Har du och dina kollegor problem att hitta bland era bilder, video och dokument? Med ett Digital Asset Management System (DAM) som Mediaflow kan du skapa effektiva mappstrukturer och berika filerna med fler sökord och metadata. I den här artikeln ska vi gå igenom hur du kan se till att alla användare hittar rätt filer på sekunder.
Mediaflow är en molnbaserad tjänst för ditt arbetsflöde med bilder, video och dokument. Med kraftfulla GDPR-verktyg, automatisk undertextning av filmer och smidig delning av filer kan du kapa flera andra tjänster och ha allt samlat på en plattform.
Att indexera era filer innebär att ni aktivt arbetar med en mappstruktur som fungerar i er organisation och att ni berikar filerna med metadata på ett sätt som passar er. Det viktigaste för att era användare ska hitta rätt är att utgå från deras behov och förväntningar. Lägg till metadata och sökord som era användare känner till och använder.
I Mediaflow kan du skapa parallella mappstrukturer så att rätt filer alltid syns för rätt person. Mediaflow hanterar automatiskt kopior och dubbletter så att filer kan ligga i flera mappar utan att ta extra plats. Det innebär att du kan ha en mappstruktur för era webbredaktörer och samtidigt en annan mappstruktur som ni publicerar i en mediabank.
Mappstrukturen för en webbredaktör kan du med fördel döpa efter samma struktur som er hemsida. Då blir det lätt att se en logik och det blir enklare att hitta filer. Ni kan också döpa mappar efter er organisationsstruktur. Dela gärna in dem efter användningsområde för extra tydlighet, till exempel Rekrytering eller Anställda. Använd gärna kampanjnamn eller projektnamn och tänk på att undvika svepande mappnamn som “bilder på personer”, “blandat” eller “övrigt”.
En mappstruktur bör vara lätt att överskåda och innehålla en lagom mängd filer. Om ni har många mappar med få filer eller många filer i få mappar så blir det svårt att hitta rätt. Försök hitta en balans och ha en mappstruktur som är lagom för er.
Ni kan dölja mappar för vissa grupper av användare och bara ge tillgång till relevant material. Gamla filer som inte längre är aktuella kan ni arkivera och på det sättet dölja.
När ni börjar från grunden med Mediaflow har ni möjlighet att flytta hela er befintliga mappstruktur till våra servrar. Ni behöver inte börja från grunden. Då importerar ni allt via FTP. Vår support hjälper gärna till med det vid behov. Kontakta dem genom supportfliken i Mediaflow.
Om ni har många filer i samma mapp kan det underlätta att använda filter och vyer. Du kan även välja att visa filer i underliggande mappar så att du kan se alla filer i samma vy och sortera dem.
Indexera smartEtt fungerande sök är extremt användbart om ni är många som delar på mappstrukturen. I Mediaflow kan du förbättra sökresultaten genom att arbeta systematiskt med indexering av era filer. På fliken Indexering kan du berika filerna med beskrivningar, alt-texter och sökord bland annat.
Att publicera innehåll i olika kanaler ska vara snabbt och smidigt. Därför har vi på Mediaflow lagt mycket krut på att bygga smarta integrationer mot verktyg du redan använder. Oavsett om det handlar om CMS, Microsoft Office eller Adobe InDesign så är resultatet mindre manuellt arbete, färre misstag och mer tid över till det som faktiskt gör skillnad.
Att använda bilder är en självklarhet online, men för personer med synnedsättning är beskrivande alt-texter avgörande för att förstå vad en bild föreställer och fyller för funktion. I Mediaflow behöver du inte lägga tid på att skriva dem manuellt utan kan skapa dem automatiskt.
Att tillgänglighetsanpassa video är inte längre bara en fråga för offentliga verksamheter – i sommar skärps lagstiftningen till att även omfatta vissa privata företag och tjänster. I vårt senaste webinar delar Mikael Hellman från Malmö stad med sig av sina erfarenheter och konkreta tips så att ni kan förbereda er inför det nya Tillgänglighetsdirektivet.