Plattformen / Mediaflow Content Hub /

Ordning och
reda på dina filer

Med smidig uppladdning och stöd för över 100 filformat är det lika enkelt att lagra filer i Mediaflow som på en dator.  Ännu bättre blir det tack vare smart indexering, automatiska mappar, dubletthantering och versionshantering.

Smidig uppladdning

Mediaflow har stöd för över 100 olika filformat. Ni laddar enkelt upp genom drag-och-släpp, bläddra efter filen på datorn eller via FTP. Metadata så som XMP, IPTC, Exif (inkl. geodata) följer automatiskt med. Ni kan även länka in videor från externa källor så som Youtube och Vimeo och hantera dem som vanliga filer uppladdade i systemet.

Det finns flera olika sätt att ladda upp filer på

Mappstruktur skräddarsydd
för er organisation

Varje organisation är unik och därför är mappstrukturen i Mediaflow helt anpassningsbar och obegränsad i antal mappar och nivåer av undermappar. Administratörerna skapar och anpassar mediabiblioteket själva och kan, för varje mapp, välja olika sorterings- och visningsinställningar. Det går också att importera en färdig mappstruktur när ni startar upp ert Mediaflow.

Till skillnad från en konventionell lagring är mappstrukturen i Mediaflow virtuell vilket innebär att en fil kan placeras i ett flertal mappar utan att påverka lagringen eller skapa dubbletter.

En fil kan ligga i flera mappar utan att påverka lagringsutrymmet

Gemensamma och
privata arbetsytor

Förutom filytan där ni delar en gemensam mappstruktur och skapar ert mediabibliotek finns det även en privat filyta för varje användare. Den kan användas för egna projekt eller i ett arbetsflöde där filer är under arbete och ännu inte får synas för andra.

Smarta specialmappar

I Mediaflow finns det genvägar till automatiskt skapade specialmappar som gör det lättare att hitta bland filerna i ert mediabibliotek:  nyinkomna filer, mina hämtade filer, mina uppladdade filer, filer som inte tillhör någon mapp, filer som saknar sökord, misstänkta dubbletter, filer sorterade efter licensrättigheter och filer sorterade efter GDPR-status (läs mer om GDPR här).

Genvägar till automatiska mappar som gör det enklare för er att organisera era filer

Full koll på licensrättigheter
till era filer

Mediaflow har stöd för att spara vilka användningsrättigheter/licensrättigheter som finns för filerna. Ni kan ange kontaktinformation till fotografen och vilken användningsrätt som gäller för filen. Ni kan även ange information om modelltillstånd för bilden (gäller vid identifierbara människor).

tidsbegränsade rättigheter

Ni kan även sätta tidsbegränsade rättigheter och ange en tidsperiod då ni har rätt att använda bilden. Om det finns tidsbegränsade rättigheter till en fil och licensen har gått ut, visas en varning då någon försöker ladda ner filen. 

Sätter ni tidsbegränsade rättigheter på en fil så kan ni välja att visa en varning när man försöker ladda ner filen om licensen snart går ut.

Koll på hur era filer används

I Mediaflow kan ni utöver att samla information om innehållet i filen (metadata) även lagra information om när, var och hur filen faktiskt har använts. Om ni till exempel letar efter bilder till en broschyr och vill veta vilka bilder som har använts förut och var, så kan ni se detta i Mediaflow genom att arbeta med att redovisa hur filer används.

När en bild hämtas via en av våra CMS-integrationer registreras information om användningen automatiskt. Om en webbredaktör placerar en bild i EpiServer via integrationen så kommer ni sedan kunna se information om det i Mediaflow och även följa en länk direkt till sidan.

Ni kan också aktivera tvingande redovisning vid nedladdning på gruppnivå eller mappnivå såväl som i er Mediaflow Portal. Hur filen använts kan också skrivas in manuellt. 

Under användningsfliken så kan ni se exakt när och hur filen har använts.

Versionshantering och automatisk dubblettdetektering

Mediaflow använder en intelligent innehållsbaserad jämförelsealgoritm för mediafiler och även pdf-filer. När en fil laddas upp jämförs den automatiskt mot samtliga filer i systemet och om filen bedöms exakt likadan som en befintlig fil så skapas inte en dubblett i onödan. Matchningen är med andra ord inte baserad på filnamnet, utan filens datainnehåll.

En enskild fil kan ha flera filer, så kallade versioner, kopplade till sig. Exempelvis kan du ha RAW-filen från kameran, en retuscherad version och en beskuren version kopplade till en och samma fil. Även detta är ett sätt att undvika dubbletter och därmed även redundant information. Ni kan manuellt slå ihop flera filer till versioner av en fil.

När ni slår ihop flera filer väljer ni vilken av dem som vara ”ansiktet utåt” i listningen

Sökord och indexering (metadata)

Förutom en bra mappstruktur är sökord och annan metadata om filerna avgörande för att kunna hitta bland era filer. Därför har Mediaflow kraftfulla och avancerade verktyg för detta.

Import

När ni laddar upp filer överförs automatiskt den metadata som finns inkapslad i filerna (XMP, IPTC, EXIF inkl. geodata) så ni slipper mata in informationen på nytt. Allt från geotaggning och exponeringsdata från kameran till de sökord och rating som fotografen har angivit i exempelvis Adobe Bridge eller Lightroom importeras automatiskt.

Smart manuell indexering

När ni matar in sökord manuellt i Mediaflow finns det smarta verktyg för att underlätta ert arbete. En ordbok föreslår automatiskt de flesta pluralformerna i svenska språket. Dessutom får ni förslag på synonymer. Självklart kan ni indexera flera filer samtidigt. Skriver du exempelvis ”hund” så föreslås ”hundar” och även ”djur”.


Autoindexering

Autoindexering sparar manuellt arbete genom att automatiskt lägga till sökord till samtliga filer som placeras i en mapp eller som laddas upp av en specifik användare.

Den inbyggda ordboken föreslår automatiskt nya sökord.

Smart sökfunktion

Förutom att söka på sökord eller filnamn kan ni begränsa och förfina er sökning genom ett stort antal parametrar som filtyp, mappalternativ och många andra specifika egenskaper. Ni kan till exempel söka på alla filer som innehåller frasen ”födelse” i en specifik mapp inklusive mappens undermappar som är uppladdade efter ett visst datum.

Ni kan söka på sammansatta ord/fraser och delar av ord. När ni skriver i snabbsökfältet får ni direkt förslag på sökord och mappar som matchar det ni skriver.

Utöver snabbsökning av metadata kan du även använda sökfunktionen för att söka på textinnehåll i dokument (PDF, Word, Excel, PowerPoint och textfiler).

Smart sökfunktion – sök till exempel efter bilder med gult i sig!


© 2021 Mediaflow Europe AB. All rights reserved. Sekretesspolicy