GDPR-hantering

Det finns tre skäl till varför en fil inte ska beröras av GDPR; filen avbildar inga identifierbara personer, filen är historisk (avbildar en avliden person) eller om bilden är en konstnärlig/journalistisk bild. För övriga filer måste ni ange vilken laglig grund ni har för att lagra bilden. Artikel 6 i dataskyddsförordningen listar de sex olika lagliga grunderna som finns för att få lagra en personuppgift och utifrån detta har vi skapat några olika alternativ att välja på för varje fil:

• Identifierbara personer finns (samtycke krävs)
• Nödvändig för att fullgöra avtal/förpliktelse – Detta innebär att ni måste lagra den här filen för att kunna utföra ert uppdrag enligt avtal.
• Övrigt, samtycke behövs ej – När ni måste lagra filen för att det ”rör er eller en tredje parts berättigade intressen” (personalbilder, marknadsmaterial och liknande).
• Externt avtal finns – För bilder och filer som visserligen innehåller personuppgifter, men är inköpa via ett bildavtal som garanterar att samtycke finns (till exempel från en fotograf eller bildbyrå).

För de filer som ni har angett ”Identifierbara personer finns” måste ni uppge vilka personer som finns med i filen för att systemet ska kunna avgöra om det finns ett samtycke eller inte.

Om ansiktsmatchning är aktiverat och filen är en bild så kommer ansiktet på samtliga personer i bilden redan vara markerat med en ruta där det står ”Okänd”, annars måste man manuellt ange var i bilden personen finns genom att göra en markeringsruta. Med ansiktsmatchning kan man även få förslag på vem bilden föreställer, annars går det enkelt att välja en befintlig person i ert personregister eller lägga till en ny person.

För att en fil skall anses GDPR-godkänd av systemet så måste man ange att det finns ett skriftligt, muntligt eller digitalt samtycke för samtliga personer i filen (om man inte har angett någon annan laglig grund eller att det är en historisk/konstnärlig/journalistisk bild). I och med detta kommer filen automatiskt omedelbart att bli synlig i olika kanaler (om man har angett det under inställningarna) som till exempel i era mediaportaler, för webbredaktörer, i Word, PowerPoint etc).

Det går enkelt att ladda upp dokument ( till exempel inscannade samtyckesdokument eller exempelvis ljudinspelningar med samtycke) som kopplas till personen. Du kan också använda vår smidiga digitala signeringstjänst för att inhämta digitala medgivanden. Läs mer om den nedan.