara den som en aktiv eller en inaktiv version.
På det här sättet kan du hålla koll på din mappstruktur och dina filer, både i Mediaflow och på datorn. Filerna sparas i en tillfällig mapp på din dator när du arbetar med dem och försvinner när du startar om pluginet eller manuellt väljer att rensa listan i menyn.
För fler tips om hur Mediaflow kan hjälpa dig att förbättra och förenkla ditt arbete, finns fler tips i vår blogg.
Mediaflow är en molnbaserad tjänst för ditt arbetsflöde med bilder, video och dokument. Med kraftfulla GDPR-verktyg, automatisk undertextning av filmer och smidig delning av filer kan du kapa flera andra tjänster och ha allt samlat på en plattform. Boka en demonstration för att se hur din organisation kan arbeta effektivare med Mediaflow.
Att publicera innehåll i olika kanaler ska vara snabbt och smidigt. Därför har vi på Mediaflow lagt mycket krut på att bygga smarta integrationer mot verktyg du redan använder. Oavsett om det handlar om CMS, Microsoft Office eller Adobe InDesign så är resultatet mindre manuellt arbete, färre misstag och mer tid över till det som faktiskt gör skillnad.
Att använda bilder är en självklarhet online, men för personer med synnedsättning är beskrivande alt-texter avgörande för att förstå vad en bild föreställer och fyller för funktion. I Mediaflow behöver du inte lägga tid på att skriva dem manuellt utan kan skapa dem automatiskt.
Att tillgänglighetsanpassa video är inte längre bara en fråga för offentliga verksamheter – i sommar skärps lagstiftningen till att även omfatta vissa privata företag och tjänster. I vårt senaste webinar delar Mikael Hellman från Malmö stad med sig av sina erfarenheter och konkreta tips så att ni kan förbereda er inför det nya Tillgänglighetsdirektivet.