Har du och dina kollegor problem att hitta bland era bilder, video och dokument? Med ett Digital Asset Management System (DAM) som Mediaflow kan du skapa effektiva mappstrukturer och berika filerna med fler sökord och metadata. I den här artikeln ska vi gå igenom hur du kan se till att alla användare hittar rätt filer på sekunder.
Mediaflow är en molnbaserad tjänst för ditt arbetsflöde med bilder, video och dokument. Med kraftfulla GDPR-verktyg, automatisk undertextning av filmer och smidig delning av filer kan du kapa flera andra tjänster och ha allt samlat på en plattform.
Att indexera era filer innebär att ni aktivt arbetar med en mappstruktur som fungerar i er organisation och att ni berikar filerna med metadata på ett sätt som passar er. Det viktigaste för att era användare ska hitta rätt är att utgå från deras behov och förväntningar. Lägg till metadata och sökord som era användare känner till och använder.
I Mediaflow kan du skapa parallella mappstrukturer så att rätt filer alltid syns för rätt person. Mediaflow hanterar automatiskt kopior och dubbletter så att filer kan ligga i flera mappar utan att ta extra plats. Det innebär att du kan ha en mappstruktur för era webbredaktörer och samtidigt en annan mappstruktur som ni publicerar i en mediabank.
Mappstrukturen för en webbredaktör kan du med fördel döpa efter samma struktur som er hemsida. Då blir det lätt att se en logik och det blir enklare att hitta filer. Ni kan också döpa mappar efter er organisationsstruktur. Dela gärna in dem efter användningsområde för extra tydlighet, till exempel Rekrytering eller Anställda. Använd gärna kampanjnamn eller projektnamn och tänk på att undvika svepande mappnamn som “bilder på personer”, “blandat” eller “övrigt”.
En mappstruktur bör vara lätt att överskåda och innehålla en lagom mängd filer. Om ni har många mappar med få filer eller många filer i få mappar så blir det svårt att hitta rätt. Försök hitta en balans och ha en mappstruktur som är lagom för er.
Ni kan dölja mappar för vissa grupper av användare och bara ge tillgång till relevant material. Gamla filer som inte längre är aktuella kan ni arkivera och på det sättet dölja.
När ni börjar från grunden med Mediaflow har ni möjlighet att flytta hela er befintliga mappstruktur till våra servrar. Ni behöver inte börja från grunden. Då importerar ni allt via FTP. Vår support hjälper gärna till med det vid behov. Kontakta dem genom supportfliken i Mediaflow.
Om ni har många filer i samma mapp kan det underlätta att använda filter och vyer. Du kan även välja att visa filer i underliggande mappar så att du kan se alla filer i samma vy och sortera dem.
Indexera smartEtt fungerande sök är extremt användbart om ni är många som delar på mappstrukturen. I Mediaflow kan du förbättra sökresultaten genom att arbeta systematiskt med indexering av era filer. På fliken Indexering kan du berika filerna med beskrivningar, alt-texter och sökord bland annat.
Du känner säkert igen att taggning av bilder med sökord och metadata kan vara tidsödande och jobbigt. Det är inte helt lätt att komma på relevanta sökord för en stor mängd bilder. För att underlätta för dig har Mediaflow en funktion lägger till sökord som genererats av AI. Dina bilder får automatiskt förslag på sökord som du kan lägga till som metadata. I den här artikeln förklarar vi mer om hur du använder funktionen.
För första gången har en bild som tagits fram med hjälp av AI fått upphovsrätt. Advokat Katarina Ladenfors berättar här om det kinesiska rättsfallet som gav en konstnär upphovsrätt på en bild framtagen med AI-verktyg.
Om du arbetar med digitala tillgångar och filer som dokument, bilder och video har du troligtvis märkt att det är svårt att strukturera och framförallt hitta rätt filer i olika system och servrar. En lösning på det är att använda ett Digital Asset Management System, även kallat DAM-system. I den här artikeln ska vi gå igenom vad det är och hur det kan förenkla din organisations filhantering.