När du arbetar med personuppgifter och GDPR i video finns många saker att tänka på. Här får du tipsen på hur du undviker de vanligaste GDPR-misstagen i dina filmer.
Katarina Ladenfors är advokat och partner på Marlaw där hon är specialiserad på immaterialrätt och integritetskyddsjuridik. Hon är ett av de tyngsta namnen i Sverige när det kommer till frågor om GDPR och kommer, med start nu, att regelbundet blogga för Mediaflow gällande förändringar, tips och viktiga frågor kopplat till Dataskyddsförordningen. Här svarar Katarina på några av de vanligaste frågorna kring personuppgifter i video.
Om vi utgår ifrån att videon inte är en privat video för att visa familjesemestern utan en video som ska användas av en myndighet eller ett företag finns det flera aspekter att tänka på.
Dataskyddsförordningen, eller GDPR som förordningen kallas i dagligt tal, uppställer krav på all behandling av personuppgifter. Att avbilda en person genom film eller foto är en behandling av personuppgifter. Personuppgifter är nämligen all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Det kan röra sig om ett namn, en adress eller ett personnummer. Även film och ljudinspelningar som lagras digitalt kan vara personuppgifter oavsett om det nämns namn eller inte i inspelningen.
Jo, det innebär att du måste säkerställa att de som är med i filmen har fått information om hur ni behandlar personuppgifterna, det vill säga bilderna i filmen. För att uppfylla informationskraven måste den vars personuppgifter behandlas få all den information som GDPR kräver. Det är utförlig information som krävs om bland annat ändamålet med behandlingen och hur länge uppgifterna ska lagras. Utöver kravet på information innebär GDPR att ni som organisation måste fastställa en laglig grund för behandlingen. Grunden kan vara avtal att medverka. I avtalet bygger ni lämpligen in alla de informationskrav som GDPR uppställer.
Det finns flera fallgropar! En sådan är att ett samtycke används istället för ett avtal. Ett samtycke ska enligt GDPR vara lika lätt att ge som att återkalla och om syftet är att filmen ska användas under flera år och ligga uppe på webbplatsen kan det vara opraktiskt med ett samtycke som en medverkande återkallar. Det kan också vara så att ett samtycke är en olämplig rättslig grund om den som samtycker är i beroendeställning till den som ska använda videon, exempelvis en person i ett anställningsförhållande.
En annan fallgrop är att organisationen inte uppmärksammar att GDPR gäller på samma sätt för anställda som externa medverkande.
Ytterligare en fallgrop är att glömma bort annan lagstiftning som kan bli aktuell. Det kan finnas upphovsrätt som behöver regleras om det är en extern part som anlitats för att skapa filmen. Slutligen kan lagen om namn och bild i reklam bli tillämplig som filmen används som reklam eller om det är en film för rekrytering. Vid rekryteringsannonsering gäller lagen om namn och bild i reklam oavsett om avsändaren är en myndighet eller ett företag och oavsett om den som medverkar är anställd eller extern.
Min rekommendation är att skapa en rutin för bild och film som kan användas som vägledning inom organisationen. Den bör bland annat innehålla vägledning för vilken rättslig grund som ska användas, hur information ska ges och hur upphovsrätten ska hanteras. Den ska också kunna visas upp om tillsynsmyndigheten IMY vill se hur organisationen behandlar personuppgifter inom kommunikation. Ett grundläggande krav enligt GDPR är att organisationen ska dokumentera hur GDPR efterlevs och kommunikation är ofta ett område som glöms bort.
Med Mediaflow kan du förbättra ditt arbetsflöde med GDPR i bilder och video. Med funktioner som håller koll på var och hur personuppgifter hanteras får du en bra överblick och du kan samla in samtycken digitalt bland annat. Här kan du läsa mer om hur du arbetar med GDPR i Mediaflow.
Katarina Ladenfors är specialiserad på marknadsrätt, immaterialrätt, IT-rätt, avtalsrätt och integritetsskyddsjuridik. Hon är verksam som processombud vid domstol och biträder vid förhandlingar med myndigheter och privata organ samt ordförande i IAB:s specialistgrupp Task force Legal & Policy.
Katarina är även författare till Medierätt 2 - Marknadsrätt och flitigt anlitad som föreläsare av universitet, högskolor, organisationer och företag. Hon håller kurser inom bildjuridik för de som jobbar med bilder, filmer och mediabanker och är väl insatt i GDPR och Schrems II.
Önskar du boka en föreläsning för din organisation så går det att nå henne via email: katarina.ladenfors@marlaw.se
Välkommen till Kistamässan och Retail Technology 2023 med start den 31 maj. Missa inte dagar av spännande föreläsningar av bland annat artisten och entreprenören Petter och flera andra toppnamn inom handeln.
Många personer inom organisationen kan ha ett stort behov av att skapa trycksaker. Men med alla tekniska termer, format och regler är det inte alltid lätt att veta hur man får bra resultat. Vår Indesign-expert Louise Krångh ger dig här sina bästa tips för att skapa bra tryckfiler.
Det här är nyheterna som implementerats i Mediaflow under första kvartalet 2023. Bland annat uppdaterade förhandsgranskningslägen, tydligare gränssnitt och förenklade funktioner.