Vi sparar tid varje dag – och har fått ett arbetssätt som både är effektivt och tillgängligt för alla.
I Mansfeld-Südharz, mitt i Tyskland, har gruvdrift och metallindustri präglat landskapet och identiteten i över 800 år. Men nu är det andra drivkrafter som formar regionen: digitalisering, hållbar utveckling och framtidssäkrad kommunikation.
Landkreis Mansfeld-Südharz står inför samma utmaningar som många andra landsbygdsregioner. De behöver skapa en modern, sammanhängande förvaltning där digitala verktyg inte bara finns, utan fungerar sömlöst i vardagen. En viktig pusselbit i det arbetet var att få kontroll över det växande arkivet av bilder och filmer som används i allt från dokumentation och kommunikation till insatser på plats.
Utmaningen
Från splittrad struktur till samlad kontroll
Inom offentlig förvaltning är det visuella innehållet mer än bara illustration. Det är en central del av både dokumentation, tillsyn och kommunikation. I Mansfeld-Südharz hanteras stora mängder bild- och videomaterial av flera avdelningar, i samband med inspektioner, evenemang och samhällsinformation. Men utan en gemensam plattform blev det svårt att överblicka och hitta rätt filer när det behövdes som mest.
– Vi hade bilder i mappar, på hårddiskar, i olika system och det fanns ingen enkel väg att få tillgång till allt, berättar Uwe Gajowski, pressansvarig i Mansfeld-Südharz.
Situationen ledde inte bara till dubbelarbete, utan också till risk för att material användes fel, eller att bilder med personuppgifter spreds utan tillräcklig kontroll. Det blev särskilt tydligt i takt med att den visuella kommunikationen fick större betydelse, både internt och ut mot medborgarna.
Samtidigt växte behovet av att snabbt kunna agera. Att till exempel kunna ladda upp bilder direkt från en insats, dela dem med rätt personer och säkerställa att de hanteras enligt gällande dataskyddsregler.
Utmaningen låg i att hitta ett system som kunde lösa flera problem på en gång
- Snabb och säker åtkomst till allt bild- och filmmaterial
- Möjliggöra samarbete över avdelningsgränser, även på distans
- Automatisera delar av processen för att spara tid
- Skapa struktur och efterlevnad, både för metadata och GDPR
Med ett befintligt arkiv på över 100 000 filer – många med historiskt eller juridiskt värde – ställdes också höga krav på en smidig och förlustfri migrering till ett nytt system.
Lösningen
Mediaflow – en gemensam plattform med struktur och flexibilitet
Med Mediaflow fick förvaltningen ett molnbaserat system som möter både interna och externa behov. Oavsett om det handlar om dokumentation på fältet, kommunikation på webben eller samverkan med externa leverantörer, kan medarbetarna nu arbeta parallellt, platsoberoende och med full kontroll över användningsrättigheter och metadata.
– Att kunna samarbeta smidigt, söka snabbt i hela databasen och enkelt dela material med webblänkar gör vårt arbete mycket mer effektivt. Den AI-baserade taggningen hjälper oss dessutom att hitta rätt innehåll på några sekunder, säger Uwe Gajowski.
En funktion som gjort särskilt stort intryck är möjligheten att erbjuda automatiska, AI-genererade videoundertexter på flera språk – ett stort steg för tillgängligheten i offentlig kommunikation.
Strukturerad migrering av över 100 000 filer
En viktig del i projektet var att migrera ett omfattande mediabibliotek från ett tidigare system. Tack vare tydlig projektledning och teknisk expertis kunde omkring 100 000 bilder och filmer, med tillhörande metadata som upphovsrätt, användarlicenser och nyckelord, flyttas över utan att störa den dagliga verksamheten.
Både systeminförandet och migreringen gick över förväntan. Det var ett nära och lösningsorienterat samarbete från start till mål.
Resultatet
Tidsbesparing, ökad tillgänglighet och full GDPR-kontroll
I dag har förvaltningen en gemensam arbetsyta för all sin visuella kommunikation. Det har gjort det lättare att skapa ett enhetligt uttryck, arbeta smartare över organisationens gränser och leva upp till högt ställda krav på säkerhet och efterlevnad.
Ett projekt som förändrat vardagen, för att möta framtiden
För Mansfeld-Südharz handlar digitalisering inte bara om teknik – utan om att skapa en grund för hållbar utveckling. Att få kontroll över mediaflödet är ett viktigt steg i det arbetet.
– Vi har fått en lösning som är kostnadseffektiv, tekniskt stark och anpassad efter vår verklighet. Den här förändringen har verkligen gjort skillnad, avslutar Uwe Gajowski.
Se hur Mediaflow kan underlätta ditt arbete
Mediaflow är en svensk GDPR-säker molntjänst, vilket innebär att ni slipper investera i hårdvara och mjukvara. Med en flexibel prissättningsmodell är tröskeln för att komma igång också väldigt låg.