For å tilpasse Mediaflow etter deres organisasjon og gjøre arbeidet enklere og smidigere for medarbeiderne, stiller dere inn de rettigheter som skal gjelde for de ulike gruppene. Eksempler på rettigheter kan være å laste opp/ned filer, tvinge visning ved nedlasting, indeksere filer, slette filer eller administrere brukere og grupper.
En administratør har rett å legge til og redigere grupper samt stille inn deres rettigheter. Dette kan gjøres på tre ulike nivåer:
Forhåndsdefinierte nedlastingsformat sparer både tid og gjør det enklere for brukere som ikke har vane med grafiske verktøy. På et øyeblikk skapes bilder i korrekte formater. Administratørene stiller inn hvilke bildeformat som organisasjonen behøver.
Ferdige format er en måte å definiere maler på for hvordan et bilde skal skaleres og beskjæres ved nedlasting og publisering. Et ferdig nedlastingsformat inneholder parametre som pikselstørrelse, fargeprofil, komprimering og filformat. Dere kan på forhånd bestemme om et bilde skal beskjæres eller ikke, og til hvilken størrelse og oppløsning. Dette er meget fordelaktig i våre CMS-integrasjoner ettersom størrelsene på innleggene ofte er forhåndsbestemte ved publisering til for eksempel Sitevision, Episerver eller andre kjente CMS-verktøy.
For å underlette behandlingen av bilder og filer, og hjelpe dere med å etterleve den nye personvernsforordningen, finnes det smarte og brukervennlige funksjoner i vår populære GDPR-modul.
Med hjelp av disse smarte verktøyene kan dere ha full kontroll på:
Hvilken lovlig grunn filen har
Om filen inneholder identifierbare personer, om den er nødvendig for å fullføre en avtale eller forpliktelse, om samtykke behøves, eller om en ekstern avtale finnes.
Hvilke personer som synes i filen
Opprett et personregister som viser koplinger mellom personer og filer. Mediaflows ansiktsgjenkjenning finner automatisk personer i fotobilder. Ved hjelp vår modul GDPR+ kan systemet også foreslå hvem personen på bilde ligner. Sistnevnte forutsetter at personen(e) fra før av finnes innlagt i vårt personregister med ett eller flere bilder.
Samtykke og avtaler
Ha full kontroll på samtykker, modellavtaler, og koplinger til eventuelle øvrige avtaledokument. Dere kan innhente samtykke digitalt fra plattformen via vår digitale signeringstjeneste som f. eks. sms, e-post, eller BankID*.
*Under opprettelse i Norge, kommer innen kort tid.
Håndter personopplysninger og avtaler på en smidig og sikker måte. Innhent samtykke via vår digitale signeringstjeneste og få advarsel på filer som ikke er GDPR-godkjente i dag. Med vår GDPR-modul kan dere få full kontroll på hvilke filer personer forekommer i og hvordan de kan brukes.
Foruten standardiserte metadatafelt (XMP, IPTC, EXIF) finnes det også mulighet til å addere egne datafelt som er tilpasset organisasjonen.
Feltene er mangesidige og kan med fordel brukes til hurtig kategorisering av innehold som senere vil bli enklere å finne tilbake til. Eksempler på egne felt kan være en liste (rullegardinsmeny) over et geografisk område i en kommune, eller en liste med flervalgsmuligheter (kryssruter) på ulike produktområder i et produksjonsforetak.
En annen måte å tilpasse håndteringen av metadata på kan være ved å bruke fargemarkeringer som angis som data på hver fil. Administratørene styrer hvilke fargekoder brukerne kan velge blant, hva de skal ha for etikett, og betydelsen av dem i organisasjonen. Eksempelvis kan rødmerkede filer bety at man ikke får lov til å laste ned filer.