Få ordning på filerna – en gång för alla

Namnge efter användning och igenkänning

Mappstrukturen för en webbredaktör kan du med fördel döpa efter samma struktur som er hemsida. Då blir det lätt att se en logik och det blir enklare att hitta filer. Ni kan också döpa mappar efter er organisationsstruktur. Dela gärna in dem efter användningsområde för extra tydlighet, till exempel Rekrytering eller Anställda. Använd gärna kampanjnamn eller projektnamn och tänk på att undvika svepande mappnamn som “bilder på personer”, “blandat” eller “övrigt”.

• Spara alla grafiska logotyper, manualer och andra relevanta filer i en egen mappstruktur så blir det lätt att hitta dem.
• Skapa mappar för projekt så kan ni smidigt samla filer från systemet där. Samma fil kan visas på flera ställen i Mediaflow utan att skapa kopior vilket gör att alla förändringar i filen eller nya versioner sparas på alla ställen.
• Skapa mappar för insamling av material. Dessa kan ni sedan dela i en Webblänk med samarbetspartners som externa fotografer, byråer eller kollegor. Det som laddas upp via länken dyker upp i mappen i Mediaflow.

Gör mappsystemet överskådligt

En mappstruktur bör vara lätt att överskåda och innehålla en lagom mängd filer. Om ni har många mappar med få filer eller många filer i få mappar så blir det svårt att hitta rätt. Försök hitta en balans och ha en mappstruktur som är lagom för er.

Ni kan dölja mappar för vissa grupper av användare och bara ge tillgång till relevant material. Gamla filer som inte längre är aktuella kan ni arkivera och på det sättet dölja. 

Återanvänd er gamla filstruktur

När ni börjar från grunden med Mediaflow har ni möjlighet att flytta hela er befintliga mappstruktur till våra servrar. Ni behöver inte börja från grunden. Då importerar ni allt via FTP. Vår support hjälper gärna till med det vid behov. Kontakta dem genom supportfliken i Mediaflow.

Använd vyer och filter

Om ni har många filer i samma mapp kan det underlätta att använda filter och vyer. Du kan även välja att visa filer i underliggande mappar så att du kan se alla filer i samma vy och sortera dem.

Indexera smart

Ett fungerande sök är extremt användbart om ni är många som delar på mappstrukturen. I Mediaflow kan du förbättra sökresultaten genom att arbeta systematiskt med indexering av era filer. På fliken Indexering kan du berika filerna med beskrivningar, alt-texter och sökord bland annat. 

• Ju fler sökord desto bättre sökbarhet. En fil kan utan vidare innehålla 10-15 ord eller mer så länge de är relevanta för bilden.
• Utgå ifrån er interna terminologi och vad kollegorna efterfrågar. Vilka ord använder ni och era kollegor när ni letar i ert material? Som Pro-användare kan man även få information vilka som är de ord som portalanvändare söker mest på under Inställningar > Statistik.
• Använd synonymer och relaterade ord. Synonymer hjälper er fånga upp snarlika sökningar och ökar på så vis sökbarheten. När ni anger ett visst sökord visar systemets algoritm ibland förslag på just synonymer eller relaterade ord. Ni får även alltid med sökorden i pluralform, om ni vill.
• Använd funktionen Autoindexera. Om alla filer i en mapp ska indexeras med samma sökord kan ni lägga till sökord även på mappnivå. Då omfattar de samtliga filer som ligger i en mapp och nya filer som du adderar senare.