Det är helt underbart att veta att vi med Mediaflow lever upp till det vi behöver för att faktiskt uppfylla lagkrav.
I en kommunal vardag där bilder, filmer och dokument skickas kors och tvärs är det lätt att tappa överblicken. Vem har godkänt att den här bilden används? Finns ett modellavtal? Är filen ens den senaste versionen?
Att hantera GDPR och mediafiler på ett strukturerat och tryggt sätt är något som många kommuner kämpar med. För Hjo kommun blev lösningen att samla allt på ett ställe, i en mediabank byggd på Mediaflows Mediaportaler.
Utmaningen
Utspridda filer och osäkerhet kring personuppgifter
I Hjo fanns ett stort behov av att strukturera upp det digitala innehållet. Trots att det fanns en bildbank så saknades struktur. Bilder sparades lokalt eller i mappar utan tydlig versionshantering. Modellavtal hanterades manuellt, ofta utskrivna på papper, och det var svårt att avgöra vilka filer som faktiskt fick användas i kommunikation utåt. Det skapade både osäkerhet och merarbete, särskilt i pressade lägen när material snabbt behövde fram.
Det var minst ett par gånger i veckan vi fick frågan om vi hade bilder för olika ändamål.
När samma fråga om en viss bild dök upp flera gånger på olika håll i organisationen blev det tydligt att det saknades ett fungerande gemensamt nav för mediehanteringen. Olika enheter och verksamheter använde olika system eller inget system alls. Och även om viljan att göra rätt fanns, var det svårt att hinna med att hålla koll på vad som var godkänt, aktuellt och uppdaterat.
Samtidigt ökade kraven på tydlighet och säker hantering av personuppgifter, både internt och externt. Kommunen behövde en lösning som inte bara förenklade arbetet utan som också gav ett tydligt stöd i att följa GDPR. Det var dags att ta ett helhetsgrepp.
Lösningen
Så förändrade Mediaflow vardagen
Med hjälp av Mediaflow skapade de en intern mediabank där allt finns samlat: bildmaterial, filmer, dokument och mallar tillsammans med metadata, rättighetsinformation och modellavtal. Med Mediaflows mediaportaler kunde de dela utvalda bilder och filmer i organisationen. En lösning som är sökbar, strukturerad och lätt att använda. För Hjo blev det ett efterlängtat verktyg som möjliggjorde både kontroll och samarbete.
Den stora extravinsten? GDPR-modulen.
– Vi gör jobbet en gång när vi lägger in bilderna i systemet och sen behöver vi inte tänka på det mer, säger Jennie Hilli Sjöqvist. Bilder som inte har rätt GDPR-inställningar syns inte i mediaportalen och systemet varnar när filer inte får användas längre.
Istället för att hantera tillstånd via mejl eller pärmar kan nu allt göras direkt i systemet. Bilder med bristande tillstånd flaggas vilket minimerar risken för misstag och ger tydlighet även för nya användare som inte varit med i tidigare processer.
– Det är så tryggt. Det känns jätteskönt att man vet att nu har vi ordning på det här, säger Elin Antonsson.
Dessutom har Mediaflows inställningar för användarbehörigheter varit en viktig del i lösningen. Alla behöver inte se allt – men de som ansvarar för innehållet kan enkelt styra åtkomsten, och hela organisationen får ett gemensamt arbetsflöde att samlas kring.
Från tidskrävande till effektivt
Tack vare Mediaflow kan kommunens kommunikatörer nu fokusera mer på innehåll och mindre på administration. Förfrågningarna om att hitta bilder till presentationer har nästan helt slutat komma. Istället kan kollegor söka upp och ladda hem filer i mediaportalen.
Med tydlig struktur, smart versionshantering och ett GDPR-stöd som fungerar i praktiken har Hjo tagit ett stort steg mot ett mer effektivt och professionellt arbetssätt.
Jag tycker att det är fler som börjat använda bilderna sedan vi lanserade mediaportalen och de ser hur mycket fina bilder vi har.
Det här är Hjo – trästaden vid Vätterns kant
Hjo är en småstad med stora kvaliteter. Beläget på Västergötlands östra sida, vid Vätterns strand, är kommunen kanske mest känd för sin välbevarade trästadsbebyggelse, sina glasscaféer och sitt klassiska kallbadhus – men också för sin charmiga slogan “I love Hjo”, som blivit ett begrepp långt utanför kommungränsen.
Här bor cirka 9 000 invånare som kombinerar närheten till natur och vatten med ett levande centrum, rikt föreningsliv och aktiv besöksnäring. För Hjo kommun handlar digitalisering inte om att göra sig av med det genuina – utan om att bevara och förstärka det. Med rätt verktyg blir det enklare att lyfta fram platsens själ, utan att tappa kontrollen på vägen.
Säkrare och effektivare personuppgiftshantering i bilder och video
Med Mediaflows DAM-system kan du hantera personuppgifter och avtal smidigt och säkert genom vår tilläggsmodul. Inhämta samtycke via vår digitala signeringstjänst och bli varnad om filer inte är GDPR-godkända. Med GDPR-modulen får du full koll på vilka filer personer förekommer i och hur de får användas. Och mycket mer.