Kom igång och sänd live – Del 1: Planeringen

Att sända live behöver inte vara svårt eller för den delen dyrt. Det finns flera nivåer att lägga sig på och du kan ha olika förkunskaper och budget. I två artiklar ska vi nu gå igenom hur du lägger upp din livesändning och vad du behöver för teknik. I del 1 ska vi gå igenom vad du behöver veta för att planera din egen livesändning och handfasta tips på hur ni gör den bättre än konkurrensen. Välkommen!

Kom igång och sänd live – Del 1: Planeringen

Under pandemiåren blev distansarbete och webbmöten det nya normala sättet att arbeta. Nu är många av oss tillbaks på kontoren men det finns många fördelar med att fortsätta vissa arbetssätt som vi vant oss vid. Livesändningar är ett fantastiskt sätt att nå ut till målgrupper som av olika anledningar inte kan eller vill medverka på plats. Vi ska här gå igenom vad man ska tänka på inför sändningen, hur man ska planera sitt innehåll samt hur man agerar framför kameran.

Planera innehåll

Som alltid när man planerar en kommunikationsinsats som den här bör man fundera över vad tittaren ska göra efteråt. Vilka nya kunskaper ska de agera på sen?

Efter det är det dags att planera innehållet. Hur många personer ska synas, och inte minst höras? Om det är flera personer, skall de prata samtidigt? Det är också viktigt att veta om någon behöver ansluta digitalt från en annan plats, till exempel en extern föreläsare. Fundera på vilka deltagare ni vill bjuda in och försök få en så bra mix ni kan, utifrån ämnet så behåller ni publikens intresse hela vägen i mål.

Du behöver planera för om det ska hållas en presentation, och i så fall vilken dator som ska visa presentationen. Att koppla in flera olika datorer efter varandra i en projektor på plats är sällan en bra idé. Det är oftast bättre att föra över presentationerna till en dator som är inkopplad under hela eventet. Ta också reda på om presentationen innehåller ljud. Det avgör vilken teknik som behövs för att kunna spela upp presentationen. 

Fundera också på om ni vill att tittarna ska kunna interagera med er genom chatt eller genom att skicka in frågor? Ska de kunna kommunicera med varandra? Det här påverkar valet av plattform, men också hur många personer som behöver arbeta med livesändningen.

PRO TIP: Testa alla presentationer i god tid innan sändning på live-dagen, så att det finns tid att åtgärda eventuella problem och fel som visar sig. Titta igenom dem så att de ser ut som presentatören tänkt.

Informera om sändningen

Ni måste förbereda information till alla som kan synas eller höras i sändningen. Det gäller även publiken. Lagen ställer vissa krav som är extra viktigt att ta höjd för om det är ett öppet event, där vem som helst kan komma in.

Alla medverkande behöver få information om att ni tänker sända live och att det kanske kommer läggas upp i efterhand. Ni kan behöva avtala med dem om ifall sändningen ska vara offentlig eller låst. Om ni i och med livesändningen lagrar personuppgifter kan ni behöva samla in medgivanden då är det viktigt att tänka på att en röst också är en personuppgift. Om ni filmar publik kan det vara en bra idé att samla in samtycken när de kommer in i lokalen samt förbereda ett område där personer som inte vill synas kan sitta. Glöm då inte att informera kamera-teamet om att de inte ska filma ditåt.

Moderator

För att få ett fint flyt i sändningen så är det ofta en bra idé att anlita en erfaren moderator. Alltså en person som kan knyta ihop alla delarna, presentera medverkande och hålla koll på tiden. En moderator ska lyssna men också kunna ta plats och tala om när någon svävar iväg. Det är viktigt att hålla en röd tråd igenom sändningen så att de som inte är på plats lätt kan följa med.

Frågestund

En moderator kan också vara med och skapa en inbjudande och engagerande miljlö för tittarna genom att ta emot frågor utifrån och ställa i livesändningen. Frågor som kommer in live och ställs direkt kan göra att fler känner sig engagerade och villiga att ställa sina frågor. Om frågorna kommer in öppet är det också en bra idé om någon kan sitta och ha ett öga på att ingen skriver något olämpligt.

Ställa frågor till tittarna

Moderatorn kan också ställa frågor till tittarna som får svara med till exempel sin telefon. Det finns tjänster där man får logga in med en kod och svara på frågorna. Två av dessa är slido.com och ahaslides.com. De är två likvärdiga tjänster där man kan rangordna olika frågor som tittarna tycker är viktiga eller bara ställa en fråga om sändningen, till exempel.

Det kan också vara roligt med ett quiz. Kahoot.com är en tjänst där du ställer frågor som tittaren svarar på i en app eller på webben. Allt går på tid och ger en liten kul twist och tävlingsmoment till sändningen.

PRO TIP: Om ni ska ta in frågor från publiken kan det vara bra att skriva ett antal frågor själv så att man inte står helt utan om publiken inte skulle vara engagerad.

Körschema

Skriv ett körschema över innehållet i sändningen där ni placerar in era medverkande. Var detaljerad och planera en längd för varje del. Tänk på att inte boka för långa block utan bryt gärna ner i mindre delar så blir det lättare för tittaren att följa sändningen. En bra längd är runt 45 minuter och sen en paus på 10-15 minuter. Tänk också på varje delmoment bör vara upp till ca 10 minuter. Några momnent bör också kunna agera som “dragspel”. Det kan vara frågestunder eller att en moderator ställer frågor till de medverkande. Då går det att fylla ut om sändningen blir för kort men också korta ner om ni drar över tiden.

Kör inte på för länge utan uppehåll. Då tappar ni bara tittarnas intresse. Det kan också vara bra att få tid att justera saker som uppstått tekniskt. Och tänk på att hålla tiden. Om ni sagt att ni ska köra i 45 minuter så se till att inte dra över. Avsluta istället med en frågestund som ni kan anpassa i längd efter behov.

Välja lokal

Med pandemiåren bakom oss kan förhoppningsvis fler närvara även på plats. Ni behöver alltså välja lokal utifrån hur många ni vill ha i publiken och kanske hyra en konferenslokal om många ska kunna vara på plats. Men oavsett om ni ska sända från egna eller hyrlokaler så gäller de här tipsen:

Internetuppkoppling

För att garantera en stabil sändning behöver ni stabil åtkomst till internet. För en så bra kvalitet som möjligt rekommenderar vi en trådbunden uppkoppling. Wifi fungerar oftast också, men kan innebära att hastigheten går ner i perioder och påverka kvaliteten på utsändningen.

Belysning

Det är alltid bra att kunna reglera inkommande ljus. Dra för gardiner och persienner för fönster och använd lampor för belysning istället. För om ni sänder en längre stund kommer ljuset utifrån att förändras vilket kan göra det svårt att efteråt redigera ihop ett sammandrag, till exempel. Om det finns lampor i lokalen som är riktade mot scenen så är det jättebra. Annars kan ni behöva ta med belysning själva. Enbart taklampor som lyser rakt ner är ingen bra idé eftersom de lätt ger fula skuggor i ansiktet. Och kameror älskar ljus så se till att kunna undvika dunkla lokaler.

Plattform för sändningen

Vi kommer återkomma till de tekniska bitarna i del 2, men redan nu vill vi att ni tänker igenom vilken plattform ni ska använda för live. Det finns två olika typer av plattformar och det här är deras karaktärsdrag:

Det ena är videokonferenstjänster som Skype, Teams, Zoom och Google meet. Det andra är livesändningsplattformar där du har mer kontroll över inställningar, får statistik och så vidare.

På en videokonferensplattform behöver deltagarna ibland kommunicera med varandra och höras och synas samtidigt. Det innebär ofta en kompromiss mellan kvalitet och stabilitet med sämre bild och ljud som resultat. I ett videosamtal är det okej om ljudet eller bilden försvinner ibland. Men har man satt sig för att se och lyssna på någon som har ett budskap, då vill man verkligen höra vad de säger.

I en livesändningsplattform är det ni som kommunicerar ert budskap, och det är ni som avgör hur tittarna kommunicerar med er. Då blir den tekniska kvaliteten på bild och ljud bättre. Därför rekommenderar vi att använda en livesändningsplattform som är avsedd för det. Ett exempel är vårt eget Video Manager-tillägg Live. Med Live sänder du alltid via svenska servrar till skillnad från andra tjänster som till exempel Youtube och Vimeo. I Live-modulen sätter du egna streamingnycklar och kan sända på en webbsida som tillhör er.

Kameror, lampor och mikrofoner

Hur många kameror, lampor, mikrofoner och annan utrustning som ni behöver ha med beror dels på innehållet i sändningen, men också vilken teknik som finns i lokalen redan. Förängningskablar och elutrustning är lätt att glömma bort i planeringen. Kontrollera vad som finns i lokalen och ta med allt som saknas själva.

Men det kanske viktigaste av allt är att se till att alla som pratar hörs. Använd mikrofoner och låt inte publiken ställa frågor på plats utan att ha en mikrofon. För en tittare på distans är det supertråkigt att inte höra det som sägs. Om personer på plats använder hörslinga kommer inte de heller att höra om ni inte använder mikrofon till alla.

Planera för riggning och nedriggning

Om ni ska sända i 45 minuter så behöver ni tänka på tid för att ställa in allt och även att plocka ihop allt om det är en hyrd lokal. Ni behöver tid för att testa att allt fungerar som det ska så att inga tråkiga överraskningar uppkommer i sändningen. Räkna med att det kan vara flera timmars arbete före och efter.

Vi återkommer till tekniken i del 2.

Personal på plats

Vilka andra personer behöver ni då ha plats för att genomföra livesändningen? Jo ni behöver förstås minst en tekniker som sköter och kamerorna och allt annat bakom dem.

Frågemoderator

Det är också bra ha en person som är den som tar emot tittarnas frågor. Det kan vara moderatorn, men också en person som moderatorn kan ha en dialog med till och från för att stämma av inflödet av frågor.

Mikrofonspringare

Om det sitter tittare på plats som får ställa frågor behöver ni ha någon som kan gå runt med en handmikrofon. Det är onödigt irriterande att sitta och titta på en sändning där bara de på plats hör frågorna som ställs i lokalen. Moderatorn kan upprepa frågor som ställs i publiken, men av erfarenhet vet vi att det ofta glöms bort i stundens allvar och att nyanser i frågeställningen kan försvinna på vägen. Så ha alltid en mikrofon avsedd för publiken.

Att stå framför kameran

Hur ska du då agera framför kameran? Om du är moderator är det förstås viktigt att du är påläst och vet vilka du ska presentera. Gör din research så att du kan föra ett initierat small talk om det behövs. Glöm inte heller tittarna på distans. I takt med att sändningen fortskrider kan det lätt bli så att du vänder dig till människor i lokalen, men vänd dig också till kameralinsen. Det är helt ok att använda “fusklappar” eller in surfplatta med dina texter. Försök också vara så stationär som möjligt och underlätta för kamera-teamet genom att inte vandra runt för mycket i rummet.

Om du presenterar, så är det alltid ett bra tips att undvika att vända sig till storbildsskärmen när man pratar. Det är extra viktigt i en livesändning. Du kan göra enkla gester mot skärmen men peka inte på den eftersom bara personer i lokalen kan följa vad du pekar på.Se till att ha presentationen framför dig så att du kan snegla på den utan att vända dig om istället.

Tänk slutligen på att lampor i en studiomiljö har en tendens att försämra naturliga kontraster i ansiktet och kan ge blänk i huden. Ta därför med puder till alla medverkande så de slipper se mer svettiga ut än de är.

Att vara bakom kameran

Den som står bakom kameran behöver oftast någon form av grundkunskap kring film och video och bör känna till hur man kan variera bildutsnitt. Försök använda helbilder tillsammans med halvbilder och närbilder. I ett större rum eller konferenslokal kan det också vara bra att använda ett utzoomat utsnitt för att etablera platsen och personer som kanske kommer ställa frågor. Om det är möjligt kan man försöka filma frågeställare så att inte bara deras röst hörs. Men glöm inte vilka regler du behöver förhålla dig till i fråga om personuppgifter och GDPR.

I Mediaflows Live-modul har du full koll på hur din sändning presterar, med livestatistik och enkla verktyg för att skapa nya livesändningar. Läs mer om Live-modulen här


Tack alla besökare under Sitevisiondagarna!

21 november 2022

Publikrekord och många trevliga besök i montern – Sitevisiondagarna 2022 blev en stor succé! Mest definierande för årets mässa var stort engagemang och positiv energi bland besökarna.

Åk till toppen